档案材料保管制度

档案材料保管制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案材料的保管工作，确保档案材料的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案材料的保管。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案材料的集中保管，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则档案材料应如实反映公司/组织的各项工作活动，保持原始记录的真实性和完整性。3.安全性原则采取必要的安全防护措施，确保档案材料不受损坏、丢失、泄露等威胁，保障档案信息的安全。4.有效利用原则建立科学合理的档案利用机制，方便公司/组织内部各部门及相关人员查阅和使用档案材料，充分发挥档案的价值。二、档案材料的范围（一）行政管理档案1.公司/组织设立、变更、注销等相关文件。2.各类会议文件、纪要、决议等。3.工作计划、总结、报告等。4.规章制度、办法、细则等。5.人事任免、奖惩、考核等文件。6.行政事务处理文件，如公文往来、函件、通知等。（二）业务管理档案1.市场营销档案，包括市场调研、客户信息、销售合同、营销活动策划与执行等相关文件。2.生产管理档案，涵盖生产计划、工艺流程、质量控制、设备维护等方面的文件。3.财务管理档案，如财务报表、会计凭证、审计报告、资金管理等资料。4.技术研发档案，包括研发项目立项、研究报告、技术图纸、专利申请等文件。5.物资采购档案，涉及采购计划、供应商信息、采购合同、物资验收等资料。（三）项目档案1.各类项目的立项文件、可行性研究报告、项目计划等。2.项目实施过程中的文件，如项目进度报告、技术文档、质量检验记录、变更申请等。3.项目验收文件，包括验收报告、总结评估等。（四）客户档案1.客户基本信息，如名称、地址、联系方式、经营范围等。2.客户合作记录，包括合作项目、交易金额、合作时间等。3.客户反馈与投诉处理记录。（五）其他档案1.公司/组织获得的荣誉证书、资质证书等文件。2.对外宣传资料、广告策划、企业形象设计等相关档案。3.员工培训档案，包括培训计划、培训记录、考核成绩等。4.其他具有保存价值的文件材料。三、档案材料的收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确专人负责档案材料的收集工作，确保各类文件材料及时、准确地收集齐全。2.收集的档案材料应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.对于电子文件，应按照规定的格式和命名规则进行收集，并确保其完整性和可读性。（二）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系。2.按照档案材料的类别、年度、保管期限等进行分类整理。3.对每份档案材料进行编号、编目，编制清晰准确的检索工具。（三）整理方法1.分类根据档案材料的性质和内容，将其分为行政管理档案、业务管理档案、项目档案、客户档案等大类，再在大类下进一步细分小类。2.编号为每份档案材料编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于查找和管理。3.编目建立档案目录，详细记录档案材料的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速检索和查阅。四、档案材料的保管期限（一）保管期限划分档案材料的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案材料，应列为永久保管。如公司章程、组织架构图、重要会议纪要、重大决策文件等。2.长期保管的档案在较长时间内对公司/组织工作有查考利用价值的档案材料，保管期限为15年至50年。如年度工作计划与总结、重要业务合同、项目中期报告等。3.短期保管的档案在较短时间内对公司/组织工作有参考价值的档案材料，保管期限为5年以下。如一般性文件、临时性通知、短期项目文件等。（二）保管期限确定1.档案管理部门应根据档案材料的性质、内容和重要程度，按照国家有关规定和本制度的要求，确定每份档案材料的保管期限。2.对于保管期限难以确定的档案材料，应组织相关部门和人员进行研究论证，必要时可咨询上级主管部门或专业档案机构的意见。（三）保管期限调整1.随着时间的推移和公司/组织工作的发展变化，如发现档案材料的保管期限需要调整的，应由档案管理部门提出申请，经公司/组织领导审批后进行调整。2.调整保管期限应做好记录，并及时通知相关部门和人员。五、档案材料的保管方式（一）纸质档案保管1.设立专门档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全设施。2.档案应存放在专用的档案柜中，按照类别、年度、保管期限等顺序排列存放，并在档案柜上标明存放内容。3.定期对纸质档案进行清点、核对，发现问题及时处理，并做好记录。（二）电子档案保管1.建立电子档案管理系统，对电子档案进行集中存储和管理。2.电子档案应按照与纸质档案相对应的分类方法进行分类存储，并建立电子目录。3.定期对电子档案进行备份，备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。4.对电子档案的访问应进行权限控制，确保档案信息的安全。（三）特殊载体档案保管1.对于照片、录音、录像等特殊载体档案，应按照相关标准进行整理和保管。2.照片应冲洗或扫描成电子文件，并进行分类编号和编目，注明拍摄时间、地点、人物、事件等信息。3.录音、录像档案应转录成电子文件，并进行相应的标注和说明。4.特殊载体档案应存放在专门的存储设备中，并做好防护措施，防止损坏和丢失。六、档案材料的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司/组织内部人员因工作需要查阅档案材料的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据审批意见，提供相应的档案材料，并安排专人负责查阅服务，确保查阅过程的规范和安全。3.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房，严禁涂改、圈划、抽取、撤换、批注档案材料。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案材料归还档案管理部门，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅规定1.因工作需要借阅档案材料的，除填写《档案查阅申请表》并经所在部门负责人审批外，还需经档案管理部门负责人批准。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案材料，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。4.借阅期满后，借阅人员应按时归还档案材料，档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人员的责任。（三）保密要求1.查阅和借阅档案材料的人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容涉及的商业秘密、技术秘密、个人隐私等信息。2.对于涉及公司/组织机密的档案材料，应按照保密规定进行查阅和借阅，必要时应采取保密措施，如限制查阅范围、使用专用设备等。七、档案材料的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责对到期档案材料进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案材料的保管期限和实际利用价值，对到期档案进行逐份鉴定，确定其是否仍具有保存价值。2.对于已失去保存价值的档案材料，应按照规定的程序进行销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案材料进行审核，提出销毁意见，报公司/组织领导审批。2.经批准后，档案管理部门应编制《档案销毁清册》，详细记录销毁档案的名称、编号、数量、保管期限等信息。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的彻底和安全。监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。4.销毁后的《档案销毁清册》应长期保存，作为档案管理工作的重要记录。八、档案材料的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收集、整理、保管、查阅、借阅、鉴定、销毁等情况进行统计分析。2.统计报表应准确、及时、完整，如实反映档案管理工作的实际情况，并按规定报送公司/组织领导和相关部门。（二）移交规定1.公司/组织内部机构调整或人员变动时，涉及档案材料移