局档案保密制度

局档案保密制度一、总则（一）目的为加强本局档案的保密管理，确保档案信息的安全与完整，防止档案信息泄露，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本局各部门及全体工作人员在档案的收集、整理、保管、利用、销毁等过程中的保密工作。（三）基本原则1.依法保密原则：严格遵守国家法律法规，依法履行保密义务，确保档案保密工作合法合规。2.预防为主原则：强化保密意识，加强保密教育，完善保密措施，从源头上防止档案信息泄露。3.突出重点原则：对涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等重要档案信息，实行重点保护。4.严格管理原则：规范档案管理流程，加强对档案管理人员的监督和管理，确保保密制度的有效执行。二、档案保密工作组织与职责（一）保密工作领导小组成立以局领导为组长，各部门负责人为成员的档案保密工作领导小组，负责全局档案保密工作的领导、决策和协调。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案保密工作的方针、政策和法律法规。2.审定本局档案保密制度及相关规定。3.研究解决档案保密工作中的重大问题。4.监督检查档案保密制度的执行情况。（二）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案保密管理制度，明确档案管理各环节的保密要求和操作规范。2.组织开展档案保密宣传教育和培训工作，提高全体工作人员的保密意识和技能。3.对档案的收集、整理、保管、利用、销毁等工作进行指导和监督，确保档案保密措施落实到位。4.负责档案库房的安全管理，配备必要的保密设施设备，保障档案信息安全。5.定期对档案保密工作进行检查和评估，及时发现和整改存在的问题。（三）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、移交等工作，并按照档案保密制度的要求，做好本部门档案的保密管理。2.对本部门工作人员进行档案保密教育，督促其遵守档案保密规定。3.在利用档案时，严格履行审批手续，确保档案信息不被泄露。（四）档案工作人员职责1.认真学习和掌握档案保密知识和技能，严格遵守档案保密制度。2.负责档案的具体管理工作，确保档案的安全与完整。3.对档案的查阅、借阅、复制等情况进行详细登记，严格按照规定办理相关手续。4.发现档案信息泄露或可能泄露的情况，及时报告并采取措施进行处理。三、档案保密管理措施（一）档案收集与整理1.在档案收集过程中，各部门应明确专人负责，确保档案材料的真实性、完整性和准确性。对涉及保密内容的档案，应严格按照保密要求进行收集，避免在收集过程中出现信息泄露。2.档案整理人员在整理档案时，应严格遵守保密规定，对涉及保密的文件、资料等进行单独整理和存放，防止与其他档案混淆。同时，要对档案进行分类、编号、编目等工作，确保档案管理的规范化。（二）档案保管1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全设施，确保档案的安全保管。2.对档案实行分类存放，按照档案的类别、年度、保管期限等进行排列，便于查找和管理。对涉及保密的档案，应设置专门的保密专柜进行存放，并采取必要的加密措施。3.建立档案保管账目，详细记录档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息，做到账物相符。定期对档案进行清查盘点，确保档案数量准确、质量完好。4.档案库房应配备专人负责管理，管理人员应严格遵守库房管理制度，不得擅自离岗。非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。（三）档案利用1.严格档案查阅、借阅审批制度。本局工作人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人审核同意后，报档案管理部门审批。查阅涉及保密的档案，须经局领导批准。2.外单位人员查阅本局档案的，应持单位介绍信，经本局档案管理部门负责人审核同意后，报局领导批准。查阅过程中，应安排专人陪同，不得擅自摘抄、复制、拍照等。3.借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人审核同意后，报档案管理部门审批。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注等。4.档案利用过程中，档案管理人员应严格监督利用情况，确保档案信息不被泄露。利用完毕后，应及时收回档案，并进行认真核对，如有损坏或丢失，应及时查明原因并追究相关人员责任。（四）档案信息化管理1.加强档案信息化建设，建立档案管理信息系统，对档案进行数字化管理。在档案数字化过程中，应采取必要的保密措施，确保档案信息的安全。2.对档案管理信息系统的用户进行权限管理，根据用户的工作职责和需要，设置不同的访问权限，防止未经授权的人员访问档案信息。3.定期对档案管理信息系统进行安全检查和维护，及时更新系统安全补丁，防止黑客攻击、病毒感染等安全事件的发生。（五）档案销毁1.对已超过保管期限或失去保存价值的档案，应按照规定进行销毁。销毁档案前，应填写《档案销毁申请表》，经档案管理部门审核，报局领导批准。2.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行。销毁过程中，应确保档案信息彻底销毁，无法恢复。销毁完毕后，应填写《档案销毁登记表》，记录销毁档案的名称、数量、时间等信息。3.对涉及保密的档案，销毁时应采取更为严格的保密措施，防止档案信息泄露。四、档案保密监督与检查（一）定期检查档案管理部门应定期组织对档案保密工作进行检查，检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案保管条件、档案利用审批手续等。对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，责令相关部门或人员限期整改。（二）不定期抽查保密工作领导小组应不定期对档案保密工作进行抽查，重点检查涉及保密的档案管理情况。对抽查中发现的违规行为，应及时进行纠正，并按照有关规定追究相关人员责任。（三）专项检查针对档案管理中的重点环节和关键部位，如档案数字化、档案利用高峰期等，适时开展专项保密检查，确保档案保密工作万无一失。五、档案保密教育与培训（一）教育内容1.国家有关档案保密工作的法律法规和政策文件。2.本局档案保密制度及相关规定。3.档案保密知识和技能，如档案整理、保管、利用、销毁等环节的保密要求。4.典型案例分析，通过剖析档案信息泄露案例，提高全体工作人员的保密意识和防范能力。（二）培训方式1.定期组织集中培训，邀请专家学者或保密部门工作人员进行授课，系统讲解档案保密知识和技能。2.开展专题讲座，针对档案管理中的热点难点问题，邀请相关人员进行专题讲座，拓宽工作人员的知识面。3.利用内部网络、宣传栏等形式，宣传档案保密知识和工作动态，营造良好的保密氛围。4.组织保密知识竞赛、演讲比赛等活动，激发工作人员学习档案保密知识的积极性。（三）培训要求1.全体工作人员应积极参加档案保密教育与培训，认真学习相关知识和技能，提高自身保密素质。2.档案管理部门应建立培训档案，记录工作人员的培训情况，作为绩效考核和岗位晋升的重要依据。六、档案保密责任追究（一）责任界定1.因故意或过失导致档案信息泄露的，应追究相关人员的责任。2.违反档案保密制度，擅自查阅、借阅、复制、销毁档案或在档案上涂改、圈划、批注等的，应追究相关人员的责任。3.对档案保密工作不重视，未履行保密职责，导致档案管理出现安全隐患的，应追究相关部门负责人的责任。（二）责任追究方式1.批评教育。对情节较轻的违规行为，给予批评教育，责令其改正。2.警告处分。对违反档案保密制度，造成一定影响的，给予警告处分。3.记过、记大过处分。对违规行为较为严重，给档案保密工作造成较大损失的，给予记过、记大过处分。4.降职、撤职处分。对违规行为严重，给档案保密工作造成重大损失的，给予降职、撤职处分。5.法律追究。对违反法律法规，构成犯罪的，依法追究刑事责