招标代理档案制度

招标代理档案制度一、总则（一）目的为加强招标代理机构档案管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在招标代理业务中的作用，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本招标代理机构在从事招标代理业务过程中形成的各类档案，包括但不限于招标项目文件、投标文件、评标报告、合同文件、往来函件、会议纪要等。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映招标代理业务活动的全过程，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集与招标代理业务相关的各种文件资料，保证档案的完整性。3.系统性原则：按照一定的分类标准和方法，对档案进行科学整理，使其具有系统性和逻辑性。4.保密性原则：对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格保密，防止泄露。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，方便业务人员和相关部门查阅使用。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善本公司档案管理制度，并组织实施。2.统筹规划档案管理工作，合理配置档案管理资源，确保档案管理工作的顺利开展。3.负责档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作，对档案进行规范化管理。4.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，提高档案查询效率。5.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，实现档案信息资源的共享和利用。6.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案管理培训，提高档案管理人员的业务水平。（二）业务部门职责1.负责本部门在招标代理业务活动中形成文件资料的收集、整理，并及时移交档案管理部门归档。2.按照档案管理要求，规范业务文件的形成和流转，确保文件资料的质量和完整性。3.在业务活动中，严格遵守档案管理规定，不得擅自销毁、涂改、丢失档案资料。4.根据工作需要，及时向档案管理部门查阅相关档案资料，并在使用后按时归还。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理制度，负责档案的日常管理工作。2.做好档案的收集、整理、分类编目、装订、上架等工作，确保档案的整齐规范。3.负责档案的保管和安全防护，定期检查档案保管状况，采取有效措施防止档案损坏、丢失和泄密。4.按照规定的程序和方法，为利用者提供档案查阅、借阅等服务，做好利用登记和跟踪管理。5.参与档案的鉴定和销毁工作，对拟销毁的档案进行审核，并做好销毁记录。6.积极参与档案信息化建设，录入和维护档案信息，提高档案管理的信息化水平。三、档案收集（一）收集范围1.招标项目前期文件，包括招标人委托代理协议、项目立项批复、资金来源证明等。2.招标公告、招标文件、资格预审文件及相关澄清、修改文件。3.投标文件，包括投标函、投标报价表、技术规格偏离表、资格证明文件等。4.开标记录、评标报告、中标候选人公示及中标通知书。5.合同文件，包括招标人与中标人签订的合同文本及补充协议。6.招标代理过程中与招标人、投标人、评标专家等相关方的往来函件、会议纪要、电话记录等。7.项目验收文件，包括验收报告、质量评估报告等。8.其他与招标代理业务相关的文件资料，如项目总结、业绩证明材料等。（二）收集要求1.各业务部门应指定专人负责文件资料的收集工作，确保文件资料的及时、完整收集。2.在业务活动中形成的文件资料，应按照规定的格式和要求进行整理，字迹清晰、内容完整、签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并与纸质文件同步收集。电子文件应存储在安全可靠的介质上，并按照档案管理要求进行命名和分类。4.档案管理人员应定期对各业务部门的文件资料收集情况进行检查和督促，发现问题及时通知相关部门整改。四、档案整理（一）分类标准1.项目类别：按照招标项目的行业类型、性质等进行分类，如工程建设项目、货物采购项目、服务采购项目等。2.时间顺序：按照招标项目的实施时间顺序，将档案分为前期文件、招标阶段文件、评标阶段文件、合同签订及履行阶段文件等。3.文件性质：将档案分为行政文件、业务文件、技术文件、财务文件等。（二）整理方法1.对收集到的文件资料进行审核，剔除重复、无效的文件。2.按照分类标准，对文件进行分类编号，编制档案目录。3.对每份文件进行装订，确保文件整齐、牢固。装订时应注意保持文件的原貌，不得随意裁剪或损坏文件。4.对电子文件进行整理，建立电子文件目录，与纸质文件目录相对应，确保电子文件与纸质文件的一致性。五、档案归档（一）归档流程1.业务部门整理好的文件资料，经部门负责人审核签字后，移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的文件资料进行再次审核，检查文件的完整性、准确性和规范性。审核无误后，办理档案交接手续。3.档案管理人员按照档案整理要求，对归档文件进行进一步整理和编目，将其归入相应的档案类别和保管期限。4.将归档文件装入档案盒，在档案盒上标明档案类别、项目名称、保管期限等信息，并上架存放。（二）归档时间1.对于招标项目，在项目结束后[X]个工作日内完成档案归档工作。2.对于定期形成的文件资料，如月度报表、季度总结等，应在次月[X]个工作日内归档。六、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应保持清洁、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度监测设备、防虫药品等，确保档案的安全保管。（二）保管方式1.档案应按照分类和编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.对于纸质档案，应采用档案盒或档案柜进行保管，档案盒和档案柜应标明档案类别、项目名称、保管期限等信息。3.对于电子档案，应采用光盘、硬盘等存储介质进行备份，并按照档案管理要求进行分类存储。电子档案应定期进行检查和维护，确保数据的安全性和完整性。（三）保管期限1.招标代理档案的保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案包括：涉及国家重大利益、重要政策法规的项目档案；具有重要历史价值和查考利用价值的项目档案；其他需要永久保存的档案。3.长期保管的档案期限为[X]年，包括：一般项目的招标代理档案；具有一定查考利用价值的项目档案；其他需要长期保存的档案。4.短期保管的档案期限为[X]年，包括：一般性业务文件、临时性项目文件等。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，每季度进行一次局部清查。2.清查内容包括档案的数量、保管状况、利用情况等，发现问题及时采取措施进行处理。3.清查结束后，应编制档案清查报告，对档案清查情况进行总结和分析，并提出改进措施和建议。七、档案利用（一）利用范围1.本公司内部业务人员因工作需要查阅档案。2.招标人、监管部门等相关单位因工作需要查阅档案。3.司法机关、审计部门等因办案需要查阅档案。（二）利用流程1.内部查阅：本公司业务人员如需查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案管理人员应按照规定提供档案查阅服务，并做好查阅登记。2.外部查阅：招标人、监管部门等相关单位如需查阅档案，应出具单位介绍信或查阅函，注明查阅目的、查阅内容等信息。档案管理部门对查阅申请进行审核，经公司领导批准后，按照规定提供档案查阅服务，并做好查阅登记。查阅人员不得擅自复制、摘抄档案内容，如需复制或摘抄，应另行办理审批手续。3.司法机关、审计部门查阅：司法机关、审计部门等因办案需要查阅档案，应出具相关法律文书或审计通知书。档案管理部门对查阅申请进行审核，经公司领导批准后，按照规定提供档案查阅服务，并做好查阅登记。查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。（三）利用登记1.档案管理人员应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅等利用情况进行详细记录。2.登记内容包括利用者姓名、单位、查阅时间、查阅内容、归还时间等信息。3.档案利用登记记录应妥善保管，以备查询。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、慎重决定的原则。2.根据档案的保管期限、现实利用价值和历史价值等因素，对档案进行科学鉴定。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人、财务人员等组成。档案鉴定小组负责对拟销毁的档案进行审核和鉴定。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐卷审查，分析档案的内容、来源、形成时间、保管期限等因素，判断其是否仍具有保存价值。2.对于保管期限已满但仍具有重要查考利用价值的档案，应延长保管期限；对于已失去保存价值的档案，应提出销毁意见。（四）销毁程序1.档案鉴定小组提出销毁意见后，报公司领导审批。2.经公司领导批准后，档案管理部门负责组织档案销毁工作。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。3.档案销毁后，应在档案销毁清册上签字确认，并将档案销毁清册永久保存。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率，降低档案管理成本，提升档案服务水平。3.加强档案信息安全管理，确保档案信息的安全和保密。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理、数据录入等工作，将纸质档案转化为电子档案，实现档案信息的数字化存储。2.档案管理系统建设：开发或选用适合本公司的档案管理系统，实现档案管理流程的信息化，包括档案收集、整理、归档、保管、利用、鉴定、销毁等环节的管理。3.档案信息安全管理：建立健全档案信息安全管理制度，采取数据备份、加密存储、用户认证、访问控制等措施，确保档案信息的安全和保密。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，按照