建立干部档案制度

建立干部档案制度一、总则（一）目的为了全面、准确、及时地反映干部的德、能、勤、绩、廉等方面情况，加强干部队伍建设，提高干部管理工作的科学化、规范化水平，特制定本干部档案制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有在职干部，包括各级管理人员、专业技术人员等。（三）基本原则1.真实性原则：干部档案内容必须真实可靠，如实反映干部的实际情况。2.完整性原则：全面收集干部各方面的信息资料，确保档案内容完整。3.保密性原则：严格保密干部档案内容，防止信息泄露。4.动态管理原则：根据干部的工作变动、考核评价等情况，及时更新档案内容。二、档案内容（一）履历材料1.干部的个人基本信息，包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、参加工作时间、学历学位、专业技术职务等。2.干部的工作经历，包括工作单位、职务、任职时间等。（二）自传材料干部本人撰写的关于自己成长经历、思想演变过程等方面的材料。（三）考核材料1.年度考核、任期考核等各类考核的结果材料。2.考核评语及等次确定依据等相关材料。（四）培训材料1.参加各类培训的学习成绩、结业鉴定等材料。2.培训期间的表现及考核情况等材料。（五）学历学位、专业技术职务（职称）、学术成果材料1.学历学位证书、学历认证报告等材料。2.专业技术职务任职资格证书、聘任文件等材料。3.发表的学术论文、著作等学术成果材料。（六）政审材料1.政治历史情况审查表等材料。2.涉及政治问题的审查结论及相关材料。（七）党团材料1.入党志愿书、入党申请书、转正申请书等入党相关材料。2.入团志愿书等入团相关材料。3.党团组织关系转移材料等。（八）奖励材料1.获得的各类奖励证书、表彰决定等材料。2.奖励事迹介绍及相关证明材料。（九）处分材料1.受到党纪政纪处分的决定、处分审批表等材料。2.处分期间的表现及解除处分的相关材料。（十）工资、任免、出国（境）等材料1.工资变动审批表、工资调整通知等工资相关材料。2.干部任免审批表、任职通知等任免相关材料。3.出国（境）审批表、护照使用记录等出国（境）相关材料。（十一）其他可供组织参考的材料1.反映干部个人特点、特长、能力等方面的材料。2.干部个人认为需要归入档案的其他重要材料。三、档案建立与收集（一）档案建立1.新入职干部在办理入职手续时，由人力资源部门负责收集其个人基本信息及相关材料，建立干部档案。2.档案建立时，应确保材料的真实性和完整性，对不符合要求的材料及时要求干部补充或更正。（二）材料收集1.各部门应定期将涉及干部的考核、培训、奖励、处分等材料报送至人力资源部门，作为干部档案的补充材料。2.干部个人应及时将本人获得的学历学位、专业技术职务（职称）、学术成果等材料报送至人力资源部门归档。3.人力资源部门应主动收集与干部相关的各类信息资料，确保档案内容的全面性。四、档案整理与分类（一）整理要求1.对收集到的干部档案材料进行认真审核，剔除重复、无效的材料。2.按照档案内容的类别进行分类整理，同一类别的材料应集中存放。3.对每份材料进行编号，以便于查找和管理。（二）分类方法1.按照档案内容的性质，分为履历材料、自传材料、考核材料、培训材料等十大类。2.每大类下再根据具体内容进行细分，如履历材料下可分为个人基本信息、工作经历等小类。五、档案保管与保密（一）保管要求1.设立专门的干部档案保管场所，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防潮防虫设施等。2.对干部档案进行定期检查，确保档案的安全和完整。发现档案损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行处理，并向上级报告。（二）保密措施1.严格限定档案管理人员的范围，档案管理人员应具备良好的政治素质和保密意识。2.档案管理人员不得擅自查阅、借阅干部档案，确因工作需要查阅的，应按照规定履行审批手续。3.对涉及干部个人隐私的信息严格保密，不得泄露给无关人员。六、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.公司/组织内部因工作需要查阅干部档案的，应填写《干部档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报人力资源部门审批。2.查阅档案时，应在指定的场所进行，不得擅自将档案带出保管场所。查阅人员不得在档案材料上涂改、圈划、抽取、撤换或损坏。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还，并在《干部档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅规定1.因特殊情况需要借阅干部档案的，应填写《干部档案借阅申请表》，经所在部门负责人和人力资源部门负责人签字同意后，报公司/组织主管领导审批。2.借阅期限一般不得超过[具体期限]，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、拍摄档案内容。借阅期满后，应及时归还档案，并在《干部档案借阅登记表》上签字确认。七、档案转递（一）转递条件1.干部因工作调动、离职、退休等原因，需要转递档案的，应按照规定办理档案转递手续。2.档案转递应在干部办理相关手续后及时进行，确保档案与干部的工作变动同步。（二）转递程序1.由人力资源部门填写《干部档案转递通知单》，并密封档案。2.通过机要交通或专人送取等方式将档案转递给接收单位，并要求接收单位在《干部档案转递回执》上签字盖章后及时返回。3.对档案转递过程中的情况进行记录，确保档案转递的准确性和安全性。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立干部档案信息化管理系统，实现档案信息的电子化存储、查询、统计和分析等功能。2.提高档案管理工作的效率和质量，为干部管理决策提供更加便捷、准确的信息支持。（二）信息录入与维护1.安排专人负责将干部档案内容录入信息化管理系统，确保录入信息的准确性和完整性。2.定期对系统中的档案信息进行更新和维护，及时反映干部的最新情况。（三）系统安全与保密1.加强干部档案信息化管理系统的安全防护，设置用户权限，防止信息泄露和非法访问。2.定期对系统进行备份，确保数据的安全性和可恢复性。九、档案审核与鉴定（一）审核内容1.对干部档案的内容进行定期审核，重点审核档案材料的真实性、完整性和规范性。2.审核档案中各项信息与干部实际情况是否相符，有无涂改、伪造等情况。（二）鉴定程序1.成立档案鉴定小组，由人力资源部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员等组成。2.鉴定小组对档案进行逐份审查，根据档案材料的保存价值和历史意义，确定档案的保管期限。3.对已到保管期限的档案进行鉴定，区分永久保存、长期保存和短期保存的档案，并提出处理意见。十、档案销毁（一）销毁条件1.对已到保管期限且无保存价值的干部档案，经档案鉴定小组鉴定后，可以进行销毁。2.对因保管不善等原因造成档案损坏、无法继续保存的，也应进行销毁。（二）销毁程序1.填写《干部档案销毁申请表》，经公司/组织主管领导批准后，方可进行销毁。2.销毁档