燃气文书档案制度

燃气文书档案制度一、总则（一）目的为加强公司燃气文书档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，为公司各项工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、各分支机构在燃气业务活动中形成的各类文书档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司文书档案由综合管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实完整原则档案应如实反映公司燃气业务活动的全过程，保证档案内容的真实性和完整性。3.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高档案的使用价值。4.安全保密原则加强档案安全保密工作，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司档案管理制度。2.负责公司文书档案的收集、整理、归档、保管、统计和鉴定销毁等工作。3.建立健全档案管理信息系统，实现档案的信息化管理。4.组织开展档案业务培训和指导，提高公司档案管理人员的业务水平。5.负责向有关部门提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记工作。6.定期对公司档案管理工作进行检查和评估，总结经验，发现问题及时整改。（二）各部门职责1.负责本部门在燃气业务活动中形成的各类文书材料的收集、整理和归档工作，并定期移交综合管理部门。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，配合综合管理部门做好档案管理相关工作。3.严格执行公司档案管理制度，确保本部门档案的完整、准确和安全。三、档案收集与整理（一）收集范围1.公司在燃气规划、建设、运营、管理等方面形成的各类文件、报告、合同、协议、图纸、图表等。2.上级主管部门下发的与燃气业务相关的文件、通知、指示等。3.公司内部会议记录、纪要、决议等。4.对外交往中形成的信函、传真、电子邮件等。5.员工个人在工作中形成的重要文件、资料等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.对收集到的档案材料，应进行认真核对，确保材料的真实性和准确性。3.对于重要的档案材料，应及时移交综合管理部门，不得擅自留存或销毁。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类按照燃气业务的不同类别，将档案分为规划建设类、运营管理类、安全管理类、客户服务类、财务管理类、人力资源类等若干大类。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。3.装订对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。4.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，便于档案的查阅和检索。四、档案归档与保管（一）归档时间1.各部门应在每年年底前，将本年度形成的档案材料整理归档后移交综合管理部门。2.对于重大燃气项目或重要业务活动形成的档案，应在项目结束或活动完成后及时归档。（二）归档要求1.归档的档案应符合整理要求，做到分类准确、编号清晰、装订整齐、编目规范。2.档案移交时，应填写档案移交清单，双方签字确认。（三）保管期限1.永久保管反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管定期保管的档案分为30年、10年两种期限。3.确定档案保管期限的原则根据档案的重要程度、历史价值和现实利用价值等因素，综合确定档案的保管期限。（四）保管方式1.纸质档案保管设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保纸质档案的安全保管。2.电子档案保管建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类存储和备份。定期对电子档案进行检查和维护，确保电子档案的可读性和完整性。（五）档案库房管理1.档案库房应保持清洁、整齐，温度、湿度应符合国家规定的标准。2.档案库房应配备必要的消防器材和安全设施，定期进行检查和维护，确保档案库房的安全。3.档案管理人员应严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到综合管理部门查阅。2.涉及公司机密的档案，查阅人员应严格遵守保密规定，未经批准不得擅自复制、摘抄或传播。（二）借阅手续1.公司内部人员因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途和借阅期限等信息，经所在部门负责人和综合管理部门负责人批准后，办理借阅手续。2.借阅档案时，借阅人员应在档案借阅登记簿上签字，借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。（三）查阅与借阅要求1.查阅和借阅档案时，应在指定的地点进行，不得擅自将档案带出公司或转借他人。2.查阅和借阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损或抽取、撤换档案材料。3.查阅和借阅结束后，应及时将档案归还综合管理部门，并办理归还手续。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合管理部门负责人担任组长，各相关部门负责人和档案管理人员为成员。（二）鉴定原则1.以国家有关档案鉴定的规定和标准为依据，结合公司实际情况，对档案进行科学、合理的鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、历史、发展的观点，确保档案的真实性、完整性和系统性。（三）鉴定内容1.档案的内容是否反映公司的主要职能活动和历史面貌。2.档案的保存价值和现实利用价值。3.档案的保管期限是否合理。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁意见，报公司领导批准。2.经批准销毁的档案，应编制档案销毁清单，注明档案的名称、数量、保管期限等信息。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。4.档案销毁后，监销人员应在档案销毁清单上签字，并将档案销毁清单归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的燃气文书档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案的数字化存储。2.档案信息录入将档案的基本信息、目录信息等录入档案信息化管理系统，便于档案的检索和利用。3.档案检索与利用利用档案信息化管理系统，实现档案的快速检索和在线查阅、借阅等功能，提高档案的利用效率。4.系统安全管理加强档案信息化管理系统的安全防护，设置用户权限，防止档案信息的泄露和篡改。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技