档案互查制度

档案互查制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的真实性、完整性和规范性，促进档案资源的有效利用，特制定本档案互查制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门、各分支机构以及全体员工所涉及的各类档案。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案互查工作合法合规。2.客观公正原则：互查过程中应秉持客观公正的态度，如实反映档案情况，不偏袒、不隐瞒。3.全面细致原则：对各类档案进行全面检查，不放过任何细节，确保档案质量。4.及时整改原则：对互查中发现的问题，责任部门应及时整改，确保档案管理水平不断提升。二、档案互查组织与职责（一）互查小组1.成立档案互查领导小组，由公司/组织高层领导担任组长，成员包括各相关部门负责人。领导小组负责统筹协调档案互查工作，制定互查计划，审议互查结果等。2.根据需要成立若干互查工作小组，成员由各部门档案管理人员或业务骨干组成。互查工作小组具体负责实施档案互查工作，按照互查标准对档案进行检查，并记录检查情况。（二）职责分工1.档案管理部门负责制定档案互查制度和标准，组织开展互查培训。汇总、分析互查结果，向互查领导小组汇报，并督促责任部门整改。建立档案互查工作档案，保存互查相关资料。2.各部门负责本部门档案的整理、自查，确保档案符合互查要求。配合档案管理部门开展互查工作，提供必要的资料和协助。根据互查结果，对本部门档案存在的问题进行整改，并将整改情况及时反馈给档案管理部门。三、档案互查内容与标准（一）档案整理1.分类是否合理，类目设置是否符合公司/组织实际情况和档案管理要求。2.编号是否规范，编号系统是否统一、连续，便于查找和管理。3.装订是否整齐，纸张是否完好，有无破损、褪色等情况。4.目录是否清晰，与档案内容是否对应，是否准确反映档案的基本信息。（二）档案内容1.真实性档案内容是否与实际业务相符，有无虚构、篡改等情况。相关文件、记录的签字、盖章是否齐全、真实有效。2.完整性应归档的文件材料是否齐全，有无遗漏。档案中的各项记录是否完整，如业务流程记录是否涵盖各个环节。3.准确性档案中的数据、信息是否准确无误，计算是否正确。文字表述是否清晰、准确，逻辑是否严谨。（三）档案保管1.保管环境是否适宜，有无防潮、防虫、防火、防盗等措施。2.档案存放是否有序，便于查找和利用。3.定期盘点情况，是否有盘点记录，账实是否相符。（四）档案利用1.借阅制度是否健全，借阅手续是否完备，是否有借阅登记。2.档案利用效果反馈机制是否建立，利用过程中发现的问题是否及时处理。四、档案互查周期与方式（一）互查周期1.定期互查：每年[X]月开展一次全面的档案互查工作。2.不定期互查：根据工作需要或发现的问题线索，随时组织专项互查。（二）互查方式1.现场检查：互查工作小组到各部门实地查看档案整理、保管等情况。2.资料查阅：查阅档案目录、文件材料等，核实档案内容。3.询问访谈：与档案管理人员、业务经办人员等进行询问，了解档案相关情况。五、档案互查程序（一）准备阶段1.档案管理部门制定互查工作方案，明确互查目的、范围、内容、标准、时间安排和人员分工等。2.组织互查人员培训，使其熟悉互查制度、标准和方法。3.通知各部门准备好相关档案资料，填写档案自查情况表。（二）实施阶段1.互查工作小组按照分工对各部门档案进行检查，采用现场查看、资料查阅、询问访谈等方式，详细记录检查情况，填写档案互查表。2.对检查中发现的问题，及时与被检查部门沟通确认，并要求其说明情况。（三）总结阶段1.互查工作小组对互查情况进行汇总分析，形成互查报告，报告内容包括互查基本情况、发现的问题、整改建议等。2.召开互查总结会议，向互查领导小组汇报互查结果，讨论研究整改措施。（四）整改阶段1.各部门根据互查报告中提出的问题，制定整改计划，明确整改措施、责任人及整改期限。2.档案管理部门对各部门整改情况进行跟踪检查，确保问题得到有效整改。六、档案互查结果处理（一）通报表扬对档案管理工作优秀的部门，在公司/组织内部进行通报表扬，并给予一定的奖励。（二）督促整改对互查中发现问题的部门，下达整改通知书，督促其限期整改。整改期限届满后，对整改情况进行复查。（三）责任追究对档案管理存在严重问题，违反法律法规或公司/组织规定，造成不良影响或损失的部门和个人，依法依规追究责任。七、档案互查工作档案管理（一）档案内容1.互查工作方案、计划。2.互查人员名单及分工。3.各部门档案自查情况表。4.档案互查表及检查记录。5.互查报告。6.各部门整改计划及整改情况报告。（二）保管期限档案互查工作档案保存期限为[X]年，期满后按照档案管理规定进行销毁或归档。（三）查阅利用因工作需要查阅互查工作档案的，需经档案管理部门负责人批准，并办理查阅登记手续。查阅人员不得擅自复制、