制定档案编研制度

制定档案编研制度一、总则（一）目的为加强公司档案编研工作，有效整合档案资源，充分发挥档案的价值，为公司各项工作提供有力的信息支持和决策依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案编研工作中的相关活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案编研工作合法合规。2.真实准确原则：编研内容必须基于真实、可靠的原始档案资料，保证信息的准确性和客观性。3.科学系统原则：运用科学的方法和手段，对档案进行系统整理、分析和研究，形成有序的编研成果。4.服务利用原则：以满足公司各项工作需求为出发点，注重编研成果的实用性和针对性，提高档案利用效率。二、档案编研工作组织与职责（一）组织架构公司设立档案编研工作领导小组，由公司分管领导担任组长，各部门负责人为成员。领导小组负责统筹规划公司档案编研工作，协调解决工作中的重大问题。档案编研工作日常由公司档案室负责组织实施，档案室配备专业的档案编研人员，负责具体的编研工作任务。（二）职责分工1.档案编研工作领导小组职责制定档案编研工作方针、政策和发展规划。审议档案编研工作年度计划和重要编研项目。协调解决档案编研工作中的人员、经费、设备等问题。对档案编研工作成果进行审核和评估。2.档案室职责贯彻执行档案编研工作领导小组的决策和部署，制定并实施档案编研工作年度计划。负责档案资料的收集、整理、分类、鉴定和保管，为编研工作提供基础资料支持。组织开展档案编研项目的选题、策划、编写、审核和修改等工作。建立档案编研工作台账，记录编研项目的进展情况和成果。负责档案编研成果的发布、推广和利用，收集反馈意见，不断改进编研工作。3.各部门职责负责本部门档案资料的收集、整理和移交工作，确保档案资料的完整性和准确性。配合档案室开展档案编研工作，提供相关业务资料和信息支持。根据工作需要，提出档案编研项目的需求和建议。协助档案室做好编研成果的宣传和应用工作，推动编研成果在本部门的有效利用。三、档案编研工作流程（一）选题1.需求调研档案室定期开展公司各部门档案利用需求调研，了解公司业务发展、管理决策、项目建设等方面对档案信息的需求。收集各部门提出的档案编研项目需求和建议，进行汇总分析。2.选题论证根据需求调研结果，结合公司档案资源状况和工作重点，提出档案编研选题初步方案。组织相关部门和专家对选题进行论证，评估选题的必要性、可行性和价值性。对选题进行优化调整，确定最终的档案编研项目选题。（二）策划1.组建团队根据编研项目的规模和要求，组建由档案编研人员、相关业务人员和专家组成的编研团队。明确编研团队成员的职责分工，确保编研工作有序开展。2.制定方案编研团队制定详细的档案编研工作方案，包括编研目的、内容范围、结构框架、编写要求、时间进度安排、质量控制措施等。工作方案经档案室审核后，报档案编研工作领导小组批准实施。（三）资料收集与整理1.资料收集编研人员按照编研工作方案的要求，从公司档案室及各部门收集相关档案资料。对收集到的档案资料进行登记，记录资料的名称、来源、数量、形成时间等信息。2.资料整理对收集到的档案资料进行分类、编号、编目，建立资料索引。对资料进行筛选、鉴别，剔除重复、无效和不符合要求的资料。对资料进行数字化处理，建立电子档案数据库，方便编研工作查阅和使用。（四）编写1.内容撰写编研人员按照编研工作方案确定的结构框架和编写要求，对整理好的资料进行分析、研究和综合，撰写编研内容。编研内容应做到观点正确、内容详实、逻辑清晰、语言规范。2.审核修改编研初稿完成后，由编研团队成员进行交叉审核，提出修改意见。编研人员根据审核意见进行修改完善，形成编研送审稿。将编研送审稿提交档案室审核，档案室审核通过后，报档案编研工作领导小组审定。（五）审定与发布1.审定档案编研工作领导小组对编研送审稿进行审定，重点审查编研内容的真实性、准确性、完整性和实用性。对审定中提出的问题，编研人员及时进行修改完善，确保编研成果质量。2.发布编研成果经审定通过后，由档案室负责发布。发布形式包括内部刊物、网站专栏、专题报告、资料汇编等。在发布编研成果时，应注明成果的名称、编写单位、编写人员、发布时间等信息。（六）归档与利用1.归档编研工作完成后，编研人员将编研过程中形成的各类文件材料，包括选题报告、策划方案、资料收集清单、编写初稿、审核意见、审定记录等，按照档案管理规定进行整理归档。将编研成果的纸质版和电子版一并移交公司档案室保存。2.利用公司各部门及员工可根据工作需要，查阅和利用档案编研成果。查阅利用时，应填写查阅申请表，经档案室批准后，在指定地点查阅。档案室应建立档案编研成果利用台账，记录利用情况，及时收集反馈意见，为改进编研工作提供参考。四、档案编研成果管理（一）成果形式档案编研成果形式包括但不限于以下几种：1.档案史料汇编：将分散的档案资料按照一定的主题或时间顺序进行汇编，形成系统的档案史料集。2.专题研究报告：针对公司特定的业务领域或重大事件，进行深入研究分析，形成专题研究报告。3.大事记：记录公司重要事件、活动和决策的大事记。4.组织沿革：反映公司组织发展历程、机构设置、人员变动等情况的组织沿革。5.基础数字汇编：汇集公司各类基础数据，形成数据统计分析资料。（二）版权管理1.档案编研成果的版权归公司所有。2.未经公司书面授权，任何部门和个人不得擅自将编研成果用于商业目的或向第三方提供。（三）保密管理1.对涉及公司商业秘密、技术秘密和敏感信息的编研成果，应严格按照公司保密制度进行管理。2.在编研过程中，编研人员应签订保密协议，确保编研工作中接触到的各类信息不被泄露。（四）更新与维护1.档案室定期对档案编研成果进行评估，根据公司业务发展、档案资源变化和利用反馈情况，及时更新和完善编研成果。2.对编研成果中的错误、遗漏或过时信息进行修正和补充，确保编研成果的时效性和准确性。五、档案编研工作保障措施（一）人员保障1.加强档案编研人员队伍建设，定期组织业务培训和学习交流活动，提高编研人员的业务水平和综合素质。2.鼓励编研人员参加档案专业技术职称考试和相关学术研究活动，不断提升专业能力。3.根据编研工作需要，合理配备编研人员，确保工作任务得到有效落实。（二）经费保障1.公司将档案编研工作经费纳入年度预算，确保编研工作的正常开展。2.档案编研工作经费主要用于资料收集、设备购置、人员培训、编研成果发布等方面。3.严格经费管理，确保经费使用合理、合规、透明，提高经费使用效益。（三）设备保障1.根据档案编研工作需要，配备必要的办公设备和档案编研专用设备，如计算机、打印机、复印机扫描仪、数字化设备等。2.定期对设备进行维护和更新，确保设备正常运行，满足编研工作需求。（四）制度保障1.