员工档案保管制度

员工档案保管制度一、总则（一）目的为了加强公司员工档案的管理，确保员工档案的安全、完整和有效利用，根据国家有关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工档案的保管与管理。（三）基本原则1.集中统一原则公司员工档案由人力资源部门集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实准确原则档案内容必须真实、准确、完整，如实反映员工的工作经历、业绩、奖惩等情况。3.保密安全原则严格遵守保密规定，确保员工档案信息的安全，防止档案信息泄露、篡改和丢失。4.方便利用原则建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、借阅和使用，为公司人力资源管理提供有力支持。二、员工档案的内容（一）个人基本信息1.员工的姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌等。2.身份证号码、联系方式（包括家庭电话、手机号码、电子邮箱等）。3.家庭住址、婚姻状况、家庭成员信息等。（二）学历学位证书1.最高学历毕业证书、学位证书原件及复印件。2.学历认证报告（如有需要）。（三）工作经历1.入职以来的工作履历，包括公司名称、职位、入职时间、离职时间等。2.工作业绩、成果及相关证明材料。（四）培训经历1.参加公司内部培训、外部培训的记录，包括培训课程名称、培训时间、培训机构等。2.培训证书及相关证明材料。（五）职业资格证书1.专业技术资格证书、职业技能等级证书等。2.证书有效期及年审情况。（六）奖惩记录1.公司内部及外部获得的奖励证书、荣誉称号等。2.受到的违纪处分、处罚决定书等相关材料。（七）劳动合同1.与公司签订的劳动合同原件及续签记录。2.劳动合同变更、解除、终止等相关手续材料。（八）薪酬福利记录1.工资发放记录、奖金分配明细等。2.社会保险、住房公积金缴纳记录。（九）其他材料1.员工个人述职报告、工作总结等。2.员工岗位变动申请、审批材料。3.其他与员工工作相关的重要材料。三、员工档案的收集与整理（一）档案收集1.新员工入职时，人力资源部门负责收集员工档案所需的各项材料，并要求员工如实填写相关表格和提供证明材料。2.员工在职期间，如发生学历学位变更、工作经历变动、奖惩情况变化等，应及时向人力资源部门提交相关材料。3.各部门应协助人力资源部门做好员工档案材料的收集工作，确保档案材料的及时、完整。（二）档案整理1.人力资源部门对收集到的员工档案材料进行分类、排序、编目，确保档案材料的整齐、规范。2.按照档案内容的不同类别，分别建立档案目录，注明每份材料的名称、日期、页码等信息，便于查阅。3.对档案材料进行装订或装盒，确保档案的牢固、美观。四、员工档案的保管（一）保管部门公司员工档案由人力资源部门指定专人负责保管，设立专门的档案保管室或档案柜，确保档案存放安全、有序。（二）保管环境1.档案保管室应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度适宜，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。2.配备必要的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，确保档案的安全。（三）档案存放方式1.按照员工类别、档案年度等进行分类存放，建立档案索引，便于快速查找。2.对电子档案应进行备份存储，存储介质应妥善保管，定期进行检查和维护，防止数据丢失。（四）档案保管期限1.员工档案的保管期限根据国家法律法规及公司实际情况确定，一般分为长期保管和短期保管。2.长期保管的档案包括员工的基本信息、学历学位证书、工作经历、职业资格证书、劳动合同等重要材料，保管期限为员工离职后[X]年。3.短期保管的档案包括员工的培训记录、奖惩记录、薪酬福利记录等相对时效性较强的材料，保管期限为员工离职后[X]年。4.超过保管期限的档案，经人力资源部门审核批准后，按照规定进行销毁处理。五、员工档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅员工档案的，应填写《员工档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，报人力资源部门审批。2.人力资源部门负责人有权查阅员工档案的全部内容，其他人员查阅档案应按照审批权限进行，一般只能查阅与本人工作相关的部分档案内容。3.涉及员工个人隐私或公司机密的档案内容，未经员工本人同意或公司批准，不得查阅。（二）查阅程序1.查阅申请人填写《员工档案查阅申请表》，提交所在部门负责人签字。2.将申请表提交人力资源部门，由人力资源部门负责人根据查阅权限进行审批。3.审批通过后，人力资源部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录，注明查阅时间、查阅人、查阅内容等。4.查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还，由档案保管人员进行核对、整理。（三）借阅权限1.因特殊原因需要借阅员工档案的，应填写《员工档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等，经所在部门负责人签字同意后，报人力资源部门审批。2.人力资源部门负责人有权批准借阅员工档案的全部内容，其他人员借阅档案应按照审批权限进行，一般只能借阅与本人工作相关的部分档案内容。3.涉及员工个人隐私或公司机密的档案内容，未经员工本人同意或公司批准，不得借阅。（四）借阅程序1.借阅申请人填写《员工档案借阅申请表》，提交所在部门负责人签字。2.将申请表提交人力资源部门，由人力资源部门负责人根据借阅权限进行审批。3.审批通过后，人力资源部门向借阅人发放《员工档案借阅登记薄》，借阅人在登记薄上签字确认后，领取档案。4.借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。5.借阅期限届满，借阅人应按时归还档案，由档案保管人员进行核对、整理。如因特殊原因需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。六、员工档案的保密与安全（一）保密措施1.档案保管人员应严格遵守保密制度，不得泄露员工档案信息。2.查阅、借阅档案时，应在指定地点进行，无关人员不得在场。3.对涉及员工个人隐私或公司机密的档案内容，应采取加密存储、限制访问等措施，确保信息安全。（二）安全管理1.加强档案保管室的安全防范措施，安装监控设备、门禁系统等，确保档案保管室的安全。2.定期对档案保管室进行安全检查，发现问题及时整改，消除安全隐患。3.做好档案的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案的安全。（三）责任追究1.对违反档案保密制度和安全规定的行为，将视情节轻重给予相应的纪律处分，直至追究法律责任。2.因保管不善或其他原因导致员工档案丢失、损坏、泄露的，由相关责任人承担相应的赔偿责任。七、员工档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立公司员工档案信息化管理系统，实现员工档案的电子化存储、检索、查阅、借阅等功能，提高档案管理的效率和准确性。（二）信息化管理流程1.档案材料的电子化录入对员工档案材料进行扫描或录入电子文档，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.电子档案的分类存储按照档案内容的不同类别，对电子档案进行分类存储，建立电子档案索引，便于快速查找。3.电子档案的权限管理设置不同的用户权限，对电子档案进行分级管理，确保档案信息的安全。4.电子档案的查阅与借阅员工可通过公司内部网络查阅、借阅本人的电子档案，查阅、借阅流程与纸质档案相同。（三）