档案外包制度

档案外包制度一、总则（一）目的为了规范公司档案外包业务，确保档案管理工作的高效、安全、合规，特制定本制度。本制度旨在明确档案外包服务的范围、流程、各方责任以及质量控制等方面的要求，以保障公司档案管理工作的顺利开展，维护公司档案的完整性、准确性和保密性。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及档案外包服务的项目，包括但不限于档案整理、数字化加工、存储与保管等环节。适用于与公司签订档案外包服务合同的各类供应商及其工作人员。（三）基本原则1.合法合规原则：档案外包活动必须严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保档案管理工作在合法合规的框架内进行。2.安全保密原则：高度重视档案的安全与保密，采取有效措施防止档案信息泄露、丢失或损坏，维护公司的商业机密和敏感信息安全。3.质量可控原则：建立健全质量控制体系，对档案外包服务的各个环节进行全程监控，确保服务质量达到公司要求。4.责任明确原则：明确公司与外包供应商在档案管理工作中的权利和义务，避免职责不清导致的管理漏洞。二、档案外包服务内容与要求（一）档案整理1.服务内容按照公司档案分类方案和编号规则，对各类档案进行分类、排序、编目、装订等整理工作。核对档案资料的完整性，对缺失或不清晰的文件进行补充和标注。建立档案目录数据库，确保目录信息准确、完整，便于查询和检索。2.要求整理人员应具备档案管理专业知识，熟悉公司档案管理规定。整理过程中要保证档案的真实性和原始性，不得擅自篡改或销毁档案。档案整理应符合国家和行业关于档案整理的标准规范，整理后的档案应便于保管和利用。（二）档案数字化加工1.服务内容通过扫描、图像处理、数据挂接等技术手段，将纸质档案转化为电子档案，并进行存储和管理。对数字化档案进行质量检测，确保图像清晰、完整，数据准确无误。建立数字化档案的存储系统，实现档案的快速检索和在线查阅。2.要求数字化加工设备应符合国家相关标准，具备良好的稳定性和安全性。加工人员应经过专业培训，掌握数字化加工技术和质量控制要求。严格遵守数据安全规定，防止数字化过程中数据丢失、损坏或泄露。数字化档案应进行备份存储，确保数据的可靠性和可恢复性。（三）档案存储与保管1.服务内容提供安全、适宜的档案存储场所，配备必要的消防、防盗、防潮、防虫等设施设备。按照档案保管期限和类别，对档案进行分类存放，便于查找和管理。定期对档案进行盘点和检查，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题。负责档案的出入库登记和借阅管理，确保档案的流转安全。2.要求存储场所应符合国家档案保管环境要求，温湿度适宜，通风良好。建立完善的档案保管制度，明确保管人员职责，加强日常管理。对档案存储情况进行详细记录，包括档案数量、存放位置、出入库时间等信息。严格执行档案借阅审批流程，确保档案借阅的合法性和安全性。三、档案外包供应商选择与管理（一）供应商选择1.资质审查对拟参与档案外包服务的供应商进行资质审查，确保其具备合法经营资格，具有良好的商业信誉和财务状况。要求供应商提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关证件的副本，并进行核实。审查供应商的档案管理相关资质，如档案整理资质证书、数字化加工资质认证等。2.能力评估考察供应商的专业技术能力，包括档案整理、数字化加工、存储保管等方面的技术水平和经验。评估供应商的人员配备情况，确保其拥有足够数量的专业、熟练的工作人员。了解供应商的设备设施情况，是否具备满足档案外包服务需求的硬件条件。3.业绩考察查阅供应商的业绩记录，了解其以往在档案外包服务项目中的表现，包括服务质量、项目完成情况、客户评价等。实地考察供应商正在执行或已完成的类似项目，与相关客户进行沟通，获取真实的反馈意见。4.合同谈判与签订在确定供应商后，与供应商进行合同谈判，明确双方的权利义务、服务内容、质量标准、价格条款、保密责任等关键事项。合同文本应符合法律法规要求，语言严谨、条款清晰，避免模糊不清或歧义性表述。签订合同前，组织相关部门对合同进行审核，确保合同内容合法合规、风险可控。（二）供应商管理1.服务监督建立供应商服务监督机制，定期对供应商的档案外包服务工作进行检查和评估。制定详细的服务监督计划，明确监督内容、方式、频率等要求。监督人员应具备专业知识和经验，能够及时发现并指出服务过程中存在的问题。2.沟通协调与供应商保持密切的沟通协调，及时解决服务过程中出现的问题和争议。定期召开沟通会议，通报服务进展情况、存在的问题及改进措施，共同商讨解决方案。建立有效的沟通渠道，如电话、邮件、即时通讯工具等，确保信息传递及时、准确。3.考核评价定期对供应商的服务质量进行考核评价，考核结果作为支付服务费用、续签合同等的重要依据。制定科学合理的考核评价指标体系，涵盖服务质量、工作效率、安全保密、客户满意度等方面。根据考核评价结果，对表现优秀的供应商给予奖励，对存在问题的供应商提出整改要求，情节严重的采取相应的处罚措施。四、档案外包服务流程（一）项目启动阶段1.需求调研公司相关部门与档案管理部门共同开展需求调研，明确档案外包服务的具体内容、质量要求、时间节点等。收集公司现有档案的相关信息，包括档案数量、类别、保管状况等，为制定外包服务方案提供依据。2.方案制定根据需求调研结果，档案管理部门制定档案外包服务方案，明确服务范围、流程、质量标准、人员配备、费用预算等内容。组织相关部门对服务方案进行评审，确保方案的科学性、合理性和可行性。3.合同签订按照供应商选择程序，确定中标供应商后，与供应商签订档案外包服务合同。将合同副本分发给公司相关部门，明确各部门在合同执行过程中的职责和配合要求。（二）项目实施阶段1.人员培训供应商组织参与档案外包服务的工作人员进行培训，使其熟悉公司档案管理规定、服务流程和质量要求。公司档案管理部门对供应商培训情况进行监督检查，确保培训效果达到要求。2.服务开展供应商按照合同约定和服务方案要求，组织开展档案整理、数字化加工、存储保管等服务工作。公司档案管理部门安排专人负责与供应商对接，及时掌握服务进展情况，协调解决服务过程中出现的问题。3.质量控制建立质量控制体系，对档案外包服务的各个环节进行质量监控。制定质量检验标准和抽检比例，定期对服务成果进行质量检验，发现问题及时要求供应商整改。对质量问题严重或多次整改仍不符合要求的供应商，采取相应的处罚措施，直至解除合同。（三）项目验收阶段1.验收准备供应商完成档案外包服务工作后，向公司提交验收申请，并提供相关服务成果资料。公司档案管理部门组织相关人员组成验收小组，制定验收方案，明确验收内容、标准和程序。2.验收实施验收小组按照验收方案对供应商的服务成果进行实地检查和资料审核。对照合同要求和质量标准，对档案整理、数字化加工、存储保管等方面进行逐一验收，记录验收情况。3.验收结论验收小组根据验收情况出具验收报告，明确验收结论。如验收合格，公司按照合同约定支付服务费用；如验收不合格，要求供应商限期整改，整改后重新进行验收，直至验收合格为止。五、档案安全与保密管理（一）安全管理1.设施设备安全供应商应确保档案存储场所的设施设备安全可靠，定期进行维护和检查，确保消防、防盗、防潮、防虫等设施设备正常运行。对数字化加工设备进行定期维护和保养，防止因设备故障导致数据丢失或损坏。建立设施设备安全管理制度，明确安全责任人和操作规范，加强日常管理。2.人员安全对参与档案外包服务的工作人员进行安全培训，提高其安全意识和应急处理能力。为工作人员配备必要的安全防护用品，确保其在工作过程中的人身安全。制定安全应急预案，明确在发生火灾、水灾、盗窃等安全事故时的应急处置措施和责任分工。（二）保密管理1.保密制度供应商应建立严格的保密制度，明确保密责任和保密措施，确保档案信息不被泄露。与工作人员签订保密协议，明确保密义务和违约责任，加强对工作人员的保密教育和管理。2.保密措施在档案整理、数字化加工、存储保管等过程中，采取必要的保密措施，如对工作区域进行物理隔离、对存储设备进行加密处理、限制无关人员进入工作场所等。对涉及公司商业机密和敏感信息的档案，实行专人专管，严格控制接触范围。3.监督检查公司档案管理部门定期对供应商的保密工作进行监督检查，发现问题及时要求供应商整改。对违反保密规定的供应商和工作人员，依法追究其法律责任，并要求供应商采取措施消除泄密影响。六、档案外包服务费用管理（一）费用预算1.在制定档案外包服务方案时，同时编制费用预算，明确各项服务内容的费用明细，包括人员费用、设备费用、场地租赁费用、运输费用等。2.费用预算应根据市场行情、服务工作量以及公司实际需求进行合理估算，确保预算的科学性和合理性。（二）费用支付1.根据合同约定和服务进度，公司按照以下方式支付档案外包服务费用：在合同签订后，支付一定比例的预付款，作为供应商启动项目的资金保障。在项目实施过程中，根据服务进度和质量验收情况，分期支付服务费用。在项目验收合格后，支付剩余尾款。2.每次支付服务费用前，供应商应向公司提交合法有效的发票及相关服务成果资料，经公司审核无误后，按照财务规定办理支付手续。（三）费用结算与审计1.项目结束后，公司与供应商进行费用结算，核对实际发生的费用与合