建设工程档案制度

建设工程档案制度一、总则（一）目的为加强公司建设工程档案管理，确保建设工程档案的完整、准确、系统和有效利用，根据国家有关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有建设工程项目从项目立项、规划、设计、施工、竣工验收等全过程形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案资料应如实反映建设工程的实际情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：涵盖建设工程各个环节的相关资料，确保档案资料的全面性。3.系统性原则：按照一定的分类标准和逻辑顺序进行整理归档，便于查找和利用。4.规范性原则：遵循国家和行业规定的档案管理规范和标准。二、档案管理职责（一）公司档案管理部门职责1.负责制定和完善公司建设工程档案管理制度，并监督执行。2.指导、协调各部门和项目组的建设工程档案管理工作。3.对建设工程档案进行集中统一管理，确保档案的安全和完整。4.组织档案的整理、归档、保管、检索、利用等工作。5.定期对建设工程档案管理工作进行检查和评估。（二）项目建设单位职责1.负责本项目建设工程档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案资料的真实、准确、完整。2.配备专人负责项目档案管理工作，并明确其职责和权限。3.按照档案管理要求，及时向公司档案管理部门移交项目档案。4.配合公司档案管理部门做好档案的检查、验收等工作。（三）勘察、设计、施工、监理等单位职责1.按照合同要求和国家相关规定，负责各自工作范围内形成的档案资料的收集、整理、归档，并向项目建设单位移交。2.对所提供档案资料的真实性、完整性和准确性负责。3.接受公司档案管理部门的监督和指导。三、档案收集与整理（一）收集范围1.项目立项文件，包括项目建议书、可行性研究报告、项目批复等。2.规划文件，如建设用地规划许可证、建设工程规划许可证等。3.设计文件，包括初步设计、施工图设计等相关图纸、文件。4.施工过程中的各类文件，如施工组织设计、技术交底、工程变更通知、材料设备质量证明文件、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等。5.监理文件，如监理规划、监理实施细则、监理月报、工程质量评估报告等。6.竣工验收文件，包括竣工验收报告、竣工图、工程质量保修书等。7.其他与建设工程相关的文件，如工程声像资料、电子文档等。（二）收集要求1.各部门和项目组应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料及时、准确收集。2.收集的档案资料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章齐全，纸质文件应使用耐久性强的书写材料。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储要求进行收集，并确保其可读性和完整性。（三）整理原则1.遵循文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.按照建设工程的不同阶段、不同专业进行分类整理。3.同一类文件应按照时间顺序排列，便于查阅。（四）整理方法1.分类：根据档案资料的性质和内容，分为工程前期文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等类别。每个类别下再细分若干小类。2.编号：为便于管理和查找，对每一份档案资料进行编号。编号应具有唯一性，可采用流水号或分类编号相结合的方式。3.装订：对纸质档案资料进行装订，去除金属物，采用线装或胶装方式，确保整齐、牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者等信息，以便快速检索。四、档案归档与保管（一）归档要求1.项目建设单位应在项目竣工后[X]个月内，将整理好的项目档案向公司档案管理部门归档。2.归档的档案资料应编制详细的归档清单，一式两份，双方签字确认。3.档案管理部门应对归档的档案资料进行核对，如发现问题应及时通知项目建设单位补充或修正。（二）保管期限1.建设工程档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。2.具有重要历史价值和长期利用价值的档案应列为永久保管；对工程建设有一定保存价值，保管期限为[X]年的档案列为长期保管；对工程建设只起短期参考作用，保管期限为[X]年的档案列为短期保管。具体保管期限按照国家和行业相关规定执行。（三）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。纸质档案应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和更新，确保数据的安全性和完整性。同时，建立电子档案管理系统，实现电子档案的在线检索和利用。（四）档案保管人员职责1.负责档案的入库、上架、保管等日常工作。2.定期对档案进行检查，如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行处理，并做好记录。3.严格遵守档案保管制度，确保档案的安全。五、档案检索与利用（一）检索工具1.建立纸质档案目录索引和电子档案检索系统，方便档案的查找和利用。2.档案目录索引应包括档案编号、题名、日期、责任者等详细信息，并按照分类顺序进行编排。3.电子档案检索系统应具备全文检索、分类检索等功能，能够快速准确地定位所需档案。（二）利用流程1.公司内部人员如需查阅建设工程档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容等信息，经所在部门负责人签字批准后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门根据申请表提供相应的档案资料，并做好查阅记录，包括查阅时间、查阅人、查阅内容等。3.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人，并严格遵守档案保密规定。如需复印或摘录档案资料，应经档案管理部门同意。4.外部单位因工作需要查阅公司建设工程档案，应持有单位介绍信，按照公司相关规定办理查阅手续。查阅内容涉及公司机密的，应经公司领导批准。（三）档案借阅1.因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得损坏、丢失档案。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应责任。六、档案保密与安全（一）保密制度1.明确建设工程档案中涉及的机密信息范围，如工程技术秘密图纸、项目投资预算等。2.对接触档案的人员进行保密教育，签订保密协议，明确保密责任和义务。3.严格限制档案的查阅和使用范围，未经批准，不得向无关人员透露档案内容。（二）安全措施1.档案库房应配备必要的安全设施，如消防器材、防盗报警装置等，并定期进行检查和维护。2.加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识，确保档案管理工作安全有序进行。3.制定档案安全应急预案，如发生火灾、水灾、盗窃等突发事件，应及时采取措施，最大限度减少损失，并及时报告公司领导。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的建设工程档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和共享。2.通过信息化手段提高档案管理工作效率，降低管理成本，提升档案服务质量。（二）数据录入与维护1.按照档案整理要求，将纸质档案资料进行数字化录入，确保录入数据的准确性和完整性。2.定期对电子档案数据进行维护，包括数据备份、更新索引等，保证数据的安全性和可用性。（三）系统功能要求1.具备档案录入、审核、存储、检索、借阅、统计等基本功能，满足日常档案管理工作需求。2.支持多用户并发访问，设置不同的用户权限，确保档案信息的安全。3.能够与公司其他业务系统进行数据交互，实现信息共享。八、档案监督与检查（一）监督检查机制1.公司档案管理部门定期对各部门和项目组的建设工程档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、归档、保管等情况。2.建立档案管理工作考核制度，将档案管理工作纳入部门和个人绩效考核体系，对档案管理工作成绩突出的部门和个人进行表彰和奖励，对存在问题的进行督促整改。（二）问题整改1.对监督检查中发现的问题，档案管理部门应及