城建档案调档制度

城建档案调档制度一、总则（一）目的为加强公司城建档案的管理，规范档案调档行为，确保档案的安全与完整，保障公司各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、分支机构及全体员工在涉及城建档案查阅、借阅、复制等调档活动时的管理。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准规范，确保调档活动合法合规。2.安全保密原则调档过程中要采取有效措施保障档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。3.服务工作原则以满足公司各项工作对城建档案的需求为出发点，提供高效、便捷的调档服务，同时保证调档工作有序进行。二、调档申请（一）申请主体公司内部各部门、分支机构及员工因工作需要可提出城建档案调档申请。（二）申请流程1.申请人填写《城建档案调档申请表》，详细注明调档目的、所需档案名称、数量、调档时间等信息。2.将申请表提交至所在部门负责人审核，部门负责人应根据工作实际情况，对申请的必要性和合理性进行审查，并签署审核意见。3.经部门负责人审核通过后，申请表流转至档案管理部门。（三）申请材料要求1.申请表应填写清晰、准确、完整，不得有空缺或涂改。2.如因特殊情况无法提供详细档案信息的，应在申请表中说明原因，并提供大致的档案范围描述。3.涉及重要项目或特殊用途的调档申请，应附加相关的项目背景资料或说明文件，以便档案管理部门更好地了解调档需求。三、调档审批（一）审批主体档案管理部门负责人及公司分管领导负责对调档申请进行审批。（二）审批标准1.档案管理部门负责人审核审查调档申请是否符合本制度规定的申请流程和要求。核实申请调档的档案是否属于本部门管理范围，是否与申请目的相关。评估调档数量和时间是否合理，是否会对档案的正常管理和利用造成影响。对于涉及重要档案或可能存在安全风险的调档申请，应重点审查安全保障措施是否到位。2.公司分管领导审批在档案管理部门负责人审核通过的基础上，从公司整体工作角度出发，对调档申请进行最终审批。重点关注调档申请对公司业务开展、项目推进、决策支持等方面的重要性和必要性。对于涉及公司重大利益、机密信息或可能引发法律风险的调档申请，应严格把关，确保调档活动符合公司利益和法律法规要求。（三）审批流程1.档案管理部门收到经部门负责人审核的申请表后，应在[X]个工作日内完成初审，并将初审意见及申请表提交至公司分管领导。2.公司分管领导应在收到申请表后的[X]个工作日内完成审批，并签署审批意见。3.审批通过的申请，档案管理部门应及时通知申请人；审批未通过的申请，档案管理部门应向申请人说明原因。四、调档办理（一）调档方式1.查阅申请人可在档案管理部门指定的查阅地点，按照规定的查阅范围和方式进行档案查阅。查阅过程中，档案管理人员应在场监督，确保查阅行为规范。2.借阅对于确需将档案借出档案管理部门的情况，应严格按照借阅流程办理。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向档案管理部门提出申请并经批准。3.复制根据申请人的需求，档案管理部门可提供档案的复制服务。复制应采用符合档案保存要求的方式进行，确保复制件与原件内容一致。（二）调档手续办理1.查阅手续申请人凭经审批通过的《城建档案调档申请表》到档案管理部门办理查阅手续。档案管理人员根据申请表内容，为申请人提供相应的档案，并在查阅登记本上记录查阅时间、查阅人、查阅档案名称及数量等信息。查阅过程中，申请人应遵守档案管理部门的各项规定，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自将档案带出查阅地点。2.借阅手续申请人在查阅手续的基础上，填写《城建档案借阅登记表》，明确借阅档案的名称、数量、借阅期限、归还时间等信息。档案管理人员对借阅登记表进行审核后，与申请人签订《城建档案借阅协议》，明确双方的权利和义务，特别是关于档案安全保管、按时归还、禁止转借等要求。档案管理人员将借阅的档案交付申请人，并在档案管理系统中做好借阅记录。3.复制手续申请人填写《城建档案复制申请表》，注明复制档案的名称、数量、用途等信息。档案管理部门根据申请内容进行审核，确定复制方式和范围。对于涉及重要或机密档案的复制，应报经公司分管领导批准。档案管理人员按照审核确定的内容进行复制，并在复制件上加盖档案管理部门印章，注明“复制件与原件核对无误”字样。复制完成后，档案管理人员将复制件交付申请人，并在档案管理系统中记录复制情况。（三）调档过程中的注意事项1.档案管理人员应严格按照调档审批意见提供档案，确保调档内容与审批范围一致。2.调档过程中，如发现档案存在损坏、缺失等情况，档案管理人员应及时记录并报告档案管理部门负责人，采取相应的补救措施。3.对于借阅的档案，申请人应妥善保管，不得擅自转借、转让、出卖或用于其他非审批目的的活动。如发生档案丢失、损坏等情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的赔偿责任。4.复制档案时，应确保复制件的质量和清晰度，不得对原件进行裁剪、拼接等影响档案完整性的操作。五、调档归还（一）归还期限1.查阅档案的，查阅结束后应立即归还档案管理部门。2.借阅档案的，应在规定的借阅期限内归还。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。（二）归还手续1.申请人归还档案时，应携带《城建档案借阅登记表》或其他相关调档凭证。2.档案管理人员对归还的档案进行核对，检查档案的完整性、准确性和安全性。如发现档案有损坏、丢失或涂改等情况，应要求申请人说明原因，并按照相关规定进行处理。3.核对无误后，档案管理人员在《城建档案借阅登记表》或其他相关调档凭证上注明归还时间，并办理归还手续。（三）逾期归还处理1.对于逾期未归还的借阅档案，档案管理部门应及时通知申请人归还。2.如申请人逾期超过[X]个工作日仍未归还档案，档案管理部门将视情节轻重采取相应措施，如暂停其调档权限、在公司内部进行通报批评等。3.因逾期归还档案给公司造成损失的，申请人应承担相应的赔偿责任。赔偿责任的认定和赔偿标准按照公司相关规定执行。六、档案安全与保密（一）安全保障措施1.档案管理部门应具备符合档案保管要求的场所和设施设备，如档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能，配备温湿度控制设备、消防器材等。2.调档过程中，档案管理人员应采取必要的安全防护措施，如对查阅、借阅的档案进行全程监控，确保档案在流转过程中的安全。3.定期对档案管理场所和设施设备进行检查、维护和更新，确保其正常运行和安全性能符合要求。（二）保密要求1.参与调档活动的所有人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容及相关信息。2.档案管理人员应加强对调档过程的管理，对涉及机密、敏感的档案调档活动，应采取专门的保密措施，如在专门的保密场所进行查阅、借阅等。3.调档申请人在调档过程中如发现档案内容涉及公司机密或不宜公开的信息，应及时告知档案管理部门，并按照保密规定进行处理，不得擅自传播或使用。七、监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门应定期对调档制度的执行情况进行自查，检查调档申请、审批、办理、归还等环节是否符合规定要求，发现问题及时整改。2.公司内部审计部门应定期对档案调档情况进行审计监督，重点审查调档活动的合规性、档案安全与保密措施的落实情况等，对发现的违规问题提出审计意见并督促整改。（二）外部监督1.接受上级主管部门、档案行政管理部门等外部机构的监督检查，积极配合提供相关调档资料和情况说明。2.根据外部监督检查意见，及时完善调档制度和管理措施，确保公司城建档案调档工作符合法律法规和行业标准要求。八、责任追究（一）违规行为界定1.未经审批擅自调档。2.调档过程中违反安全保密规定，导致档案损坏、丢失或泄密。3.擅自更改调档内容或用途。4.逾期未归还档案且造成不良后果。5.其他违反本制度规定的调档行为。（二）责任追究方式1.对于违规调档行为，视情节轻重给予批评教育、警告、记过、记大过、降职、撤职等行政处分。2.因违规调档行为给公司造成经济损失的，应责令责任人承担相应的赔偿责任。3.构成犯罪的，依法移送司法机关追究刑事责任。九、附则