档案防疫制度

档案防疫制度一、总则（一）目的为有效应对各类突发公共卫生事件，确保公司/组织档案的安全与完整，保障档案工作的正常开展，特制定本档案防疫制度。本制度旨在规范档案管理过程中的防疫措施，防止病毒传播，保护档案实体和信息安全，为公司/组织的稳定运营提供有力支持。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及档案管理的部门、岗位及人员，包括档案管理部门、各业务部门兼职档案员以及其他接触档案的工作人员。（三）基本原则1.预防为主原则强化档案防疫意识，采取科学有效的预防措施，最大程度降低病毒传播风险，确保档案安全。2.依法依规原则严格遵守国家及地方有关疫情防控的法律法规、行业标准和规范，确保档案防疫工作合法合规。3.安全第一原则将档案实体安全和信息安全放在首位，在防疫过程中确保档案不受损、不丢失、不泄露。4.协同配合原则档案管理部门与各业务部门密切配合，形成工作合力，共同做好档案防疫工作。二、档案收集防疫措施（一）收集前准备1.制定收集计划根据公司/组织业务活动安排，提前制定档案收集计划，明确收集范围、时间、方式等，尽量减少人员聚集和接触。2.防疫物资准备准备充足的防疫物资，如口罩、手套、消毒用品、防护面罩等，确保收集人员在工作过程中有必要的防护装备。3.场地清洁消毒对档案收集场地进行清洁消毒，保持环境整洁卫生，通风良好。收集场地应配备洗手液、垃圾桶等卫生设施。（二）收集过程1.人员防护收集人员应全程佩戴口罩、手套，必要时佩戴防护面罩。与档案移交人员保持适当距离，避免近距离接触。2.档案消毒对收集的档案进行初步消毒处理，可采用擦拭消毒等方式，使用符合国家标准的消毒用品，确保消毒效果。对于可能受到污染的档案，应进行重点消毒。3.信息登记详细记录档案收集的相关信息及移交人员情况，包括档案名称、数量、来源、移交时间、移交人员姓名、联系方式等，同时记录收集过程中的防疫措施执行情况。（三）特殊情况处理1.疑似感染人员移交档案若档案移交人员为疑似感染人员，应在做好防护的前提下，单独收集其档案，并对档案进行严格消毒处理。收集过程中尽量避免与其他人员接触，收集完成后及时通知相关部门进行后续处理。2.紧急档案收集对于紧急需要收集的档案，应优先安排收集工作。在确保安全的前提下，采取灵活有效的收集方式，如通过线上沟通协调、指定专人交接等，减少人员聚集和接触时间。三、档案整理防疫措施（一）整理场地要求1.独立空间档案整理应在相对独立、通风良好的空间内进行，避免与其他人员频繁交叉。整理场地应定期进行清洁消毒，保持环境整洁。2.分区作业根据档案整理流程和防疫要求，合理划分整理区域，如文件分类区、装订区、编目区等，确保不同作业区域之间有一定的间隔，减少人员流动带来的风险。（二）整理人员防护1.全程防护整理人员在工作期间应全程佩戴口罩、手套，必要时佩戴防护面罩。工作过程中尽量减少交谈，避免飞沫传播。2.手部清洁整理人员应勤洗手，在接触档案前后、使用工具后等环节，及时用洗手液或肥皂洗手，并用流动水冲洗干净。（三）档案整理操作规范1.分类整理按照档案分类标准，对收集的档案进行分类整理，避免交叉污染。对于不同来源、不同时间段的档案，应分别进行整理。2.装订编目在装订和编目过程中，尽量使用一次性工具或对工具进行严格消毒后再使用。操作过程中注意保持档案的整洁，避免因操作不当造成档案损坏或污染。3.数据录入对于档案信息录入工作，应尽量采用电子化方式进行。如确需人工录入，录入人员应做好防护措施，录入设备定期进行清洁消毒。四、档案存储防疫措施（一）存储环境要求1.温湿度控制保持档案存储库房的温湿度适宜，温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。温湿度异常时，应及时采取措施进行调节。2.清洁消毒定期对档案存储库房进行全面清洁消毒，包括地面、货架、档案柜等。消毒应使用符合国家标准的消毒用品，确保消毒效果。3.通风换气：保证库房通风良好，定期进行通风换气，保持空气清新。可安装通风设备或设置通风口，确保空气流通。（二）档案存储方式1.分类存放按照档案类别、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。不同类别的档案之间应保持一定的间隔，避免相互挤压或污染。2.防护包装对重要档案和易损档案，应采用适当的防护包装，如密封袋、档案盒等，防止灰尘、水汽等对档案造成损害。同时，在包装材料上可标注档案相关信息，便于识别。（三）库存档案检查1.定期巡检安排专人定期对库存档案进行巡检，检查档案存储环境、包装情况等，及时发现并处理问题。巡检过程中做好记录，包括巡检时间、巡检人员、发现的问题及处理情况等。2.异常情况处理如发现档案有受潮、发霉、虫蛀等异常情况，应立即采取相应措施进行处理。对于受损档案，应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。五、档案利用防疫措施（一）利用场所管理1.清洁消毒对档案查阅室、借阅室等利用场所进行定期清洁消毒，保持环境整洁卫生。在利用场所配备洗手液、垃圾桶等卫生设施，方便利用人员使用。2.通风换气确保利用场所通风良好，定期进行通风换气，降低病毒传播风险。可根据实际情况安装通风设备或设置通风口。（二）利用人员防护1.佩戴口罩利用人员进入利用场所应全程佩戴口罩，遵守利用场所的防疫规定。2.手部清洁利用人员在接触档案前后，应及时洗手或使用消毒洗手液进行手部清洁。（三）档案利用操作规范1.查阅借阅严格按照档案查阅、借阅制度办理相关手续，控制利用人数和时间。利用人员应在指定区域内查阅或借阅档案，避免随意翻动和交叉使用档案。2.复制扫描如需对档案进行复制或扫描，应使用专用设备，并在操作前后对设备进行清洁消毒。复制扫描过程中尽量减少人员接触，确保档案安全。3.归还处理档案利用完毕后，利用人员应及时归还档案，并按照要求进行消毒处理。档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案无损坏、无丢失、无遗漏。六、档案数字化防疫措施（一）数字化场地要求1.环境清洁数字化工作室应保持环境清洁卫生，定期进行清扫和消毒。工作室应配备必要的卫生设施，如洗手液、垃圾桶等。2.设备维护对数字化设备进行定期维护和消毒，确保设备正常运行，减少因设备故障或污染导致的风险。设备使用前后应进行清洁消毒，可采用擦拭消毒等方式。（二）数字化人员防护1.全程防护数字化人员在工作期间应全程佩戴口罩、手套，必要时佩戴防护面罩。工作过程中尽量减少交谈，避免飞沫传播。2.手部清洁数字化人员应勤洗手，在接触档案、设备等前后，及时用洗手液或肥皂洗手，并用流动水冲洗干净。（三）数字化操作规范1.档案扫描扫描过程中，应确保档案摆放整齐，避免因扫描设备移动造成档案损坏或污染。扫描设备应定期进行校准和清洁消毒，保证扫描质量。2.图像处理对扫描后的图像进行处理时，操作人员应严格按照操作规范进行，避免误操作导致图像损坏或丢失。处理后的图像应及时进行备份存储，确保数据安全。3.数据存储数字化数据应及时存储到安全的存储设备中，并进行定期备份。存储设备应存放在安全的环境中，防止数据丢失或损坏。七、档案运输防疫措施（一）运输前准备1.包装防护对需要运输的档案进行妥善包装，采用密封袋、档案箱等包装材料，确保档案在运输过程中不受损、不污染。包装材料应标注档案相关信息及运输要求。2.防疫物资准备准备必要的防疫物资，如口罩、手套、消毒用品等，供运输人员在运输过程中使用。（二）运输过程1.人员防护运输人员应全程佩戴口罩、手套，必要时佩戴防护面罩。在装卸档案时，尽量避免与其他人员接触，保持适当距离。2.运输工具消毒对运输工具进行定期清洁消毒，包括车辆、运输箱等。运输工具应保持通风良好，减少病毒传播风险。3.运输路线规划合理规划运输路线，尽量避免经过疫情高风险地区或人员密集场所。如确需经过，应做好防护措施，确保运输安全。（三）特殊情况处理1.运输途中突发疫情若运输途中遇到突发疫情，运输人员应立即停止运输，采取必要的防护措施，并及时通知相关部门。对运输的档案进行临时封存，等待进一步处理。2.运输延误处理如因疫情等原因导致运输延误，应及时与相关部门沟通协调，采取措施确保档案安全。对延误期间的档案存储环境进行检查，确保档案不受影响。八、档案管理人员防疫要求（一）健康监测1.每日晨检档案管理人员应每日进行晨检，测量体温，观察自身健康状况，如出现发热、咳嗽、乏力等症状，应及时就医，并向所在部门报告。2.定期体检定期组织档案管理人员进行体检，建立健康档案，及时掌握人员健康状况。对于患有传染性疾病或不适宜从事档案工作的人员，应及时调整工作岗位。（二）培训教育1.防疫知识培训定期组织档案管理人员参加防疫知识培训，包括疫情防控政策法规、病毒防护知识（如口罩佩戴、洗手方法、社交距离等）、档案防疫措施操作规范等，提高人员防疫意识和能力。2.应急处置培训开展档案防疫应急处置培训，使档案管理人员熟悉突发疫情情况下的应急处置流程，如档案消毒处理、人员隔离安排、信息报告等，确保在紧急情况下能够迅速、有效地应对。（三）个人防护1.规范佩戴防护用品档案管理人员在工作期间应规范佩戴口罩、手套等防护用品，严格遵守防疫规定。2.保持良好卫生习惯养成勤洗手、勤消毒、勤通风等良好卫生习惯，保持工作场所和个人卫生。在工作结束后，及时更换工作服，对个人物品进行清洁消毒。九、防疫物资管理（一）物资采购1.按需采购根据档案防疫工作实际需求，合理确定防疫物资采购种类和数量，确保物资供应充足。采购的防疫物资应符合国家标准和质量要求。2.供应商选择选择信誉良好、资质齐全的供应商采购防疫物资，确保物资来源可靠。与供应商签订采购合同，明确物资质量、交货时间、售后服务等条款。（二）物资存储1.分类存放对防疫物资进行分类存放，如口罩、手套、消毒用品、防护面罩等，分别设置专门的存储区域，便于管理和取用。2.环境要求防疫物资存储环境应保持干燥、通风良好，温度适宜，避免物资受潮、变质或损坏。定期对存储环境进行清洁消毒，防止病毒滋生。（三）物资使用1.领用登记建立防疫物资领用登记制度，档案管理人员领用防疫物资时，应填写领用登记表，注明物资名称、数量、领用时间、用途等信息。2.合理使用指导档案管理人员合理使用防疫物资，避免浪费。对于一次性防护用品，使用后应按照规定进行处理，防止二次污染。（四）物资盘点1.定期盘点定期对防疫物资进行盘点，核对物资数量、质量等情况，确保账实相符。盘点周期可根据实际情况确定，一般每月或每季度进行一次。2.差异处理如发现物资盘盈或盘亏情况，应及时查明原因，并进行相应处理。对于盘亏的物资，应分析原因，追究责任；对于盘盈的物资，应及时调整账目。十、疫情应急处置（一）应急响应机制1.事件报告一旦发现档案管理工作场所出现疑似或确诊感染人员，相关人员应立即向所在部门负责人报告，部门负责人应在第一时间向公司/组织疫情防控领导小组报告。2.启动预案公司/组织疫情防控领导小组接到报告后，应立即启动档案防疫应急预案，迅速组织相关人员开展应急处置工作。（二）现场处置措施1.人员隔离对疑似或确诊感染人员进行隔离，避免其与其他人员接触。同时，对与其密切接触的档案管理人员进行排查和隔离观察，防止疫情扩散。2.档案消毒对可能受到污染的档案进行全面消毒处理，消毒范围应包括档案实体、存储设备、工作区域等。消毒过程中应严格按照消毒操作规程进行，确保消毒效果。3.信息排查对涉及疫情相关的档案信息进行排查，了解档案来源、去向、接触人员等情况，配合相关部门做好疫情调查和防控工作。（三）后续恢复工作1.人员健康监测对隔离观察人员进行每日健康监测，如体温测量、症状观察等。隔离期满且无异常症状的人员，经医学检测合格后，方可解除隔离，返回工作岗位。2.档