档案室制度模版

档案室制度模版一、总则（一）目的为加强公司档案室管理，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的相关行为。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案资源的完整性和系统性。2.真实性原则：档案资料应如实反映公司各项活动的真实情况，严禁伪造、篡改档案内容。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止信息泄露。4.高效利用原则：建立健全档案利用机制，提高档案利用效率，为公司各项工作提供有力支持。二、档案管理职责（一）档案室职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司各类档案，包括但不限于文书档案、科技档案、财务档案、人事档案、业务档案等。3.负责档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和销毁等工作。4.建立档案信息管理系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理效率和服务水平。5.开展档案编研工作，开发档案信息资源，为公司领导决策和各项工作提供参考依据。6.负责对公司各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。（二）各部门职责1.负责本部门档案资料的收集、整理和初步归档工作，并按规定定期向档案室移交。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案管理的日常工作，确保档案资料的完整、准确和安全。3.配合档案室做好档案的鉴定、统计、销毁等工作，积极支持档案信息资源的开发利用。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理各项规章制度，保守档案机密。2.认真履行档案管理职责，做好档案的收集、整理、归档、保管等工作，确保档案质量。3.熟练掌握档案管理业务知识和技能，不断提高档案管理水平。4.积极开展档案编研工作，为公司提供有价值的档案信息服务。5.严格遵守档案借阅、利用等规定，做好档案利用登记和统计工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等。2.公司与外部单位签订的合同、协议、意向书等文件。3.公司员工的人事档案、工资档案、培训档案等。4.公司的财务报表、会计凭证、审计报告等财务档案。5.公司的科研项目、技术改造、新产品开发等科技档案。6.公司的市场营销、客户信息、业务合同等业务档案。7.其他应当归档保存的文件资料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案收集范围及时收集本部门的档案资料，确保档案的完整性。2.档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全，载体应符合档案保管要求。3.对重要的、具有长期保存价值的档案资料，应一式多份，分别保管。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点进行整理，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和手工检索。（四）整理方法1.文书档案：按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类，编制归档文件目录，装订成册，装盒保管。2.科技档案：按照项目、阶段、专业等进行分类，编制科技档案目录，建立科技档案卷册，装盒保管。3.财务档案：按照会计年度、类别进行分类，编制会计档案目录，装订成册，装盒保管。4.人事档案：按照员工类别、档案内容进行分类，建立人事档案卷册，装盒保管。5.业务档案：按照业务类型、项目进行分类，编制业务档案目录，装订成册，装盒保管。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档工作。2.科技档案应在项目结束后三个月内完成归档工作。3.财务档案应在会计年度终了后，由财务部门整理立卷，装订成册，在次年上半年移交档案室保管。4.人事档案应在员工离职或档案内容发生变动后及时归档。5.业务档案应在业务活动结束后一个月内完成归档工作。（二）归档程序1.各部门档案管理人员对收集整理好的档案进行初步审核，确保档案质量符合要求。2.填写档案移交清单，注明档案名称、数量、保管期限等信息，一式两份，一份由移交部门留存，一份随档案移交档案室。3.档案室档案管理人员对移交的档案进行再次审核，核对无误后办理接收手续，并在档案移交清单上签字确认。（三）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括公司设立、变更、终止等重要文件，公司章程、董事会决议、年度财务报告等。3.长期保管的档案主要包括公司的重要业务文件、合同协议、科技成果等，保管期限为[X]年。4.短期保管的档案主要包括一般性文件、资料等，保管期限为[X]年。（四）保管要求1.档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全保管条件，确保档案的安全。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.建立档案保管账目，定期对档案进行清点核对，做到账物相符。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和公司档案管理制度为依据，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面的、历史的、发展的观点，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、各部门档案管理人员及相关业务人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，判断其保存价值。2.参考档案的利用情况，对利用率低、保存价值不大的档案进行重点鉴定。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，填写档案销毁清单，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.档案销毁清单经公司分管领导批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责，采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息彻底销毁。4.档案销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等，记录应存档保存。六、档案的借阅与利用（一）借阅范围1.公司内部员工因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅公司档案，须经公司领导批准，并办理相关手续。（二）借阅程序1.公司内部员工借阅档案，需填写档案借阅申请表，注明借阅档案名称、用途、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案室办理借阅手续。2.外单位借阅档案，需持单位介绍信，填写档案借阅申请表，注明借阅档案名称、用途、借阅期限等信息，经公司领导批准后到档案室办理借阅手续。3.档案室档案管理人员对借阅申请进行审核，核对无误后，按照规定提供档案，并办理借阅登记手续，注明借阅人姓名、单位、借阅时间、归还时间等信息。（三）借阅期限1.一般档案借阅期限不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。2.重要档案借阅期限不得超过[X]个工作日，如需延期，须经公司分管领导批准。（四）利用要求1.借阅人应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换、转借他人。2.如需复印档案，应经档案室档案管理人员同意，并在指定地点进行复印，复印件应与原件核对无误后加盖档案室印章。3.借阅人归还档案时，应确保档案完整无损，档案管理人员应认真核对，如发现问题，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。七、档案的统计与移交（一）统计内容1.档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况。2.档案的数量、种类、保管期限等信息。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案进行统计。2.档案管理人员应及时准确地记录档案的各项变动情况，并定期进行汇总分析。（三）移交规定1.公司因机构调整、分立、合并等原因，需要对档案进行移交的，应按照国