档案借调审批制度

档案借调审批制度一、总则（一）目的为了规范公司/组织档案借调行为，确保档案的安全与完整，维护公司/组织的合法权益，根据国家相关法律法规以及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门之间以及公司/组织与外部单位之间涉及档案借调的相关活动。（三）基本原则1.合法性原则：档案借调活动必须严格遵守国家法律法规以及行业标准的规定，确保借调行为的合法性。2.安全性原则：借调过程中要采取有效措施保障档案的实体安全和信息安全，防止档案丢失、损坏、篡改等情况发生。3.审批规范原则：所有档案借调申请均需经过严格的审批流程，确保借调行为符合公司/组织的利益和规定。4.责任明确原则：明确借调双方的责任和义务，对于因借调行为导致的档案问题，追究相关责任人的责任。二、档案借调申请（一）申请主体1.公司/组织内部各部门因工作需要借调档案时，由部门负责人作为申请主体提出借调申请。2.公司/组织与外部单位之间的档案借调，由负责与外部单位对接的相关部门或人员作为申请主体提出借调申请。（二）申请内容1.借调档案名称、数量、所属年度及保管期限等详细信息。2.借调目的，明确说明借调档案用于何种工作或项目。3.借调时间，预估借调档案的起止时间。4.归还时间承诺，借调申请中应明确借调方承诺的档案归还时间。5.借调用途说明，详细阐述借调档案在借调期间的使用计划和方式。（三）申请流程1.申请部门或人员填写《档案借调申请表》，确保各项内容填写完整、准确。2.将填写好的申请表提交至本部门负责人审核，部门负责人需对借调目的、时间、用途等进行审查，确认申请的合理性和必要性。3.经部门负责人审核通过后，申请表流转至档案管理部门。三、档案借调审批（一）审批主体档案管理部门负责人及相关领导作为档案借调审批的主体。（二）审批要点1.合法性审查：审核借调申请是否符合国家法律法规以及行业标准的要求，确保借调行为的合法性。2.安全性评估：评估借调过程中档案的安全保障措施是否到位，包括档案的运输、存储、使用等环节，防止档案出现安全问题。3.借调必要性审查：审查借调档案是否确实为工作所需，避免不必要的档案借调。4.借调时间合理性审查：审核借调时间是否合理，是否会对档案的正常管理和使用造成影响。（三）审批流程1.档案管理部门收到借调申请表后，首先对申请内容进行形式审查，检查申请表填写是否完整、规范。对于不符合要求的申请表，及时退回申请部门或人员补充完善。2.档案管理部门负责人对借调申请进行初步审核，重点审查借调的合法性、安全性及必要性等方面。如初步审核通过，将申请表提交至相关领导进行最终审批。3.相关领导根据审批要点对借调申请进行全面审查，做出审批决定。审批通过的，在申请表上签署同意意见；审批不通过的，注明原因并退回申请表。四、档案借调协议（一）协议签订主体1.公司/组织内部各部门之间的档案借调，由借调部门与档案管理部门签订借调协议。2.公司/组织与外部单位之间的档案借调，由负责与外部单位对接的相关部门或人员与外部单位签订借调协议。（二）协议内容1.双方信息：明确借调方和出借方的名称、地址、联系方式等基本信息。2.借调档案明细：详细列出借调档案的名称、数量、所属年度及保管期限等。3.借调目的：再次明确借调档案的用途。4.借调时间：具体约定借调档案的起止日期。5.归还时间：明确借调方承诺归还档案的具体时间。6.档案安全责任：明确借调期间档案安全保管的责任主体，借调方应采取必要措施确保档案安全。规定如因借调方原因导致档案损坏、丢失等情况的赔偿责任。7.档案使用规范：要求借调方按照规定的用途使用档案，并不得擅自复制、转借、涂改等。明确档案使用过程中的保密要求，借调方应对档案内容严格保密。8.违约责任：约定双方在借调协议履行过程中如出现违约行为应承担的责任。（三）协议签订流程1.借调申请经审批通过后，借调双方根据协议内容起草借调协议。2.借调双方对起草好的协议进行审核，确保协议内容符合双方意愿且不违反法律法规和公司/组织规定。3.审核通过后，借调双方在借调协议上签字盖章，正式生效。借调协议一式两份，借调方和出借方各执一份。五、档案借调实施（一）档案交付1.出借方按照借调协议约定的时间和方式，将借调档案交付给借调方。交付过程中，双方应办理交接手续，填写《档案借调交接清单》，详细记录档案的名称、数量、状态等信息，并由双方交接人员签字确认。2.交接清单一式两份，借调方和出借方各留存一份，作为档案交付及后续归还的凭证。（二）档案使用1.借调方应严格按照借调协议约定的用途使用档案，不得擅自改变档案用途。2.在档案使用过程中，借调方应妥善保管档案，采取必要的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全。3.借调方如需对借调档案进行复制，应事先征得出借方同意，并按照出借方的要求进行操作。复制后的档案应与原件具有同等法律效力，并在使用完毕后及时归还出借方。（三）档案归还1.借调方应在借调协议约定的归还时间前，将借调档案完整、无损地归还给出借方。2.归还档案时，借调方应再次与出借方办理交接手续，核对档案的名称、数量、状态等信息，确保与交接清单一致。如发现档案有损坏、丢失等情况，借调方应及时向出借方说明情况，并承担相应的赔偿责任。3.出借方在收到归还档案后，应在交接清单上注明归还日期，并签字确认。六、档案借调监督与检查（一）监督主体公司/组织的档案管理部门负责对档案借调活动进行全程监督。（二）监督内容1.借调申请审批流程的执行情况，检查是否按照规定的程序进行审批。2.借调协议的签订和履行情况，确保双方严格按照协议约定执行。3.档案借调实施过程中的安全情况，包括档案的交付、使用、归还等环节。4.档案使用规范的遵守情况，检查借调方是否按照约定用途使用档案，有无擅自复制、转借等行为。（三）检查方式1.定期检查：档案管理部门定期对档案借调情况进行检查，检查借调档案的使用情况、归还情况等，并形成检查记录。检查周期可根据实际情况确定，一般为每季度或半年进行一次全面检查。2.不定期抽查：档案管理部门不定期对部分借调档案进行抽查，重点检查档案的安全保管情况、使用规范执行情况等。对于发现的问题及时进行整改，并跟踪整改结果。（四）问题处理1.对于在监督检查过程中发现的问题，档案管理部门应及时向借调方发出整改通知，要求借调方限期整改。2.如果借调方未按照要求进行整改或整改后仍不符合规定的，档案管理部门有权暂停借调方的档案借调权限，并追究相关责任人的责任。3.对于因借调行为导致档案出现安全问题或违反使用规范的，按照借调协议的约定追究借调方的赔偿责任，并视情节轻重给予相应的纪律处分或法律追究。七、档案借调的保密规定（一）保密责任主体借调方和出借方在档案借调过程中均承担保密责任。（二）保密范围1.借调档案的内容，包括文件、资料、数据等涉及的公司/组织机密信息。2.借调过程中知晓的与档案相关的其他敏感信息，如档案的来源、用途、借调审批情况等。（三）保密措施1.借调方应对借调档案采取严格的保密措施，指定专人负责保管，存放于安全保密的场所，防止档案信息泄露。2.借调方工作人员在使用档案过程中，不得私自留存、传播档案内容，不得在非工作场所谈论档案机密信息。3.出借方应确保在档案交付过程中，对档案相关信息严格保密，不得向无关人员透露。（四）违约责任如借调方或出借方违反保密规定，导致档案信息泄露，应承担相应的违约责任，