档案法治制度

档案法治制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，规范档案工作流程，保障档案的真实性、完整性和安全性，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本档案法治制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等过程中的管理活动。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家档案法律法规，确保档案管理活动合法合规。2.真实完整原则：档案内容必须真实反映公司各项业务活动的实际情况，保证档案的完整性。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息泄露，对涉及公司机密的档案严格保密。4.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便公司各部门及员工合理利用档案。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家档案法律法规和公司档案管理制度，制定和完善公司档案管理的具体办法和操作规程。2.负责公司各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等工作。3.定期对公司档案管理工作进行检查和评估，发现问题及时整改，并向上级领导汇报档案管理工作情况。4.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理的效率和水平。5.组织公司员工进行档案管理知识培训，提高员工的档案意识和业务能力。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案资料的齐全、完整和准确。2.按照公司档案管理部门的要求，定期将本部门整理好的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.协助档案管理部门开展档案利用工作，提供本部门相关档案资料的查询和借阅服务。4.负责本部门档案的安全保管，防止档案丢失、损坏和泄密。5.配合档案管理部门做好档案鉴定、销毁等工作。（三）员工个人职责1.员工在工作中应及时将形成的各类文件材料收集齐全，并按照档案管理要求进行整理。2.妥善保管个人工作中涉及的档案资料，不得擅自销毁、涂改或转借他人。3.在工作中需要查阅档案时，应按照规定办理借阅手续，并在规定时间内归还。4.对发现的档案问题或隐患，应及时向所在部门兼职档案员或档案管理部门报告。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在各项业务活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等各种形式的历史记录，包括但不限于：行政管理类：公司的章程、制度、会议纪要、工作计划、总结、报告、请示、批复、通知、函件等。业务经营类：合同协议、招投标文件、市场调研报告、客户资料、营销方案、财务报表、审计报告等。技术研发类：科研项目立项报告、研究成果报告、技术方案、实验数据、图纸、专利证书等。人力资源类：员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核文件、薪酬福利资料等。企业文化类：公司宣传资料、活动照片、视频、荣誉证书、员工文化作品等。2.国家法律法规规定应归档保存的文件材料。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应定期对本部门产生的文件材料进行收集，确保无遗漏。2.收集的文件材料应保持原件的完整性，不得擅自剪裁、拼凑或涂改。3.对于电子文件，应按照规定的格式和命名规则进行收集，并确保其可读性和可追溯性。（三）整理方法1.按照档案的形成时间、来源、内容等特征进行分类，一般分为一级类目、二级类目等，具体分类如下：行政管理类：可分为综合管理、行政事务、安全保卫等二级类目。业务经营类：可分为市场营销、合同管理、财务管理等二级类目。技术研发类：可分为项目研发、技术创新、知识产权等二级类目。人力资源类：可分为员工档案、培训与发展、绩效管理等二级类目。企业文化类：可分为企业形象、文化活动、员工风采等二级类目。2.对分类后的档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.按照档案的保管期限和密级要求，对档案进行划分，并分别进行整理和存放。四、档案的保管与保护（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等安全防护设施。库房内温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。2.档案库房应配备必要的办公设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。（二）保管方式1.纸质档案应按照分类编号顺序排列上架存放，便于查找和利用。2.电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保数据的安全性和完整性。电子档案应按照规定的存储格式和命名规则进行存储，并建立相应的索引目录，便于检索。3.声像档案应按照载体类型分别进行整理和保管，如照片应冲洗或扫描后进行分类装订成册，录像带、光盘等应标注相关信息并妥善保存。（三）档案保护措施1.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。检查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的可读性和完整性。3.加强对档案库房的安全管理，设置门禁系统，限制无关人员进入库房。档案管理人员应严格遵守库房管理制度，不得在库房内吸烟、使用明火或存放易燃、易爆物品。4.对档案信息进行加密处理，防止档案信息泄露。涉及公司机密的档案应严格按照保密规定进行保管和利用。五、档案的利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、及时的原则，确保档案的利用符合公司的利益和国家法律法规要求。2.档案利用应优先满足公司内部各项工作的需要，为公司的决策、管理、业务开展等提供支持。（二）利用方式1.查阅：公司员工因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。档案管理人员应按照规定提供档案查阅服务，并做好查阅记录。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、档案名称、借阅时间、预计归还时间等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。档案管理人员应在借阅期限届满时及时催还档案，确保档案按时归还。3.复制：对于确需复制的档案，应填写《档案复制申请表》，注明复制目的、档案名称、复制内容等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，由档案管理人员按照规定进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门的印章，并注明复制日期。（三）利用限制1.涉及公司机密的档案，未经公司保密委员会批准，不得查阅、借阅和复制。2.档案利用应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出公司或转借他人。3.档案利用过程中，不得对档案进行涂改、损坏、标记等操作。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、客观公正、定期进行的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。2.档案鉴定应根据国家有关规定和公司实际情况，综合考虑档案的历史价值、现实利用价值和保存价值等因素。（二）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括各部门兼职档案员和相关业务专家。档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和工作方案，组织开展档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.根据档案的保管期限、密级、内容等因素，对档案进行逐卷审查，确定档案的鉴定价值。2.对于保管期限已满且确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、形成时间、保管期限等信息，经档案鉴定工作小组审核、公司分管领导审批后，进行销毁。3.对于涉及公司机密的档案，应按照保密规定进行单独鉴定和处理，不得随意销毁。（四）销毁程序1.档案销毁应采用安全、可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。2.档案销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁工作的彻底性和安全性。3.档案销毁后，应填写《档案销毁记录》，注明档案名称、数量、销毁时间、销毁方式等信息，并由监督人员和档案管理人员签字确认。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和水平。2.通过档案信息化建设，实现档案资源的共享，为公司各部门及员工提供便捷的档案信息服务。（二）信息化管理流程1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理、数据挂接等操作，将纸质档案转化为电子档案，并按照规定的格式和命名规则进行存储。2.数据录入：将档案的基本信息、目录信息等录入档案管理信息系统，建立档案数据库。3.档案检索：利用档案管理信息系统的检索功能，通过输入关键词、档案编号、日期等信息，快速准确地查找所需档案。4.档案利用：员工可通过档案管理信息系统在线查阅、借阅、复制档案，实现档案的远程利用。5.系统维护：定期对档案管理信息系统进行维护和升级，确保系统的稳定性和安全性。同时，对档案数据进行备份，防止数据丢失。（三）信息化安全保障1.建立健全档案信息化安全管理制度，加强对档案管理信息系统的安全防护，防止网络攻击、数据泄露等安全事件的发生。2.对档案管理信息系统的用户进行权限管理，根据用户的工作职责和需求，分配相应的系统操作权限，确保档案信息的安全。3.采用加密技术对档案数据进行加密处理，确保数据在传输和存储过程中的安全性。4.定期对档案管理信息系统进行安全检查和评估，及时发现和解决安全隐患。八、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门应定期对公司各部门的档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案的收集、整理、保管、利用等情况。2.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改，并跟踪整改情况。（二）考核评价1.建立档案管理工作考核评价机制，对公司各