档案安全巡查制度

档案安全巡查制度一、总则（一）目的为了加强公司档案安全管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本档案安全巡查制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位的档案安全巡查工作。（三）基本原则档案安全巡查工作应遵循预防为主、全面覆盖、及时整改的原则，确保档案实体安全和信息安全。二、巡查职责（一）档案管理部门职责1.负责制定档案安全巡查计划，并组织实施。2.定期对档案库房、办公区域等进行巡查，检查档案保管环境、设施设备运行情况等。3.对巡查中发现的问题及时记录，并督促相关部门进行整改。4.建立档案安全巡查档案，对巡查情况进行详细记录和分析。（二）各部门职责1.负责本部门档案的日常管理和安全自查工作。2.配合档案管理部门的巡查工作，提供必要的协助和信息。3.对巡查中发现的涉及本部门的问题及时进行整改。（三）巡查人员职责1.按照巡查计划和要求，认真开展巡查工作，如实记录巡查情况。2.对巡查中发现的安全隐患及时报告，并提出整改建议。3.保守巡查工作中涉及的机密信息。三、巡查内容（一）档案实体安全1.档案库房环境温度、湿度是否符合规定要求，温湿度记录是否完整准确。清洁卫生状况，是否有灰尘、虫害等。防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘等设施设备是否完好有效。2.档案保管情况档案存放是否整齐有序，标识是否清晰。档案装订、编目、装盒等是否规范。档案有无破损、褪色、霉变等情况。3.档案整理情况档案分类是否合理，编号是否规范。档案目录是否与实体相符，检索工具是否齐全有效。（二）档案信息安全1.计算机系统安全档案管理系统的用户权限设置是否合理，是否存在越权操作。计算机病毒防护措施是否到位，是否定期进行病毒查杀。数据备份是否及时、完整，备份存储介质是否妥善保管。2.网络安全档案管理网络是否安全，是否采取防火墙、入侵检测等安全防护措施。网络访问是否进行身份认证和授权，是否存在非法访问。3.数据安全档案数据的保密性、完整性和可用性是否得到保障。数据传输是否加密，防止数据泄露。（三）档案设施设备运行情况1.档案库房照明、通风、空调等设施设备是否正常运行。2.消防设施设备是否完好有效，消防通道是否畅通。3.监控系统是否正常工作，录像资料是否保存完整。四、巡查方式（一）定期巡查档案管理部门每月至少组织一次全面的档案安全巡查，对档案实体安全、信息安全和设施设备运行情况进行检查。（二）专项巡查根据档案管理工作的需要，针对特定时期、特定档案或特定问题开展专项巡查。如在档案整理期间、重要活动前后等进行专项巡查。（三）不定期抽查档案管理部门不定期对各部门的档案安全情况进行抽查，重点检查档案整理、保管等情况。五、巡查程序（一）准备阶段1.制定巡查方案，明确巡查目的、范围、内容、方法和人员分工。2.准备巡查所需的工具和表格，如温湿度计、手电筒、巡查记录表等。（二）实施阶段1.巡查人员按照巡查方案和分工，对档案库房、办公区域等进行实地检查。2.认真观察档案保管环境、设施设备运行情况等，查阅相关记录和资料。3.对发现的问题进行详细记录，填写巡查记录表，注明问题所在位置、问题描述、发现时间等。（三）总结阶段1.巡查结束后，巡查人员及时对巡查情况进行汇总分析，形成巡查报告。2.巡查报告应包括巡查基本情况、发现的问题、整改建议等内容。3.将巡查报告提交给档案管理部门负责人审核。六、问题处理（一）一般问题对于巡查中发现的一般问题，如档案摆放不整齐、标识不清晰等，巡查人员应现场提出整改意见，要求相关部门立即进行整改。（二）重大问题对于巡查中发现的重大问题，如档案库房漏水、计算机系统故障等，巡查人员应立即报告档案管理部门负责人，并采取临时措施，防止问题进一步扩大。档案管理部门负责人应及时组织相关人员进行研究，制定整改方案，明确整改责任人和整改期限，督促整改落实。（三）整改跟踪档案管理部门对问题整改情况进行跟踪检查，确保整改工作按时完成，整改效果符合要求。对整改不力的部门和个人，进行通报批评，并责令重新整改。七、培训与教育（一）培训内容1.档案安全法律法规和行业标准。2.档案安全巡查制度和流程。3.档案保管、整理、利用等方面的安全知识和技能。（二）培训方式1.定期组织集中培训，邀请专家或业务骨干进行授课。2.发放宣传资料，供员工自学。3.开展案例分析，通过实际案例提高员工的安全意识。（三）教育要求1.全体员工应积极参加档案安全培训和教育活动，认真学习相关知识和技能。2.各部门应将档案安全培训和教育纳入日常工作安排，确保员工熟悉档案安全要求。八、应急处置（一）应急预案制定档案管理部门应制定档案安全应急预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、应急响应程序、处置措施等内容。（二）应急演练定期组织档案安全应急演练，检验应急预案的可行性和有效性，提高员工的应急处置能力。（三）应急处置措施发生档案安全事故时，应立即启动应急预案，采取以下措施：1.保护现场秩序，防止事故扩大。2.及时抢救受损档案，尽量减少损失。3.迅速报告上级主管部门和相关部门，配合有关部门进行调查处理。4.对事故原因进行分析，总结经验教训，完善档案安全管理制度和措施。九、监督与考核（一）监督检查公司内部审计部门或其他相关部门定期对档案安全巡查制度的执行情况进行监督检查，确保制度的有效实施。（二）