档案制度汇编模板

档案制度汇编模板一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本档案制度汇编。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织的档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案应如实反映公司/组织各项工作的实际情况，不得篡改、伪造档案内容。3.完整性原则：全面收集和整理公司/组织在各个方面形成的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.便捷利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为公司/组织的各项工作提供及时有效的档案支持。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司/组织设立专门的档案管理部门，负责档案管理工作的组织、协调和实施。档案管理部门配备专业的档案管理人员，负责档案的日常收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。（二）各部门职责1.各部门负责本部门档案的形成、积累和整理工作，并指定专人作为兼职档案员，负责将本部门的档案定期移交至档案管理部门。2.兼职档案员应协助档案管理部门做好档案的收集、整理和归档工作，确保本部门档案的完整和准确。3.在档案管理部门的指导下，各部门负责对本部门档案进行分类、编号、装订等初步整理工作，并编制档案目录清单。三、档案的分类与编号（一）档案分类根据公司/组织的业务范围和档案形成特点，档案分为以下几大类：1.行政管理类：包括公司/组织的各类行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、证照档案等。2.业务管理类：涵盖公司/组织在生产、经营、销售、研发等业务活动中形成的各类文件、合同、协议、报表、技术资料等。3.财务审计类：包含财务预算、决算、会计凭证、账簿、审计报告等财务和审计相关档案。4.基本建设类：涉及公司/组织基本建设项目的立项、设计、施工、竣工验收等过程中形成的文件、图纸、资料等。5.声像电子类：包括照片、录音、录像、电子文档等以声像或电子形式存在的档案。（二）档案编号为便于档案的管理和查找，对每类档案进行统一编号。编号采用“类别代码+年度+流水号”的方式，具体如下：1.类别代码：行政管理类用“XZ”表示，业务管理类用“YW”表示，财务审计类用“CW”表示，基本建设类用“JS”表示，声像电子类用“SX”表示。2.年度：用四位数字表示档案形成的年份，如“2023”。3.流水号：按照档案形成的先后顺序依次编排，从“001”开始递增。例如，一份2023年形成的行政管理类档案，其编号为“XZ2023001”。四、档案的收集与整理（一）收集范围各部门应按照本制度规定，及时收集本部门在工作活动中形成的具有保存价值的各种文件、资料、图表、声像等材料，确保档案的全面性。收集范围包括但不限于以下内容：1.上级机关发来的与本公司/组织有关的文件、指示、通知等。2.本公司/组织制发的各类文件、报告、决议、决定、规章制度等。3.公司/组织内部各部门之间的来往文件、函件、会议纪要等。4.业务活动中形成的合同、协议、订单、报表、统计资料、技术文件、产品资料等。5.财务活动中产生的各类凭证、账簿、报表、审计报告等。6.基本建设项目中的立项文件、可行性研究报告、设计图纸、施工记录、竣工验收文件等。7.声像材料，如公司/组织重大活动照片、录像，重要会议录音等。8.其他具有保存价值的文件和资料。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应定期对本部门的档案进行收集和整理，确保档案的及时归档。2.收集的档案应保持原件的完整性，不得擅自涂改、剪裁、抽取、撤换或损毁。3.对于电子文件，应同时收集其对应的纸质文件或打印件，并确保两者内容一致。4.对重要文件和资料应进行备份，以防丢失或损坏。（三）整理方法1.分类：按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类。2.编号：对每一份档案进行编号，确保编号的唯一性。3.装订：对纸质档案进行装订，保持档案的整齐和牢固。装订时应注意不要影响档案的查阅和使用。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便于档案的检索和管理。五、档案的保管（一）保管场所与设施1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.库房内应配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药等。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案保管期限划分档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织发展有长远利用价值的档案，应永久保管。2.长期保管：保管期限为16年至50年的档案，主要是在较长时间内对公司/组织工作有查考利用价值的档案。3.短期保管：保管期限为15年以下的档案，是在较短时间内对公司/组织工作有参考价值的档案。（三）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施。2.对不同保管期限的档案应分别存放，便于管理和查阅。3.电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的存储介质上，定期进行数据检查和维护，防止数据丢失或损坏。4.对重要档案应实行专人专柜保管，严格限制查阅权限。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对公司/组织的档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。（二）鉴定标准1.根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案的保存价值。2.对已过保管期限且确无保存价值的档案，可予以销毁。3.在鉴定过程中，应充分征求相关业务部门的意见，确保鉴定结果的准确性和客观性。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审核，编制档案销毁清册，注明档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息。2.档案销毁清册经档案管理部门负责人审核，报公司/组织主管领导批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理部门和相关业务部门共同派员监销。监销人员应在档案销毁清册上签字确认，确保档案销毁彻底。4.档案销毁后，应将档案销毁清册永久保存，以备查考。七、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，方可到档案管理部门查阅。2.涉及公司/组织机密的档案，查阅人员需经公司/组织主管领导批准，并在档案管理部门指定地点查阅，查阅过程中不得擅自摘抄、复制或传播档案内容。3.外部单位或个人查阅档案，需持有单位介绍信或相关证明文件，经公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并按照规定办理查阅手续。（二）查阅程序1.查阅人员凭批准的《档案查阅申请表》到档案管理部门办理查阅登记手续，领取档案查阅证。2.档案管理人员根据查阅申请表的内容，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。3.查阅人员应在规定的时间和地点查阅档案，不得擅自将档案带出查阅场所。如需摘抄、复制档案，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并办理查阅证注销手续。（三）利用方式1.档案管理部门应积极主动地为公司/组织的各项工作提供档案利用服务，根据查阅人员的需求，提供档案原件、复印件、摘录等资料。2.对于重要档案的利用，档案管理部门可根据实际情况，组织相关人员进行专题研讨或提供咨询服务，充分发挥档案的信息资源价值。3.鼓励各部门利用档案开展业务培训、经验交流等活动，提高员工对档案的认识和利用能力。八、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立健全档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行及时、准确的统计。2.档案统计报表应按照国家有关规定和公司/组织的要求定期报送，确保统计数据的真实性和完整性。3.通过档案统计工作，分析档案管理工作的现状和存在的问题，为档案管理决策提供依据。（二）移交工作1.各部门兼职档案员应按照档案管理部门规定的时间和要求，将本部门整理好的档案定期移交至档案管理部门。2.档案移交时，应填写《档案移交清单》，详细注明档案的编号、题名、日期、数量等信息，双方签字确认。3.档案管理部门应对接收的档案进行认真核对和检查，如发现问题应及时与