国企档案制度宣贯

国企档案制度宣贯一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司生产、经营、管理等各项工作中的作用，特制定本档案制度。本制度适用于公司总部及所属各单位，全体员工应严格遵守。（二）适用范围本制度适用于公司在各项活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、声像档案、电子档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导。所属各单位应设立专门的档案管理机构或配备专职档案管理人员，负责本单位档案的收集、整理、保管和利用等工作，并接受公司综合管理部门的业务指导。2.真实性、完整性原则档案应如实反映公司各项活动的真实情况，确保档案内容完整无缺。在档案形成过程中，各部门和人员应及时、准确地将相关文件材料收集齐全，整理规范，不得遗漏、篡改或伪造档案信息。3.保密性原则档案管理人员应严格遵守保密制度，对涉及公司商业秘密、技术秘密、人事信息等敏感内容的档案进行妥善保管，防止档案信息泄露。查阅、借阅档案应履行严格的审批手续，确保档案信息安全。4.便于利用原则档案管理应遵循便于利用的原则，建立科学合理的档案分类体系和检索工具，提高档案查询和利用效率。同时，应积极推进档案信息化建设，实现档案信息资源的共享，为公司各项工作提供便捷的档案服务。二、档案管理机构及职责（一）公司综合管理部门1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度和工作规划，并组织实施。2.负责公司档案工作的统筹协调和监督指导，定期对所属各单位档案工作进行检查和考核。3.集中管理公司重要档案，包括公司党委、行政的各类文件材料，重大项目档案，重要人事档案等。4.组织开展档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等工作，推进档案信息化建设。5.负责档案管理人员的业务培训和队伍建设，提高档案管理水平。（二）所属各单位档案管理机构或专职档案管理人员1.贯彻执行公司档案管理制度，制定本单位档案管理实施细则，并组织实施。2.负责本单位各类档案的收集、整理、保管和利用工作，确保档案的完整、准确和安全。3.定期向公司综合管理部门报送档案工作情况，接受公司的业务指导和监督检查。4.协助本单位各部门做好文件材料的收集、整理和归档工作，指导兼职档案人员开展工作。三、档案的形成与收集（一）文件材料的形成1.公司各部门和人员在各项工作活动中应按照档案管理要求，及时形成和积累具有保存价值的文件材料。文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，采用耐久性强的书写材料和载体。2.公司对外签订的合同、协议等文件材料，应明确双方的权利和义务，条款完备，手续齐全。合同签订部门应在合同生效后及时将合同文本及相关附件等文件材料移交档案管理部门归档。3.公司召开的各类会议，主办部门应指定专人负责会议文件材料的收集、整理和归档工作。会议文件材料应包括会议通知、议程、报告、决议、纪要、发言材料等，确保全面反映会议内容。（二）档案的收集1.各部门应明确兼职档案人员，负责本部门文件材料的收集和初步整理工作，并定期向本单位档案管理机构或专职档案管理人员移交。移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。2.公司重大项目、科研课题等工作结束后，项目负责人应及时组织项目组人员对项目文件材料进行系统整理，按照归档要求向公司档案管理部门移交。项目文件材料应包括项目立项批复、可行性研究报告、设计文件、施工图纸、技术资料、验收报告等，确保项目档案的完整性和准确性。3.人事档案由公司人力资源部门负责收集、整理和保管。人力资源部门应按照人事档案管理规定，及时将员工的入职、晋升、调动、奖惩、培训、考核等材料归档，确保人事档案信息的真实、准确和完整。4.财务档案由公司财务部门负责收集、整理和保管。财务部门应按照国家财务档案管理要求，将会计凭证、账簿、报表、审计报告等文件材料定期归档，并妥善保管。财务档案的保管期限应符合国家相关规定，不得擅自销毁。四、档案的整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.文书档案采用年度保管期限机构（问题）分类法。即先按年度分开，再按保管期限分为永久、长期、短期，然后在每个保管期限内按机构（问题）进行分类。2.科技档案按照项目分类，每个项目下再按专业分类，如工程档案可分为工程前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等。3.人事档案按照干部档案管理规定进行分类，分为履历材料、自传材料、鉴定考核材料、学历学位材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资任免材料等十大类。4.财务档案按照会计档案管理办法进行分类，分为会计凭证、会计账簿、财务报告、其他会计资料等类别。5.声像档案按照载体形式分类，如照片、录音带、录像带等，并按照形成时间或主题进行编号。6.电子档案按照文件类型、年度、保管期限等进行分类存储，并建立相应的元数据信息，便于检索和利用。（三）编号与编目1.档案应进行编号管理，编号应具有唯一性和系统性。文书档案编号格式为：年度+保管期限代码+机构代码+顺序号；科技档案编号格式为：项目编号+专业代码+顺序号；人事档案编号格式为：员工编号+档案类别代码+顺序号；财务档案编号格式为：年度+档案类别代码+顺序号；声像档案编号格式为：年度+载体代码+顺序号；电子档案编号格式为：年度+档案类型代码+顺序号。2.档案编目应包括案卷封面、卷内目录、备考表等。案卷封面应填写全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、案卷题名、起止日期、保管期限、密级、档号等信息；卷内目录应依次填写序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等内容；备考表应填写本卷情况说明、整理人、检查人、日期等信息。五、档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。库房内不得存放易燃、易爆、腐蚀性物品，严禁在库房内吸烟和使用明火。（二）档案装具1.档案应采用符合国家标准的档案装具进行存放，如档案柜、档案架、光盘存储盒等。档案装具应坚固耐用，便于档案的存放和查找。2.档案装具应按照档案分类体系进行排列，标识清晰，便于管理和利用。同时，应定期对档案装具进行检查和维护，确保其正常使用。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指反映公司主要职能活动和历史面貌，对公司有长远利用价值的档案；长期保管的档案是指保存期限为16年至50年的档案；短期保管的档案是指保存期限为15年以下的档案。2.各部门应根据档案的实际价值，准确确定档案的保管期限，并在档案整理过程中明确标注。档案保管期限的确定应遵循国家有关规定和公司档案管理制度的要求。（四）档案的定期检查与维护1.档案管理部门应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，重点检查档案的保管状况、数量、质量等情况。对检查中发现的问题应及时采取措施进行处理，确保档案的安全。2.档案管理人员应定期对档案进行清点、核对，确保档案的数量准确、内容完整。同时，应对档案装具进行清洁、消毒等维护工作，防止档案受到损坏。3.对破损、褪色、字迹模糊等有问题的档案，应及时进行修复或复制。修复和复制档案应遵循档案保护技术要求，确保档案信息的真实性和完整性。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、审慎严谨的原则，根据档案的历史价值、现实利用价值和保管状况，准确判定档案的存毁。（二）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由综合管理部门负责人担任组长，成员包括档案管理人员、相关业务部门代表等。鉴定工作小组负责对拟销毁档案进行审查和鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定内容1.档案鉴定工作应从档案的来源、内容、时间、形式等方面进行全面审查，判断档案是否具有保存价值。对于已过保管期限且确无保存价值的档案，应列入销毁范围。2.对于涉及公司商业秘密、技术秘密、人事信息等敏感内容的档案，在鉴定时应严格审查，确保档案信息安全。对于仍需保密的档案，即使已过保管期限，也不得擅自销毁，应继续妥善保管。（四）销毁程序1.档案管理部门根据鉴定工作小组的鉴定意见，编制档案销毁清册。档案销毁清册应详细列出拟销毁档案的档号、题名、年度、保管期限、数量等信息，并经鉴定工作小组组长审核签字。2.档案销毁清册经审核批准后，由档案管理部门组织实施销毁工作。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。监销人员应在档案销毁清册上签字确认。3.档案销毁后，档案管理部门应将档案销毁清册作为档案资料进行保存，保存期限与被销毁档案的保管期限相同。同时，应在档案管理系统中对已销毁档案进行标注，确保档案信息的准确性。七、档案的利用（一）利用范围公司员工因工作需要，可以查阅、借阅本单位或公司总部保管的档案。查阅、借阅档案应符合公司档案管理制度的规定，不得超出规定范围利用档案。（二）利用手续1.查阅档案应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息，并经本部门负责人签字同意。查阅申请表应提交档案管理部门，由档案管理人员根据申请内容提供相应的档案。2.借阅档案应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等信息，并经本部门负责人和档案管理部门负责人签字同意。借阅申请表应提交档案管理部门，由档案管理人员办理借阅手续，向借阅人提供档案。3.查阅、借阅档案时，借阅人应遵守档案管理制度，不得在档案上涂改、圈划、抽换、批注、污损等，不得擅自将档案带出档案库房或转借他人。如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定办理复印手续。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对查阅、借阅档案的人员、时间、内容、期限等信息进行详细登记。登记记录应妥善保存，便于查询和统计。（四）档案的公布与交流1.公司档案一般不对外公布。如需公布档案，应按照国家有关规定和公司审批程序进行审批。未经批准，任何单位和个人不得擅自公布公司档案信息。2.公司与外部单位进行档案交流时，应按照国家有关规定和公司审批程序进行审批。档案交流应确保档案信息安全，防止档案信息泄露。八、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.公司各部门应及时将形成电子文件材料收集齐全，并按照档案管理要求进行整理。电子文件材料应采用通用格式存储，确保其可读性和可利用性。2.电子档案的整理应遵循电子文件的形成规律，保持电子文件之间的有机联系，按照公司档案分类体系进行分类存储，并建立相应的元数据信息。元数据应包括文件编号、题名、日期、责任者、密级、格式等内容，便于电子档案的检索和利用。（二）电子档案的存储与备份1.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，如磁盘阵列、磁带库、光盘库等。存储设备应定期进行检查和维护，确保数据的安全存储。2.电子档案应进行备份管理，备份数据应与原始数据异地存储，备份周期应根据档案的重要程度和利用频率确定。备份数据应定期进行恢复测试，确保备份数据的可用性。（三）电子档案的利用与安全管理1.公司应建立电子档案利用系统，