设代档案制度

设代档案制度一、总则（一）目的为了加强公司设代档案的管理，确保设代档案的完整、准确、系统和安全，便于设代工作的开展以及对项目的有效追溯和管理，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及设代工作的项目及相关部门，包括但不限于设计代表、项目管理团队、技术支持部门等。（三）定义1.设代档案：指在公司承担的各类项目中，设代人员在项目实施过程中形成的，具有保存价值的各种文件、资料、图表、数据等的总和。2.设代工作：指公司派出专业人员在项目现场，代表公司负责与设计单位沟通协调，监督设计文件的执行情况，解决施工过程中的设计问题等一系列工作。（四）管理原则1.集中统一管理原则：设代档案由公司指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：设代档案应如实反映项目设代工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集设代工作中产生的各类文件资料，保证档案内容的完整。4.保密性原则：对涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的设代档案，严格保密，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善设代档案管理制度，并监督执行。2.集中统一管理设代档案，建立档案目录和索引，确保档案的有序存放。3.对设代档案进行分类、编号、装订、编目等整理工作，保证档案的规范化。4.负责设代档案的存储、保管，确保档案的安全，定期对档案进行检查和维护。5.按照规定提供设代档案的查阅、借阅服务，并做好记录。6.对到期的设代档案进行鉴定和销毁，履行相关审批手续。（二）设代项目负责人职责1.负责组织本项目设代人员及时整理、收集项目过程中产生的各类文件资料，并定期移交档案管理部门。2.对设代档案的完整性、准确性负责，审核移交档案的质量。3.配合档案管理部门做好设代档案的查阅、借阅等工作，提供必要的协助。（三）设代人员职责1.在设代工作过程中，按照档案管理要求，及时将工作中形成的文件资料进行分类整理，确保资料的清晰、完整。2.对本人产生的设代档案的真实性、准确性负责，不得随意丢弃或损毁档案资料。3.配合项目负责人和档案管理部门做好档案的移交、查阅等相关工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.设计文件及变更文件，包括初步设计、施工图设计、设计变更通知单等。初步设计文件应涵盖项目的总体设计思路、技术方案、工程概算等内容。施工图设计文件需详细标注各部分的尺寸、结构、材料等信息，确保施工的准确性。设计变更通知单应明确变更的原因、内容、涉及范围以及对工程进度、造价等方面的影响。2.设代工作记录，如现场勘查记录、设计交底记录、工程例会记录、问题处理记录等。现场勘查记录应包括项目现场的地形地貌、周边环境、现有设施等情况，为设计提供基础资料。设计交底记录要详细记录设计单位向施工单位及相关部门进行设计交底的内容，确保各方对设计意图的理解一致。工程例会记录应包含会议时间、地点、参会人员、会议议题、讨论结果及决议等信息，反映项目进展情况和问题解决过程。问题处理记录要记录施工过程中出现的设计问题、问题提出时间、处理措施、处理结果等，便于跟踪问题解决情况。3.与项目相关的来往函件，包括与业主、设计单位、施工单位、监理单位及其他相关部门之间的信函、传真、电子邮件等。与业主的函件应涉及项目需求沟通、进度汇报、费用结算等方面的内容。与设计单位的函件主要是关于设计问题的沟通、设计变更的协商等。与施工单位的函件包括对施工质量、进度的要求及监督，对施工中设计问题的反馈等。与监理单位的函件涉及工程质量监督、设计变更审核等方面的协调。4.质量检验报告、验收文件等，如材料检验报告、分项分部工程验收报告等。材料检验报告应注明材料名称、规格型号、检验项目、检验结果等信息，确保使用的材料符合设计要求。分项分部工程验收报告要记录验收时间、验收部位、验收内容、验收结论等，作为工程质量合格的依据。5.其他与设代工作相关的文件资料，如项目照片、影像资料、技术文件等。项目照片应能反映项目建设的各个阶段，包括开工仪式、基础施工、主体结构施工、竣工验收等关键节点。影像资料可记录项目建设过程中的重要事件、技术难点解决过程等，为项目管理提供直观的资料。技术文件包括新技术、新工艺的应用资料、技术总结报告等，体现项目的技术水平和创新成果。（二）收集要求1.设代人员应及时收集各自工作中产生的文件资料，确保资料的时效性。2.对收集到的文件资料，应进行初步整理，剔除无关的资料，保证资料的有效性。3.涉及多个部门或人员共同产生的文件资料，由主办部门或人员负责收集，并及时与相关方沟通协调，确保资料的完整性。（三）整理方法1.分类：按照设代档案的内容和性质，分为设计文件类、工作记录类、来往函件类、质量检验与验收类、其他类等。2.编号：为每一份设代档案编制唯一的编号，编号应体现档案的类别、年份、顺序等信息，便于查询和管理。例如，设计文件类编号格式为：SJ[年份][顺序号]，工作记录类编号格式为：JL[年份][顺序号]等。3.装订：对纸张较多的文件资料进行装订，确保整齐、牢固，便于保存和查阅。装订时应去除金属物，采用左侧装订方式。4.编目：编制设代档案目录，目录应包含档案编号、题名、日期、来源、保管期限等信息，以便快速检索档案。四、档案的存储与保管（一）存储方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的存储方式。纸质档案应存放在专门的档案柜中，并按照类别、年份、编号顺序排列。2.电子档案应存储在服务器或移动存储设备上，建立电子档案数据库，对电子档案进行分类存储，同时备份多份，防止数据丢失。（二）保管环境1.档案存储场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家相关标准要求，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。2.配备必要的消防、防盗、防虫、防潮等设施设备，确保档案的安全。（三）保管期限1.设代档案的保管期限根据项目的性质、重要程度等因素确定，一般分为短期、中期和长期。短期保管期限为年，适用于一般性项目且对后续工作参考价值较小的档案。中期保管期限为年，适用于有一定重要性和参考价值的项目档案。长期保管期限为年以上，适用于重大项目、具有长期历史价值或对公司发展有重要影响的项目档案。2.具体保管期限由档案管理部门会同相关业务部门根据项目实际情况确定，并在档案目录中明确标注。（四）档案检查与维护1.档案管理部门应定期对设代档案进行检查，检查内容包括档案的完整性、准确性、存储环境等。2.对发现的问题及时进行处理，如对破损的档案进行修复、对受潮的档案进行干燥处理等。3.定期对电子档案进行数据备份，检查电子档案的可读性和完整性，防止数据丢失或损坏。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅设代档案，应填写《设代档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据申请表提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，确保档案的安全和完整。查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。3.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应检查档案是否完好无损，并在查阅申请表上记录查阅情况。（二）借阅规定1.因特殊情况需要借阅设代档案的，应填写《设代档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限、借阅范围等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。如发生档案丢失、损坏等情况，借阅人员应承担相应责任。4.借阅期满后，借阅人员应按时归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查，确保档案的完整性和准确性。六\、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对已到保管期限的设代档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，成员包括档案管理部门人员、相关业务部门人员等。2.鉴定小组根据档案的历史价值、现实利用价值等因素，对档案进行逐份审查，确定档案的存毁。3.对仍有保存价值的档案，可以延长保管期限；对确无保存价值的档案，应编制《设代档案销毁清单》。