公司档案统计制度

公司档案统计制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，科学、准确地反映公司档案工作的基本情况，为公司决策、管理和业务活动提供有力的档案信息支持，特制定本公司档案统计制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、各分支机构的档案统计工作。（三）基本原则1.真实性原则档案统计数据应如实反映档案工作的实际情况，确保数据的真实性和可靠性。2.准确性原则统计数据要准确无误，统计方法要科学合理，统计口径要统一规范。3.及时性原则及时收集、整理、报送档案统计资料，保证统计信息的时效性。4.保密性原则严格遵守国家有关保密规定，对涉及公司机密的档案统计信息予以保密。二、档案统计机构与人员（一）档案统计机构公司设立档案统计工作领导小组，由公司分管档案工作的领导担任组长，档案管理部门负责人担任副组长，各部门负责人为成员。领导小组负责领导和协调公司档案统计工作，研究解决档案统计工作中的重大问题。档案管理部门作为公司档案统计工作的具体实施部门，负责制定档案统计工作计划、组织开展档案统计调查、收集整理统计数据、编制统计报表、进行统计分析等工作。（二）档案统计人员档案管理部门配备专职档案统计人员，负责具体的档案统计工作。档案统计人员应具备档案管理、统计学等相关专业知识，熟悉档案业务和统计方法，具备较强的责任心和数据处理能力。各部门应指定一名兼职档案统计员，负责本部门档案统计资料的收集、整理和报送工作，并配合档案管理部门完成公司档案统计的相关工作。三、档案统计内容（一）档案数量统计1.各类档案的年度归档数量，包括文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等。2.不同保管期限档案的数量分布情况。3.电子档案与纸质档案的数量对比。（二）档案利用情况统计1.档案查阅、借阅的人次、卷次。2.档案复制、摘录的数量。3.档案利用的目的和效果分析。（三）档案保管状况统计1.档案库房的面积、存储容量。2.档案的完好率、破损率、遗失率等情况。3.档案保管设备的配备和使用情况。（四）档案人员情况统计1.档案管理人员的数量、学历、职称结构。2.档案人员的培训情况，包括培训次数、培训内容、培训时间等。四、档案统计方法与流程（一）统计方法1.定期统计档案管理部门按照年度、季度、月度等定期开展档案统计工作，收集整理相关数据。2.专项统计根据公司档案工作的需要，针对特定的档案事项或问题开展专项统计调查。3.统计报表制定统一的档案统计报表，明确报表的格式、内容、填报要求等，各部门按照规定及时填报。4.数据采集通过档案管理系统、手工台账、实地盘点等方式采集档案统计数据。（二）统计流程1.数据收集档案统计人员定期收集各部门的档案统计资料，包括档案归档清单、利用登记册、保管检查记录等。2.数据整理对收集到的数据进行审核、分类、汇总，剔除重复、错误的数据，确保数据的准确性和完整性。3.数据录入将整理好的数据录入档案管理系统或统计软件，建立档案统计数据库。4.统计分析运用统计方法和工具，对档案统计数据进行分析，揭示档案工作的规律和趋势，为公司档案管理决策提供依据。5.统计报表编制根据统计分析结果，编制各类档案统计报表，报表应内容准确、格式规范、逻辑清晰。6.审核报送档案统计报表编制完成后，经档案管理部门负责人审核签字，报公司分管领导审批后，按时报送上级主管部门和相关部门。五、档案统计报表（一）报表种类1.年度档案统计报表包括档案数量统计表、档案利用情况统计表、档案保管状况统计表、档案人员情况统计表等。2.季度档案统计报表主要反映季度内档案工作的动态情况，如档案归档进度、利用情况变化等。3.月度档案统计报表侧重于及时掌握月度档案工作的基本数据，如当月档案查阅借阅人次、新增归档档案数量等。（二）报表格式档案统计报表应采用统一的格式，包括报表编号、报表名称、报告期、填报单位、指标名称、指标值、单位、制表人、审核人、批准人等栏目。报表格式应简洁明了，便于填写和审核。（三）填报要求1.各部门应按照规定的报表格式和填报要求，认真填写档案统计报表，确保数据真实、准确、完整。2.报表中的数据应与档案管理系统、手工台账等原始记录一致，不得虚报、瞒报、漏报。3.报表应按时报送，不得迟报、拒报。如遇特殊情况需要延期报送，应提前向档案管理部门说明原因。六、档案统计分析（一）分析内容1.档案数量分析分析各类档案数量的变化趋势，如增长或下降的原因，不同年份、不同部门档案数量的差异等。2.档案利用分析评估档案利用的效率和效果，分析档案利用的高峰期和低谷期，以及利用目的与档案类型的相关性。3.档案保管分析研究档案保管状况，分析档案完好率、破损率、遗失率等指标的变化情况，查找影响档案保管质量的因素。4.档案人员分析分析档案人员的结构和素质状况，评估档案人员培训的效果，为合理配置档案人员提供依据。（二）分析方法1.对比分析将不同时期、不同部门的档案统计数据进行对比，找出差异和变化趋势。2.趋势分析通过绘制图表等方式，观察档案统计数据的长期变化趋势，预测未来档案工作的发展方向。3.因素分析分析影响档案统计指标的各种因素，如政策变化、业务发展、人员变动等，确定各因素对档案工作的影响程度。（三）分析报告档案管理部门应定期撰写档案统计分析报告，对档案统计数据进行深入分析，提出问题和建议。分析报告应包括以下内容：1.报告期档案工作概况简要介绍报告期内档案数量、利用、保管等方面的基本情况。2.统计数据分析运用统计方法对各项指标进行分析，阐述数据变化的原因和影响。3.存在的问题指出档案工作中存在的问题，如档案归档不及时、利用效率不高、保管条件有待改善等。4.改进建议针对存在的问题，提出具体的改进措施和建议，为公司档案管理工作的优化提供参考。七、档案统计资料管理（一）资料收集档案统计人员应及时收集、整理各类档案统计资料，包括统计报表、统计分析报告、原始记录、调查资料等，确保资料的完整性。（二）资料归档将整理好的档案统计资料按照档案管理的要求进行归档，建立专门的档案统计资料档案，实行集中统一管理。（三）资料保管档案统计资料档案应存放在安全、保密的库房内，配备必要的保管设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保资料的安全和完整。（四）资料查阅因工作需要查阅档案统计资料的，应按照公司档案查阅的相关规定办理手续，经批准后方可查阅。查阅人员不得擅自复制、摘抄、传播档案统计资料。（五）资料销毁档案统计资料超过保管期限或已失去保存价值的，应按照公司档案销毁的相关规定进行鉴定和销毁处理。销毁过程应进行记录，确保资料销毁的彻底性和安全性。八、监督与考核（一）监督检查公司档案统计工作领导小组定期对各部门的档案统计工作进行监督检查，检查内容包括统计制度的执行情况、统计数据的真实性和准确性、统计报表的报送及时性等。档案管理部门应加强对档案统计工作的日常监督，及时发现和纠正统计工作中存在的问题。（二）考核评价建立档案统计工作考核评价机制，对各部门的档案统计工作进行量化考核。考核指标包括统计数据质量（准确性、完整性、及时性）、统计分析报告质量、档案统计资料管理水平等。考核结果作为各部门年度绩效