档案巡回检查制度

档案巡回检查制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本档案巡回检查制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位的档案管理工作。（三）基本原则1.定期检查与不定期抽查相结合，确保档案管理工作始终处于受控状态。2.全面检查与重点检查相结合，既对档案管理的各个环节进行全面审视，又针对重要档案和关键环节进行重点检查。3.检查与指导相结合，通过检查发现问题，及时给予指导和帮助，促进档案管理水平的提高。二、巡回检查组织与职责（一）巡回检查小组公司成立档案巡回检查小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括档案管理人员及相关业务骨干。巡回检查小组负责制定年度巡回检查计划，组织实施巡回检查工作，并对检查结果进行汇总分析。（二）职责分工1.组长职责全面负责档案巡回检查工作的组织、协调和指导。审核巡回检查计划和检查报告，对重大问题提出处理意见。2.档案管理人员职责协助组长制定巡回检查计划，准备检查所需的文件和资料。具体实施巡回检查工作，按照检查标准对各部门档案管理情况进行检查，并做好记录。对检查中发现的问题进行初步分析，提出整改建议。3.相关业务骨干职责根据档案管理的专业要求和实际工作需要，参与巡回检查工作，提供专业技术支持。对涉及本部门业务的档案管理情况进行重点检查，协助档案管理人员分析问题，提出针对性的整改措施。三、巡回检查内容（一）档案管理制度执行情况1.档案管理岗位责任制是否落实，档案管理人员职责是否明确。2.档案收集、整理、归档、保管、利用等环节的工作流程是否符合规定。3.档案管理制度的宣传、培训和执行情况，员工对档案管理规定的知晓程度。（二）档案实体管理情况1.档案的收集是否齐全、完整，是否及时归档。2.档案的整理是否规范，分类是否合理，编号是否准确。3.档案的保管条件是否符合要求，库房设施是否完好，温湿度是否适宜，防火、防盗、防虫、防潮、防光、防尘等措施是否落实。4.档案的存放是否有序，标识是否清晰，便于查找和利用。（三）档案信息化管理情况1.档案信息化系统的建设和运行情况，是否满足档案管理工作的需要。2.电子档案的收集、整理、存储、备份等环节是否规范，数据是否安全。3.档案信息化系统的使用和维护情况，操作人员是否熟练掌握系统功能，系统是否定期进行维护和升级。（四）档案利用情况1.档案利用制度是否健全，利用手续是否完备。2.档案的查阅、借阅登记是否详细，利用效果反馈是否及时。3.档案信息资源的开发利用情况，是否通过档案编研等方式为公司各项工作提供有效服务。四、巡回检查方式与频率（一）巡回检查方式1.听取汇报：听取被检查部门档案管理工作情况汇报，了解档案管理工作的总体情况。2.查阅资料：查阅档案管理制度、档案目录、档案整理记录、利用登记等相关资料，检查档案管理工作的规范性。3.实地查看：实地查看档案库房、办公场所等，检查档案保管条件、存放秩序等情况。4.系统检查：对档案信息化系统进行检查，查看电子档案管理情况。（二）巡回检查频率每年至少进行两次全面的档案巡回检查，根据工作需要可适时开展不定期抽查。五、巡回检查程序（一）制定计划每年年初，巡回检查小组根据公司档案管理工作的实际情况，制定年度巡回检查计划，明确检查的范围、内容、方式、时间安排等，并报公司领导批准后实施。（二）通知准备巡回检查小组提前向被检查部门发出书面通知，告知检查的时间、内容、方式等要求，并要求被检查部门做好相关准备工作。同时，检查人员应熟悉检查内容和标准，准备好检查所需的文件和工具。（三）实施检查1.检查人员按照检查计划和标准，对被检查部门的档案管理工作进行全面检查。在检查过程中，要认真查阅资料、实地查看、听取汇报，做好检查记录，详细记录发现的问题及存在的不足。2.对于检查中发现的问题，检查人员应及时与被检查部门沟通，了解情况，并提出整改意见和建议。被检查部门应积极配合检查工作，如实提供相关资料和情况，对检查中发现的问题要认真对待，及时整改。（四）汇总分析巡回检查结束后，检查人员应及时对检查情况进行汇总分析，撰写检查报告。检查报告应包括检查的基本情况、发现的问题、整改建议等内容。检查小组组长对检查报告进行审核，确保报告内容真实、准确、客观。（五）反馈整改1.巡回检查小组将检查报告反馈给被检查部门，要求被检查部门针对检查中发现的问题制定整改措施，明确整改责任人，限期整改。2.被检查部门应在规定的时间内将整改情况书面报告巡回检查小组。巡回检查小组对整改情况进行跟踪复查，确保问题得到彻底解决。六、问题处理与整改（一）问题分类1.一般性问题：指档案管理工作中存在的轻微不规范行为，如档案整理顺序混乱、标识不清晰等，对档案管理工作影响较小。2.较严重问题：指档案管理工作中存在的违反档案管理制度的行为，如档案收集不及时、保管条件不符合要求等，对档案的完整、准确、安全造成一定影响。3.严重问题：指档案管理工作中存在的重大违规行为，如档案丢失、损毁、篡改等，对公司造成重大损失或不良影响。（二）处理措施1.对于一般性问题，巡回检查小组应及时向被检查部门指出问题所在，并提出整改建议，要求被检查部门立即整改。2.对于较严重问题，巡回检查小组应下达整改通知书，责令被检查部门限期整改，并对整改情况进行跟踪检查。整改完成后，被检查部门应提交整改报告，经巡回检查小组审核确认后存档。3.对于严重问题，巡回检查小组应及时报告公司领导，公司将视情节轻重对相关责任人进行严肃处理，并采取有效措施挽回损失。同时，要对档案管理工作进行全面整顿，完善管理制度，加强监督检查，防止类似问题再次发生。（三）整改跟踪巡回检查小组负责对被检查部门的整改情况进行跟踪检查，确保整改措施得到有效落实。整改跟踪可采取定期复查、不定期抽查等方式进行。对于整改不力的部门，巡回检查小组应再次下达整改通知书，督促其加快整改进度。七、档案巡回检查结果的应用（一）纳入绩效考核将档案巡回检查结果纳入公司各部门绩效考核体系，对档案管理工作成绩突出的部门和个人进行表彰奖励，对存在问题较多、整改不力的部门和个人进行通报批评，并扣减相应的绩效考核分数。（二）作为档案管理工作评价依据档案巡回检查结果作为对公司各部门档案管理工作评价的重要依据，为公司制定档案管理政策、改进档案管理工作提供参考。（三）促