近代海关档案制度

近代海关档案制度一、总则（一）目的近代海关档案制度旨在规范海关各类档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，为海关工作的开展、历史研究以及各项决策提供可靠的依据。（二）适用范围本制度适用于近代海关各部门在业务活动中形成的各类档案，包括但不限于文件、函电、报表、账册、照片、音像资料等。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映近代海关的工作实际情况，不得篡改、伪造。2.完整性原则：全面收集、整理海关业务活动中产生的各类档案，确保无重大遗漏。3.系统性原则：按照一定的逻辑和规律对档案进行分类、编号、排列，保持档案之间的有机联系。4.保密性原则：对涉及国家机密、商业秘密等敏感信息的档案，严格保密，防止泄露。二、档案的形成与收集（一）形成近代海关各部门在履行职责过程中，应及时、准确地形成各类档案。文件起草、办理过程中，承办人员要明确档案归属，确保形成的档案符合档案管理要求。（二）收集1.各部门应指定专人负责档案收集工作，定期对本部门产生的档案进行收集、整理，确保档案不丢失、不遗漏。2.对于业务活动中形成的电子档案，应按照规定的格式和存储要求进行收集，确保电子档案的可读性和可利用性。3.涉及多个部门的联合业务活动，由主办部门负责协调相关部门共同收集档案，并按照规定进行整理和归档。三、档案的整理（一）分类1.按年度分类：将档案按形成年度进行划分，便于按时间顺序查找和管理。2.按机构分类：根据海关内部机构设置，将档案分为不同的机构类别，明确各机构档案的归属。3.按问题分类：按照海关业务涉及的不同问题，如税收征管、货物监管、人员管理等进行分类，使档案更具针对性。4.按保管期限分类：分为永久、长期、短期三类，不同保管期限的档案采取不同的管理措施。（二）编号为每一份档案编制唯一的编号，编号应体现档案的分类信息和顺序号，便于快速检索和定位。（三）编目1.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等基本信息，方便查阅。2.根据档案实际情况编制卷内目录，详细记录卷内每份文件的题名、日期、页号等，便于在卷内查找具体文件。（四）装订对纸质档案进行规范装订，去除金属物，确保档案整齐、牢固，便于长期保存。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，并配备必要的设施设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案安全。2.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度一般控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。（二）保管方式1.纸质档案应分类上架存放，并定期进行检查和清点，防止档案损坏、丢失。2.电子档案应进行备份存储，采用多种存储介质，如磁带、光盘、硬盘等，并分别存储在不同的地点，确保数据安全。3.对于重要的照片、音像资料等特殊载体档案，应采取专门的保管措施，如冲印、刻录、封装等，防止影像失真。（三）保管期限1.永久保管：对涉及海关重大历史事件、重要决策、核心业务等具有长远查考利用价值的档案进行永久保管。2.长期保管：保管期限一般为30年，主要包括海关业务活动中形成的一般性文件、资料等。3.短期保管：保管期限一般为10年，如临时性的业务报表、通知等。（四）档案鉴定定期对保管期满的档案进行鉴定，由档案管理部门牵头，会同相关业务部门组成鉴定小组，根据档案的价值和保管期限，提出鉴定意见，对确无保存价值的档案进行销毁处理。五、档案的利用（一）利用原则1.遵循保密规定，在确保档案安全和保密的前提下，合理提供档案利用服务。2.坚持服务海关工作和社会利用需求相结合的原则，提高档案的利用效率。（二）利用方式1.查阅：设立档案查阅室，为利用者提供查阅档案的场所和条件。利用者需填写查阅申请表，经批准后在查阅室内查阅档案，并遵守查阅规定。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应办理借阅手续，明确借阅期限和归还时间，借阅者不得擅自转借、涂改、污损档案。3.复制：根据利用者的需求，可为其提供档案复制服务。复制档案应经档案管理部门负责人批准，并注明复制用途。（三）利用登记对档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用内容、档案编号等信息，以便跟踪和统计档案利用情况。六、档案的信息化管理（一）信息化建设规划制定近代海关档案信息化建设规划，明确信息化建设的目标、任务、步骤和保障措施，逐步实现档案管理的数字化、网络化。（二）档案数字化1.对纸质档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整，符合档案管理要求。2.建立数字化档案数据库，将扫描后的档案图像及相关元数据录入数据库，实现档案的在线检索和利用。（三）信息化系统应用1.采用先进的档案管理信息化系统，实现档案的收集、整理、保管、利用等环节的信息化管理，提高工作效率和管理水平。2.利用信息化系统对档案利用情况进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。七、档案管理人员职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善近代海关档案管理制度。2.负责海关档案的集中统一管理，指导和监督各部门的档案工作。3.组织开展档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作规范有序。4.负责档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化进程。5.参与档案鉴定和销毁工作，确保档案的安全和有效利用。（二）档案管理人员职责1.负责档案的日常收集、整理、编目、装订等工作，确保档案整理质量。2.做好档案的保管工作，定期检查档案保管状况，及时处理档案保管中出现问题。熟悉档案信息化系统操作，负责档案数据的录入、维护和管理。3.热情接待档案利用者，按照规定提供档案查阅、借阅、复制等服务，做好利用登记工作。4.协助档案管理部门负责人开展档案鉴定、销毁等工作，提供相关档案信息和建议。5.参与档案业务培训和交流活动，不断提高自身业务水平。八、监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门定期对各部门的档案工作进行检查，重点检查档案的收集、整理、保管、利用等情况，发现问题及时督促整改。2.建立档案工作考核机制，将档案工作纳入部门绩效考核内容，对档案工作成绩突出的部门和个人进行表彰奖励，对工作不力的进行批评教育。（二）外部监督