河南评审档案制度

河南评审档案制度一、总则（一）目的为了加强河南评审档案的管理，确保评审工作的规范、公正、透明，提高评审质量和效率，保障评审相关各方的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于河南境内各类评审活动所涉及的档案管理工作，包括但不限于职称评审、项目评审、资格认证评审等。（三）基本原则1.真实性原则：评审档案应如实反映评审过程和结果，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集评审活动中产生的各类文件、资料，保证档案的完整性。3.保密性原则：对涉及个人隐私、商业秘密等敏感信息的档案进行严格保密。4.规范性原则：档案管理工作应遵循统一的标准和规范，确保档案的整理、存储、查阅等环节有序进行。二、档案管理职责（一）管理部门职责1.河南评审档案管理办公室负责制定和完善评审档案管理制度，并监督制度的执行情况。统筹协调全省评审档案管理工作，指导各地区、各部门做好档案管理工作。定期组织对评审档案管理工作的检查和评估，提出改进意见和建议。负责评审档案的集中存储和保管，确保档案的安全。2.各地区、各部门档案管理机构负责本地区、本部门评审档案的收集、整理、归档和保管工作。按照上级档案管理部门的要求，及时报送评审档案相关数据和统计信息。协助开展评审档案的查阅、借阅等服务工作，并做好记录。（二）评审人员职责1.评审专家在评审过程中，按照规定认真填写评审记录，提供真实、客观的评审意见。妥善保管评审过程中涉及的各类文件、资料，评审结束后及时移交档案管理部门。对评审档案中涉及的保密信息予以保密，不得泄露。2.申报人员如实提供评审所需的各类材料，并确保材料的真实性和完整性。配合档案管理部门做好材料的提交和审核工作。三、档案收集与整理（一）收集范围1.申报材料：申报人员提交的个人基本信息、学历证书、工作经历证明、业绩成果材料、论文著作等。2.评审通知：包括评审活动的组织单位发布的评审通知、要求等文件。3.评审过程记录：评审会议记录、专家评审意见、投票表决结果等。4.评审结果文件：评审通过人员名单、证书发放记录等。5.其他相关材料：如投诉举报处理记录、与评审活动有关的往来信函等。（二）收集要求1.各地区、各部门档案管理机构应在评审活动结束后规定时间内，及时收集本地区、本部门的评审档案材料。2.申报人员应按照要求将申报材料一次性提交齐全，确保材料的规范、清晰。3.评审过程中产生的各类文件、资料，由相关工作人员及时整理，确保不遗漏。（三）整理方法1.分类：按照评审档案的内容和性质，分为申报材料类、评审过程类、评审结果类等类别。2.编号：为每一份档案材料编制唯一的编号，便于管理和查询。3.装订：对纸张较多的材料进行装订，确保整齐、牢固。4.编目：制作档案目录，详细记录档案材料的名称、编号、日期、来源等信息。四、档案存储与保管（一）存储方式1.纸质档案：设立专门的档案库房，按照档案类别和年度进行分类存放，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.电子档案：建立电子档案管理系统，对评审档案进行数字化存储。电子档案应与纸质档案内容一致，并进行定期备份。（二）保管期限1.短期档案：对于一些临时性评审活动产生的档案，保管期限为[X]年。2.长期档案：涉及职称评审、资格认证等重要评审活动的档案，保管期限为[X]年。3.永久档案：对于具有重要历史价值、涉及重大事项的评审档案，实行永久保管。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。2.对破损、褪色等有问题的档案，应及时进行修复或复制。3.严格控制档案库房的温度、湿度，保持环境整洁。4.电子档案管理系统应设置严格的权限管理，防止数据泄露和篡改。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.内部查阅：本地区、本部门档案管理机构工作人员因工作需要查阅评审档案的，应填写查阅申请表，经部门负责人批准后，在指定地点查阅。2.外部查阅：其他单位或个人因工作需要查阅评审档案的，应提交查阅申请函，注明查阅目的、范围等，经河南评审档案管理办公室审核批准后，方可查阅。查阅过程中，应安排专人陪同。（二）借阅规定1.一般情况下，评审档案不对外借阅。确因特殊原因需要借阅的，应填写借阅申请表，经河南评审档案管理办公室负责人批准，并办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借、涂改、损毁档案内容。归还档案时，档案管理人员应认真核对，确保档案完好无损。（三）查阅与借阅记录档案管理部门应建立查阅与借阅登记台账，详细记录查阅或借阅的时间、人员、内容、目的等信息，以备查询和统计。六、档案保密与安全（一）保密措施1.对涉及个人隐私、商业秘密等敏感信息的评审档案，应严格保密，限制知悉范围。2.档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.在档案查阅、借阅等过程中，对可能涉及保密信息的环节进行严格管控，防止信息泄露。（二）安全管理1.加强档案库房的安全防范措施，安装监控设备、门禁系统等，确保库房安全。2.定期对档案管理设施进行检查和维护，确保防火、防潮、防虫、防盗等设施正常运行。3.制定档案安全应急预案，应对突发情况，保障档案的安全。七、档案信息化管理（一）系统建设1.建立完善的河南评审档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、统计分析等功能。2.系统应具备用户权限管理、数据备份与恢复、安全审计等功能，确保系统的稳定运行和数据安全。（二）数据录入与维护1.及时将评审档案材料进行数字化录入，确保数据的准确性和完整性。2.定期对电子档案数据进行维护和更新，保证数据与实际档案内容一致。（三）信息化应用1.利用信息化管理系统，提高档案查阅、借阅等服务效率，为评审工作提供便捷的支持。2.通过数据分析，为评审工作的决策提供参考依据，如评审标准的调整、评审质量的评估等。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保管期限和实际价值，定期对评审档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、慎重决定的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务专家等组成。鉴定小组负责对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。（三）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组填写销毁清单，报河南评审档案管理办公室批准。2.批准后，按照规定的程序进行销毁。销毁过程应进行记录，确保档案彻底销毁。3.对涉及重要事项或存在争议的档案，应单独留存，待进一步研究处理。九、监督与考核（一）监督检查1.河南评审档案管理办公室定期对各地区、各部门的评审档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、存储、保管、查阅、借阅等环节。2.对监督检查中发现的问题，及时下达整改通知书，要求相关单位限期整改。（二）考核评价1.建立评审档案管理工作考核评价机制，对各地区、各部门的档案管理工作进行年度考核。2.考核内容包括制度执行情况、档案管理质量、服务水平等方面。考核结果作为对相关单位和人员工作评价的重要依据。（三）责任追究1.对于违反本制度规定，导致评审