实体档案调阅制度

实体档案调阅制度一、总则（一）目的为了加强公司实体档案的管理，规范档案调阅行为，确保档案的安全与完整，保障公司各项工作的正常开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、分支机构以及与公司有业务往来的外部单位因工作需要调阅实体档案的相关活动。（三）基本原则1.依法依规原则：档案调阅活动必须严格遵守国家法律法规以及公司的相关规定，确保调阅行为合法合规。2.安全保密原则：调阅过程中要采取有效措施保障档案的安全，防止档案信息泄露、丢失、损坏等情况发生，维护公司商业秘密和档案信息安全。3.审批规范原则：建立严格的调阅审批流程，明确各级审批权限，确保调阅申请经过适当审核，符合工作实际需求。4.高效服务原则：在确保档案安全和符合规定的前提下，尽量简化调阅手续，提高服务效率，满足调阅人员的合理需求。二、档案调阅申请（一）申请主体1.公司内部各部门因工作需要查阅本部门或其他部门档案的，由部门负责人提出申请。2.公司分支机构因工作需要查阅总公司或其他分支机构档案的，由分支机构负责人提出申请。3.外部单位因业务合作、审计、法律事务等原因需要查阅公司档案的，由外部单位指定的联系人提出申请，并提供相关证明文件。（二）申请内容调阅申请应包含以下内容：1.调阅人信息：包括调阅人的姓名、所在部门（或单位）、联系方式等。2.调阅目的：详细说明调阅档案的用途，如业务办理、项目论证、审计检查、法律纠纷处理等。3.调阅档案清单：列出拟调阅档案的名称、年度、保管期限、档号等具体信息，以便准确查找所需档案。（三）申请方式调阅申请应通过书面形式提交至公司档案管理部门。申请可采用纸质申请表或电子申请表的形式，但需申请人签字确认。电子申请表应发送至档案管理部门指定的电子邮箱，并在邮件主题中注明“档案调阅申请”字样。三、审批流程（一）内部调阅审批1.部门负责人提出的调阅申请，由档案管理部门负责人进行初审，重点审核调阅目的是否合理、调阅档案清单是否准确等。初审通过后，报公司分管领导审批。2.公司分管领导根据申请内容进行审批，对于涉及重要机密档案或大量档案调阅的申请，应进行重点审查，并签署审批意见。审批通过后，申请返回档案管理部门。（二）外部调阅审批1.外部单位提出的调阅申请，档案管理部门首先进行形式审查，检查申请材料是否齐全、有效。形式审查通过后，提交公司法律合规部门进行合规审查。2.法律合规部门根据国家法律法规以及公司相关规定，对调阅申请进行合法性审查，重点关注调阅目的是否合法合规、外部单位是否具备调阅资格等。审查通过后，报公司分管领导审批。3.公司分管领导审批通过后，档案管理部门方可受理外部单位的调阅申请，并按照规定办理调阅手续。在审批过程中，如发现调阅申请存在问题或不符合规定的情况，审批部门应及时与申请部门或单位沟通，要求其补充材料或修改申请内容，直至符合要求后方可进行审批。四、调阅手续办理（一）调阅登记1.档案管理部门在收到经审批通过的调阅申请后，应及时进行调阅登记。登记内容包括调阅申请编号、调阅人信息、调阅目的、调阅档案清单、审批意见、调阅日期、预计归还日期等。2.调阅登记应采用纸质登记簿或电子登记系统进行记录，确保登记信息准确、完整、可追溯。（二）档案交付1.根据调阅申请清单，档案管理人员从档案库房中提取相应档案，并与调阅人进行当面清点、核对。核对无误后，双方在调阅档案清单上签字确认。2.对于涉及机密或重要档案的调阅，档案管理人员应采取必要的安全措施，如安排专人陪同调阅、限制调阅场所等，确保档案安全。（三）借阅期限1.调阅档案的期限应根据调阅目的和实际工作需要合理确定。一般情况下，内部调阅期限不得超过[X]个工作日，外部调阅期限不得超过[X]个工作日。如有特殊情况需要延长调阅期限的，调阅人应提前向档案管理部门提出申请，并经原审批部门批准。2.调阅期限届满前，调阅人应及时归还所调阅档案，并办理归还手续。档案管理人员应认真核对归还档案的数量、完整性等情况，确保档案按时、完整归还。（四）借阅费用1.对于外部单位调阅档案，公司可根据实际情况收取一定的调阅费用。调阅费用标准应根据档案类型、调阅期限、工作量等因素合理确定，并在公司相关规定中予以明确。2.调阅费用的收取方式和结算时间应在调阅申请审批通过后告知外部单位，并按照双方约定的方式进行结算。五、调阅过程管理（一）调阅场所规定1.调阅档案应在公司指定的档案查阅室进行，不得将档案携带出公司或擅自转移至其他场所查阅。2.档案查阅室内应保持安静、整洁，禁止吸烟、饮食等行为，确保档案安全和良好的查阅环境。（二）调阅人员行为规范1.调阅人应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、撕毁等。如需摘录或复制档案内容，应事先征得档案管理部门同意，并按照规定的方式进行操作。2.调阅人在查阅档案过程中，应严格遵守保密规定，不得向无关人员泄露档案内容。对于涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息等敏感档案，调阅人应采取更加严格的保密措施。（三）档案管理人员职责1.档案管理人员应在调阅过程中对调阅人进行必要的指导和监督，确保调阅人正确使用档案，遵守调阅规定。2.档案管理人员应定期检查调阅档案的使用情况，如发现问题应及时采取措施进行处理，并向档案管理部门负责人报告。六、归还与验收（一）归还要求1.调阅期限届满后，调阅人应按时将所调阅档案归还至档案管理部门。归还时，调阅人应确保档案的完整性和整洁性，不得有缺损、涂改等情况。2.如调阅人因特殊原因需要延期归还档案的，应提前向档案管理部门提出书面申请，并经原审批部门批准。未经批准逾期未归还的，档案管理部门应及时催还，并按照公司相关规定进行处理。（二）验收流程1.档案管理人员在收到归还的档案后，应立即进行验收。验收内容包括档案数量、完整性、整洁性、有无涂改或损坏等情况。2.验收合格后，档案管理人员在调阅档案清单上注明归还日期，并将档案归还原位。如发现档案存在问题，档案管理人员应及时与调阅人沟通，要求其说明情况并采取相应的补救措施。七、档案复制与摘录（一）复制与摘录申请调阅人因工作需要复制或摘录档案内容的，应在调阅申请中明确提出，并说明复制或摘录的范围、用途等。复制或摘录申请应与调阅申请一并提交审批，审批流程与调阅申请相同。（二）复制与摘录审批1.档案管理部门在收到复制或摘录申请后，应根据档案的密级、内容等情况进行审核。对于涉及机密或重要档案的复制或摘录申请，应报公司分管领导审批。2.审批通过后，档案管理部门应按照申请要求进行复制或摘录操作。复制或摘录的档案应加盖档案管理部门印章，并注明“复制件”或“摘录件”字样，以区别于原件。（三）复制与摘录方式1.档案复制应采用复印、扫描等方式进行，确保复制件清晰、完整，与原件内容一致。对于重要档案的复制，可采用电子备份的方式进行保存，并确保电子备份数据的安全性和可追溯性。2.档案摘录应按照规定的格式和要求进行记录，摘录内容应准确、完整，不得断章取义或歪曲原意。摘录记录应由档案管理人员进行审核，并加盖档案管理部门印章。八、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理部门应建立健全档案保密制度，明确档案管理人员和调阅人员的保密职责，加强对档案保密工作的管理和监督。2.对于涉及公司机密的档案，应严格限制调阅范围和调阅人员，采取加密存储、专人保管、限制查阅场所等措施，确保档案信息不被泄露。3.调阅人员在调阅档案过程中，应签订保密协议，承诺对所接触到的档案信息予以保密，不得向任何第三方披露。（二）安全保障1.档案库房应具备完善的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备，确保档案存储环境安全可靠。2.档案管理人员应定期对档案库房进行检查和维护，及时发现并排除安全隐患。同时，应加强对档案存储设备的管理，确保设备正常运行，数据备份安全。3.在调阅档案过程中，如发生档案丢失、损坏、泄露等安全事故，档案管理部门应立即采取措施进行处理，并及时向上级领导报告。同时，应配合相关部门进行调查，查明原因，追究责任。九、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对档案调阅制度的执行情况进行审计监督，检查调阅申请审批、调阅手续办理、调阅过程管理、归还与验收等环节是否符合规定，发现问题及时提出整改意见。2.档案管理部门应加强对自身工作的内部监督，定期对档案调阅登记、档案交付、档案保管等情况进行自查自纠，确保档案管理工作规范、有序。（二）外部监督1.接受国家档案行政管理部门以及相关行业主管部门的监督检查，积极配合有关部门的工作，及时整改存在的问题。2.对于外部单位调阅档案的情况，应定期向公司法律合规部门通报，接受法律合规部门的监督指导，确保调阅行为合法合规。十、违规处理（一）违规行为界定1.调阅人未按规定办理调阅手续，擅自调阅档案的。2.调阅人在调阅过程中违反档案管理规定，如涂改、标记、污损、抽取、撤换、撕毁档案等。3.调阅人未按规定期限归还档案，或未经批准擅自延长调阅期限的。4.调阅人违反档案保密规定，向无关人员泄露档案内容的。5.档案管理人员在调阅手续办理、档案交付、档案管理等环节中存在违规操作，导致档案安全事故发生的。（二）处理措施1.对于调阅人违反档案调阅制度的行为，档案管理部门应视情节轻重给予警告、通报批评、停止调阅权限等处理措施，并要求调阅人限期整改。2.如调阅人的违规行为给公司造成经济损失或不良影响的，公司将依法追究其法律责任，并要求其承担相应的赔偿责任。3.对于档案管理人员的违规行为，公