电子档案保管制度

电子档案保管制度一、总则（一）目的为加强公司电子档案的科学管理，确保电子档案的真实、完整、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在工作活动中形成的具有保存价值的电子文件及电子档案的管理。（三）定义1.电子文件：指公司各部门在履行职能过程中形成的、以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。2.电子档案：指具有保存价值的电子文件经系统整理归档后形成的档案。（四）管理原则1.统一领导、分级管理原则。公司电子档案工作由公司办公室统一领导，各部门负责本部门电子文件的收集、整理和移交，公司办公室负责集中保管和提供利用。2.前端控制原则。对电子文件的形成、积累、整理、归档等过程进行全程管理，确保电子文件的质量。3.真实性、完整性、可读性保障原则。采取有效措施，保证电子档案的真实性、完整性和可读性，使其能够真实反映公司工作活动情况，便于长期保存和利用。4.便于利用原则。建立科学合理的电子档案管理系统，提供便捷的检索和利用服务，满足公司各项工作对电子档案的需求。二、电子文件的形成与积累（一）文件形成要求1.公司各部门在业务活动中应按照国家有关法律法规和公司相关规定，规范文件的形成过程，确保文件内容真实、准确、完整。2.电子文件应采用通用格式进行存储，如.doc、.xls、.ppt、.pdf等，确保文件能够被常用办公软件读取。3.文件形成过程中，应明确文件的责任者，确保文件信息的可追溯性。（二）文件积累1.各部门应指定专人负责本部门电子文件的积累工作，定期对电子文件进行收集、整理，确保电子文件的齐全、完整。2.电子文件积累过程中，应按照文件的类别、年度、保管期限等进行分类整理，建立清晰的文件目录，便于查找和管理。3.对于重要的电子文件，应及时备份，备份存储介质应妥善保管，定期进行检查和维护，确保数据的安全性。三、电子文件的整理与归档（一）整理原则1.遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，便于查找和利用。2.区分文件的不同保管期限，按照永久、长期、短期分别进行整理。3.电子文件应与纸质文件相对应，实现同步整理归档。（二）整理方法1.按照文件的类别、年度、保管期限等进行分类，建立文件夹结构，文件夹命名应简洁明了，能够准确反映文件内容。2.对每份电子文件进行命名，文件名应包含文件主题、日期、责任者等关键信息，确保文件名的唯一性。3.建立电子文件的元数据，元数据应包括文件的题名、责任者、日期、格式、来源等信息，以便更好地管理和检索电子文件。（三）归档要求1.各部门应在每年年底前，将本年度形成的电子文件整理归档，并向公司办公室移交。2.移交的电子文件应存储在符合长期保存要求的存储介质上，如磁带、光盘等，并确保存储介质的质量和安全性。3.公司办公室在接收各部门移交的电子文件后，应进行认真核对，确保电子文件的齐全、完整，并按照公司档案管理的有关规定进行整理和存储。四、电子档案的存储与保管（一）存储介质选择1.应选择质量可靠、性能稳定的存储介质，如磁带、光盘、硬盘等，确保电子档案能够长期安全保存。2.对于重要的电子档案，应采用多种存储介质进行备份，如异地存储等，以防止因存储介质损坏等原因导致数据丢失。（二）存储环境要求1.电子档案存储场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。2.存储场所应配备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等设施，确保电子档案的安全。（三）保管期限划分1.永久保管的电子档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司发展具有长远利用价值的电子档案，应列为永久保管。2.长期保管的电子档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的电子档案，应列为长期保管，保管期限为10年至50年。3.短期保管的电子档案：凡是反映公司短期工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的电子档案，应列为短期保管，保管期限为1年至5年。（四）保管期限变更电子档案的保管期限应根据实际情况进行定期评估，如发现档案的重要性发生变化或不再具有保存价值，应及时调整保管期限，并按照规定进行处理。（五）保管检查与维护1.公司办公室应定期对电子档案的保管情况进行检查，检查内容包括存储介质的完好性、存储环境的安全性等。2.发现问题应及时采取措施进行处理，如更换存储介质、修复存储环境等，确保电子档案的安全。3.定期对电子档案进行数据迁移和格式转换，以适应技术发展和设备更新的需要，保证电子档案的可读性和可用性。五、电子档案的利用（一）利用原则1.严格遵守国家有关法律法规和公司保密制度，确保电子档案的安全和保密。2.遵循方便快捷、高效服务的原则，为公司各项工作提供及时、准确的档案信息支持。（二）利用方式1.提供在线查阅服务。通过公司内部网络，建立电子档案查阅系统，授权相关人员在线查阅电子档案。2.提供复制服务。对于需要复制电子档案的，应按照规定办理审批手续，并确保复制件与原件一致。3.提供借阅服务。对于需要借阅电子档案的，应填写借阅申请表，经审批后，在规定时间内归还。借阅期间应妥善保管电子档案，不得擅自复制、转借或泄露档案内容。（三）利用审批1.公司内部人员查阅、复制、借阅电子档案，应填写《电子档案利用申请表》，注明利用目的、内容、范围等，经部门负责人审批后，报公司办公室审核。2.涉及公司机密的电子档案，需经公司分管领导审批后方可利用。3.外部单位查阅、复制、借阅公司电子档案，应按照国家有关法律法规和公司相关规定，办理严格的审批手续。六、电子档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对电子档案进行鉴定，确保电子档案的真实性、完整性和有效性。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。（二）鉴定组织成立由公司办公室牵头，各相关部门参与的电子档案鉴定小组，负责电子档案的鉴定工作。（三）鉴定内容1.审查电子档案的内容是否真实、准确、完整，是否符合国家有关法律法规和公司相关规定。2.评估电子档案的保管期限是否合理，是否仍具有保存价值。3.检查电子档案的存储介质是否完好，数据是否可读。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的电子档案，应填写《电子档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、保管期限等，经鉴定小组审核后，报公司分管领导审批。2.审批通过后，由公司办公室指定专人负责销毁工作，销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式等。3.销毁记录应保存备查。七、电子档案管理的监督与检查（一）监督检查职责公司办公室负责对公司各部门电子档案管理工作进行监督检查，确保电子档案管理制度的有效执行。（二）监督检查内容1.电子文件的形成、积累、整理、归档情况。2.电子档案的存储、保管、利用情况。3.电子档案管理相关制度的执行情况。（三）检查方式1.定期检查。公司办公室每年组织一次对各部门电子档案管理工作的全面检查，检查结果进行通报。2.不定期抽查。根据工作需要，对各部门电子档案管理工作进行