档案局相关制度

档案局相关制度一、总则（一）目的为了加强档案局的管理，规范档案工作流程，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于档案局全体工作人员以及本局所管理的各类档案。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，依法开展档案工作。2.集中统一原则：档案实行集中统一管理，确保档案资源的整合与共享。3.真实完整原则：保证档案内容的真实性和完整性，如实反映历史事实。4.安全保密原则：加强档案安全保护，严格保密制度，防止档案信息泄露。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为社会各界提供便捷服务。二、档案管理机构及职责（一）档案局档案局是本局档案管理的主管部门，负责全局档案工作的统筹规划、组织协调、监督指导和制度建设。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的方针、政策和法律法规，制定本局档案工作规章制度并组织实施。2.负责本局各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导本局各部门的档案工作，监督检查档案管理制度的执行情况。4.组织开展档案业务培训和宣传教育活动，提高全局人员的档案意识和业务水平。5.推进档案信息化建设，提高档案管理的现代化水平。6.负责与上级档案部门及其他相关单位的业务联系与沟通。（二）档案管理人员档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案工作流程和相关法律法规。其职责如下：1.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案整理规范、有序。2.做好档案的保管工作，维护档案的安全，定期检查档案保管状况，及时处理档案保管中出现的问题。3.按照规定的程序和方法，对档案进行鉴定，提出档案存毁意见，经批准后实施。4.负责档案的统计工作，建立档案统计台账，及时准确地填报档案统计报表。5.积极为利用者提供档案查阅、借阅等服务，严格执行档案利用制度，做好利用登记和反馈工作。6.参与档案信息化建设，负责档案信息的录入、存储、检索等工作，确保档案信息的安全和有效利用。（三）各部门兼职档案员各部门应指定一名兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作。其职责包括：1.负责收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，确保文件材料的齐全、完整。2.按照档案整理要求，对本部门的文件材料进行初步整理，分类装订成册。3.定期将整理好的档案移交至档案局，并办理交接手续。4.协助档案局做好本部门档案的查阅、利用等工作。三、档案收集（一）收集范围本局档案收集范围包括但不限于以下几类：1.上级机关下发的与本局工作相关的文件、指示、通知等。2.本局制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告、会议记录、统计报表等文件材料。3.本局在业务工作中形成的各种业务文件、合同协议、项目资料、技术文件、调研成果等。4.本局机构设置、人员任免、工资福利、奖惩等方面的文件材料。5.本局组织的各类活动、培训、会议等形成的文件材料。6.本局与其他单位往来的函件、协议、合作项目资料等。7.本局收到的反映本局工作情况的来信、来访记录等。8.其他具有保存价值且与本局工作相关的文件材料。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门产生的文件材料，确保文件材料的形成与业务工作同步进行。2.收集的文件材料应保持其原始性和完整性，不得擅自涂改、伪造、损毁或丢失。3.对于重要文件材料，应进行备份或复制，以防止原件损坏或丢失。4.收集的文件材料应按照档案分类标准进行初步分类，便于后续整理工作。（三）收集时间1.日常工作中形成的文件材料，兼职档案员应在次年第一季度内收集整理完毕，并移交至档案局。2.对于重大活动、项目等形成的文件材料，应在活动结束或项目完成后及时收集整理，并在一个月内移交至档案局。四、档案整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类标准本局档案采用年度机构保管期限分类法进行分类。1.年度：按照文件材料形成的年度进行划分。例如，2023年度形成的文件材料归为一类。2.机构：按照本局内部的机构设置进行分类。如办公室、业务一科、业务二科等形成的文件材料分别归类。3.保管期限：根据文件材料的重要程度和保存价值，将档案保管期限划分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。（三）整理方法1.文书档案整理对收集到的文件材料进行清理，去除无关的纸张、附件等。按照文件的来源、时间顺序进行排列，同一来源的文件按照时间先后顺序排列。对每份文件进行编号，编写页号，确保文件的连续性和完整性编号。填写文件目录，包括文件编号、文号、责任者、题名、日期、页数、保管期限等内容。装订文件，采用左侧装订方式，确保文件整齐、牢固。编制备考表,说明本卷档案的整理情况、缺损情况及其他需要说明的事项。2.业务档案整理根据不同业务类型，制定相应的分类方案，如业务档案可按照项目名称、业务流程等进行分类。对业务文件材料进行分类整理，将相关文件材料按照分类方案进行组卷。编写卷内文件目录，注明文件编号、题名、日期、页号等信息。填写卷皮，包括案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限等内容。对业务档案进行装订或装盒，并在盒脊或卷皮上标注相关信息。（四）整理质量要求1.整理后的档案应分类准确、排列有序、编号规范、目录清晰、装订整齐。2.档案整理应符合国家和行业有关档案整理的标准和规范，确保档案质量。3.对于不符合整理要求的档案，应及时进行返工整理，直至达到质量标准。五、档案保管（一）保管场所1.档案局应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品、防盗报警装置等设施设备，并定期进行检查和维护。（二）档案装具1.根据档案的类型和数量，选择合适的档案装具，如档案柜、档案架、档案盒等。2.档案装具应符合档案保管要求，具有足够的强度和稳定性，能够保护档案不受损坏。3.档案装具应进行编号和标识，便于查找和管理档案。（三）档案存放1.档案应按照分类方案进行存放，不同年度、机构、保管期限的档案应分开存放。2.同一类档案应按照顺序依次排列，便于查找和利用。3.对于珍贵档案、重要档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密保管等。（四）保管检查1.档案管理人员应定期对档案保管状况进行检查，每月至少进行一次全面检查，每季度进行一次重点检查。2.检查内容包括档案的数量、质量、存放位置、装具状况、库房环境等，发现问题及时处理。3.对检查情况应进行详细记录，建立检查台账，以备查阅。（五）档案修复与保护1.对于破损、褪色、霉变等受损档案，应及时进行修复和保护。2.档案修复应遵循国家有关档案修复的技术标准和规范，采用科学合理的修复方法，确保档案的原始性和可读性。3.对档案修复过程中使用的材料和方法应进行记录，以备后续查阅和参考。六、档案鉴定（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案局负责人担任组长，档案管理人员、各部门兼职档案员及相关业务人员为成员。鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和方案，组织实施档案鉴定工作。（二）鉴定标准档案鉴定应根据文件材料的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断其保存价值。具体鉴定标准如下：1.反映本局主要职能活动和基本历史面貌的，对本局工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.反映本局一般工作活动，在较长时间内对本局工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。3.反映本局短期工作活动，在较短时间内对本局工作有参考价值的档案，列为短期保管。4.对于不具备保存价值的档案，经鉴定工作小组审核批准后，予以销毁。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，根据鉴定标准确定其保管期限。2.综合分析法：结合档案的形成背景、历史意义、现实作用等因素，综合分析判断档案的保存价值。3.专家论证法：对于一些专业性较强、价值难以判断的档案，可邀请相关专家进行论证，确定其保管期限。（四）鉴定程序1.档案管理人员对到期档案进行初步筛选，提出拟鉴定档案清单。2.鉴定工作小组对拟鉴定档案进行集中鉴定，逐件审查档案内容，确定保管期限。3.对确定销毁的档案，编制销毁清册，注明档案名称、文号、日期、保管期限等信息。4.销毁清册经档案局负责人审核批准后，按照规定程序进行销毁。5.对鉴定过程中形成的各类文件材料，如鉴定报告、销毁清册等，应进行整理归档，妥善保管。七、档案统计（一）统计内容档案统计内容包括档案的数量、种类、保管期限、利用情况等方面。具体统计指标如下：1.档案数量：统计本局各类档案的总卷数、件数等。2.档案种类：按照档案分类标准，统计不同类别档案的数量。3.保管期限：统计永久、长期、短期档案的数量。4.利用情况：统计档案查阅、借阅的人次、卷次等。（二）统计方法1.建立档案统计台账，对档案的收集、整理、保管、鉴定、利用等情况进行详细记录。2.定期对档案统计台账进行核对和汇总，确保统计数据的准确性。3.按照规定的统计报表格式和报送时间，及时向上级档案部门和本局领导报送档案统计报表。（三）统计分析1.对档案统计数据进行分析，了解档案工作的现状和发展趋势，发现存在的问题和不足。2.根据统计分析结果，提出改进档案工作的建议和措施，为档案管理决策提供依据。3.定期撰写档案统计分析报告，总结档案工作的成绩和经验，提出下一步工作目标和计划。八、档案利用（一）利用范围本局档案主要为以下人员和单位提供利用服务：1.本局工作人员在工作中因查阅档案资料、办理业务等需要，可申请查阅、借阅档案。2.上级机关、其他相关单位因工作需要，经本局同意后，可查阅本局相关档案。3.社会各界因研究、编史修志等需要，按照规定程序，可查阅本局公开的档案资料。（二）利用方式1.查阅：利用者可到档案局档案查阅室查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助和指导。2.借阅：本局工作人员因工作需要确需借阅档案的，应填写借阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案局办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。3.复制：利用者如需复制档案资料，应填写复制申请表，经档案局负责人批准后，由档案管理人员按照规定进行复制，并收取相应的复制费用。（三）利用程序1.查阅程序利用者到档案局查阅档案时，应先向档案管理人员说明查阅目的和范围。档案管理人员根据利用者的需求，提供相应的档案资料，并协助利用者进行查阅。利用者查阅档案时，应在档案查阅登记簿上进行登记，注明查阅日期、档案名称、卷号、查阅人等信息。查阅完毕后，利用者应将档案资料归还档案管理人员，档案管理人员应检查档案资料是否完整、无损。2.借阅程序本局工作人员填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、卷号、借阅期限、借阅用途等信息。申请表经所在部门负责人签字批准后，提交至档案局。档案局档案管理人员对借阅申请进行审核，审核通过后，办理借阅手续，向借阅者发放档案。借阅者应按照规定的借阅期限归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。借阅者归还档案时，档案管理人员应检查档案的完整性和无损情况，如有损坏或丢失，应按照规定进行处理。3.复制程序利用者填写复制申请表，注明复制档案的名称、卷号、复制内容、复制用途等信息。申请表经档案局负责人签字批准后，档案管理人员按照规定进行复制。复制完成后，档案管理人员对复制件进行核对，确保复制内容准确无误。利用者支付复制费用后，档案管理人员将复制件提供给利用者，并在复制申请表上注明复制情况。（四）利用登记与反馈1.档案管理人员应建立档案利用登记簿，对档案查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用内容、归还时间等信息。2.定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案利用的频率、范围和效果等，为档案管理工作提供参考依据。3.收集利用者对档案利用工作的意见和建议，及时改进档案利用服务，提高档案利用效率和质量。九、档案信息化建设（一）建设目标1.建立本局档案信息管理系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理的效率和水平。2.实现档案信息的快速检索和共享，为利用者提供便捷的档案查阅服务。3.加强档案信息安全管理，确保档案信息的安全和保密。（二）数字化加工1.对本局保存的重要档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合国家相关标准