档案局专业制度

档案局专业制度一、总则（一）目的为加强本档案局的管理，规范档案工作流程，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在各项工作中的作用，特制定本专业制度。（二）适用范围本制度适用于本档案局全体工作人员以及涉及档案管理、利用、查阅等相关工作的所有部门和人员。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，依法开展档案管理工作。2.真实完整原则：确保档案内容真实、准确、完整，如实反映各项工作的实际情况。3.科学规范原则：运用科学的管理方法和技术手段，规范档案管理的各个环节。4.安全保密原则：保障档案的安全，防止档案的丢失、损坏、泄露，确保档案信息不被非法获取和利用。二、档案管理职责分工（一）档案局领导职责1.全面领导档案局的档案管理工作，制定档案管理工作方针、政策和发展规划。2.审核批准档案管理的重要制度、工作计划和工作总结。3.协调解决档案管理工作中的重大问题，保障档案管理工作所需的人员、经费、设备等资源。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定本局档案管理的具体制度和实施细则。2.负责全局档案工作的组织、协调和指导，监督检查各部门档案管理工作的开展情况。3.集中统一管理本局各类档案，做好档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、编研和利用等工作。4.开展档案管理业务培训，提高全局工作人员的档案意识和业务水平。5.推进档案信息化建设，建立和完善档案信息管理系统，实现档案信息的数字化存储和共享利用。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案的齐全、完整和准确。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门整理好的档案移交至档案管理部门。3.协助档案管理部门开展档案的查阅、利用等工作，提供相关档案信息和资料。4.负责本部门档案的日常保管和安全保密工作，防止档案的丢失、损坏和泄露。三、档案收集（一）收集范围1.本局在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等不同形式和载体的材料，均属收集范围。2.具体包括但不限于：行政管理文件、业务工作文件、会议文件、人事档案、财务档案、基建档案、设备档案、科研档案、合同协议、荣誉证书、照片、录音、录像等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集工作的及时性和准确性。2.档案形成部门应在工作结束后及时将相关材料整理收集，按照档案管理的要求进行分类、编号、装订等初步整理工作。3.收集的档案应保持其原始性和完整性，不得擅自涂改、伪造、损毁档案材料。4.对于重要的、具有长期保存价值的档案，应同时收集电子版本，并确保电子文件与纸质文件内容一致。（三）收集程序1.各部门兼职档案员定期对本部门产生的档案进行清理和收集，填写档案收集清单，详细记录档案的名称、数量、形成时间、保管期限等信息。2.档案收集清单经部门负责人审核签字后，一式两份，一份由部门留存，一份随档案一同移交至档案管理部门。3.档案管理部门收到各部门移交的档案后，按照档案管理的标准和要求进行核对验收，对不符合要求的档案，应及时退回原部门进行补充或整改。四、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合国家有关档案整理的规范和标准。（二）整理方法1.分类：根据档案的来源、时间、内容和形式等特征，按照一定的分类方案进行分类。一般可分为党群工作类、行政管理类、业务工作类、人事档案类、财务档案类、基建档案类、设备档案类、科研档案类等。2.编号：对分类后的档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。编号方法可采用全宗号、目录号、案卷号、件号等多级编号方式。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。目录应详细记录档案的编号、名称、日期、保管期限等信息，以便于查阅和检索。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订时应注意保持文件的原貌，不得压字、损坏文件。（三）整理流程1.档案管理部门接收各部门移交的档案后，首先对档案进行分类，确定档案所属类别。2.根据分类结果，对档案进行编号，并将编号标注在档案的封面、脊背及卷内文件首页等位置。3.编制档案目录，将档案的编号、名称、日期、保管期限等信息录入目录系统。4.对整理好的档案进行装订，装订完成后，将档案装入档案盒，并在档案盒上标注档案编号、名称、保管期限等信息。5.整理工作完成后，对档案进行质量检查，确保档案整理符合规范和标准要求。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等功能。2.库房应保持清洁、整齐通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品、防盗报警装置等设施设备，确保档案的安全保管。（二）保管方式1.按照档案的类别、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.对纸质档案应采用档案盒、档案架等方式进行存放，档案盒应按照编号顺序排列在档案架上。3.对电子档案应进行备份存储，备份介质可采用磁带、光盘、硬盘等多种形式，并定期进行数据迁移和检查，确保数据的安全性和完整性。4.对特殊载体档案，如照片、录音、录像等，应根据其特点进行专门保管，采取相应的保护措施，防止损坏和变质。（三）保管期限1.根据档案的重要程度、历史价值和现实利用价值等因素，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案是指反映本局主要职能活动和历史面貌的，对本局工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案。3.长期保管的档案是指反映本局一般工作活动，在较长时间内对本局工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。4.短期保管的档案是指反映本局一般工作活动，在较短时间内对本局工作有查考利用价值的档案，保管期限为1年至15年。（四）档案清点与检查1.档案管理部门应定期对档案进行清点和检查，确保档案的数量准确、存放有序。2.清点和检查工作应包括档案的实体数量、保管状况、存储介质等方面，发现问题及时记录并采取相应的措施进行处理。3.每年应对档案进行一次全面的清查盘点，编制档案清查报告，对档案的保管情况、利用情况等进行总结分析，并提出改进措施和建议。六、档案鉴定（一）鉴定原则1.以国家有关档案鉴定的规定和标准为依据，结合本局档案的实际情况，科学合理地确定档案的存毁。2.坚持全面的、历史的、发展的观点，综合考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，准确判断档案的价值。3.严格履行鉴定程序，确保鉴定结果的客观性和公正性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案局领导、档案管理部门负责人、相关业务部门负责人以及档案管理人员等组成。鉴定小组负责对本局档案进行定期鉴定，提出档案存毁意见。（三）鉴定内容1.档案的真实性、完整性和准确性。2.档案的历史价值、现实利用价值和科学研究价值。3.档案的保管期限是否合理，是否需要调整。（四）鉴定程序1.档案管理部门根据档案的保管期限和实际情况，提出需要鉴定的档案清单。2.鉴定小组对需要鉴定的档案进行逐卷、逐件审查，查阅档案内容，分析档案价值。3.鉴定小组根据审查结果，对档案提出存毁意见，并填写档案鉴定意见书。4.档案鉴定意见书经档案局领导审核批准后，作为档案鉴定的最终结果。对确定销毁的档案，应编制销毁清单，经批准后按照规定程序进行销毁。七、档案统计（一）统计内容1.档案的数量统计，包括各类档案资源的总量、年度新增量、销毁量等。2.档案的整理情况统计，如整理的档案数量、整理完成率等。3.档案的保管情况统计，如档案库房的面积、存储设备的数量、档案的完好率等。4.档案的利用情况统计，如查阅档案的人次、利用档案的卷（件）数等。（二）统计方法1.建立档案统计台账，对档案管理的各项数据进行详细记录。2.定期对档案统计数据进行汇总分析，形成统计报表和统计报告。3.利用档案信息管理系统，实现档案统计数据的自动化采集和分析，提高统计工作的效率和准确性。（三）统计要求1.统计数据应真实、准确、完整，不得虚报、瞒报、漏报。2.统计工作应及时、规范，按照规定的时间和要求报送统计报表和统计报告。八、档案编研（一）编研内容1.根据本局工作需要和档案资源状况，开展档案编研工作，编写档案参考资料、大事记、组织沿革、专题汇编等。2.对具有重要历史价值和现实意义的档案进行深度开发，挖掘档案信息，为领导决策、业务工作、历史研究等提供参考依据。（二）编研方法1.收集、整理相关档案资料，进行分类、筛选和分析。2.运用科学的研究方法，对档案资料进行综合研究和加工，形成编研成果。3.编研成果应采用多种形式呈现，如文字材料、图表、数据库等，以满足不同用户的需求。（三）编研流程1.确定编研选题，根据本局工作重点、社会需求和档案资源特点，制定编研计划。2.按照编研计划，收集、整理相关档案资料，进行资料的分析和研究。3.编写编研初稿，对资料进行综合加工，形成编研成果的初稿。4.组织专家对编研初稿进行审核，根据审核意见进行修改完善。5.编研成果经审核通过后，进行排版、印刷或发布，正式形成编研产品。九、档案利用（一）利用原则1.依法依规提供档案利用服务，保障档案利用者的合法权益。2.遵循保密原则，确保档案信息不被泄露，维护档案的安全与完整。3.方便利用原则，简化利用手续，提高利用效率，为档案利用者提供优质、高效的服务。（二）利用范围1.本局工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要，经本局批准后查阅、借阅相关档案。3.司法机关、行政执法部门因办案需要查阅、借阅档案。（三）利用程序1.本局工作人员利用：填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、目的、范围等信息，经所在部门负责人审核签字后，提交至档案管理部门。档案管理部门根据申请内容，提供相应的档案，并做好查阅登记工作。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室，如需复印或摘录档案内容，应按照规定办理相关手续。2.外单位利用：外单位需查阅、借阅本局档案的，应提前向本局提交查阅、借阅申请函，说明查阅、借阅的目的、范围、时间等信息。本局收到申请函后，进行审核，经批准同意后，通知外单位来人办理查阅、借阅手续。外单位查阅、借阅档案时，应安排专人陪同，查阅人员应遵守本局档案管理规定，不得擅自复制、拍照、传播档案内容。3.司法机关、行政执法部门利用：司法机关和行政执法部门因办案需要查阅、借阅本局档案的，应出具相关证明文件，按照程序办理查阅、借阅手续。档案管理部门应积极配合，提供必要的档案资料，但应严格控制查阅、借阅范围，确保档案信息不被非法利用。（四）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案利用的时间、利用者姓名、单位、查阅档案名称、查阅目的、查阅范围、查阅方式、归还时间等信息进行详细记录。2.档案利用登记记录应妥善保存，以便于查询和统计分析档案利用情况。十、档案保密（一）保密制度1.加强档案保密教育，提高全体工作人员的保密意识，明确保密责任。2.严格控制档案的查阅范围，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理。3.档案管理人员应严格遵守保密纪律，不得擅自泄露档案内容。（二）保密措施1.档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。档案管理人员应妥善保管库房钥匙，不得随意转借他人。2.对档案的查阅、借阅等活动进行严格登记，记录利用者的身份信息、查阅内容和目的等，以便于跟踪和监督。3.对电子档案应采取加密存储、访问控制等安全措施，防止电子档案信息被非法获