动迁档案归档制度

动迁档案归档制度一、总则（一）目的动迁档案归档制度旨在规范动迁档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，为动迁工作提供可靠的依据和支持，维护动迁当事人的合法权益，促进动迁工作的顺利开展。（二）适用范围本制度适用于公司/组织在动迁项目中形成的各类档案，包括动迁规划、动迁协议、补偿安置资料、动迁过程中的各类文件、照片、影像等相关资料。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映动迁工作的实际情况，不得虚假或篡改。2.完整性原则：全面收集动迁过程中产生的各类文件资料，确保档案的完整性。3.准确性原则：档案信息准确无误，数据、事实等应准确可靠。4.系统性原则：对档案进行科学分类、整理，使其具有系统性和逻辑性。5.安全性原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。二、归档范围与内容（一）动迁规划类1.动迁项目的可行性研究报告、立项批复等文件。2.动迁区域的规划图纸、红线图等。3.动迁工作的总体方案、实施计划等。（二）动迁协议类1.与动迁户签订的动迁补偿协议、安置协议等。2.协议签订过程中的相关会议纪要、协商记录等。（三）补偿安置资料类1.动迁户的房屋产权证明、土地使用证等相关证件复印件。2.动迁户的人口信息、安置情况统计资料。3.补偿费用的计算依据、发放记录等。（四）动迁过程文件类1.动迁公告、通知、通告等文件。2.动迁工作中的各类请示、报告、批复等。3.动迁过程中的协调会议记录、工作简报等。（五）影像资料类1.动迁区域的现状照片、录像等。2.动迁过程中的重要活动、场景照片、录像等。3.动迁户搬迁前后的房屋照片等。（六）其他相关资料1.动迁工作中涉及的法律文件、政策依据等。2.动迁工作中的信访、投诉处理记录等。三、归档要求（一）文件材料要求1.归档的文件材料应原件齐全，如有复印件需注明原件存放处，并经核对无误。2.文件材料应字迹清晰、内容完整，签字盖章等手续完备。3.禁止使用铅笔、圆珠笔等不耐久书写材料书写文件。（二）整理要求1.按照档案形成的时间顺序、类别等进行分类整理，保持档案的系统性和逻辑性。2.每份文件材料应单独装订或装盒，并在首页附上文件目录，注明文件名称、日期、编号等信息。3.对于纸张规格不一致的文件材料，应进行裱糊或折叠处理，使其规格统一。（三）编号要求1.为便于档案的管理和查找，对归档的档案进行统一编号。编号应具有唯一性和系统性。2.编号可采用分类编号与流水编号相结合的方式，如“动迁规划001”、“动迁协议001”等。（四）电子档案要求1.对于重要的文件材料，应同时形成电子档案。电子档案应与纸质档案内容一致，并进行规范命名和存储。2.电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行备份。存储介质应标明档案名称、日期等信息。四、归档流程（一）收集1.动迁工作各环节产生的文件材料由相关部门或人员负责及时收集，确保文件材料不遗漏。2.收集的文件材料应进行初步整理，检查文件的完整性和准确性。（二）移交1.各部门或人员在完成文件材料的收集整理后，应及时移交至档案管理部门。2.移交时应填写档案移交清单，注明移交档案的名称、数量、日期等信息，并由双方签字确认。（三）审核1.档案管理部门接收移交的档案后，应对档案进行审核，检查档案的整理质量、内容完整性等是否符合要求。2.对于不符合要求的档案，应及时退回相关部门或人员进行补充完善。（四）归档1.经审核合格的档案，按照归档要求进行分类、编号、装订等处理后，正式归档入库。2.档案管理人员应将归档情况记录在档案管理台账上，便于查询和统计。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应保持清洁、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、防虫药品、温湿度调节设备等。2.档案柜、货架应牢固、耐用，便于档案的存放和查找。（三）档案保管期限1.根据动迁档案的重要性和保存价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要是涉及动迁工作的重要文件、协议等；长期保管的档案期限一般为30年左右；短期保管的档案期限一般为10年左右。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，一般每年进行一次全面清查，确保档案的数量、质量等与档案管理台账一致。2.在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并采取相应的补救措施。六、档案利用（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合规、合理的原则，确保档案的安全和保密性。2.严格按照档案利用审批程序办理，未经批准不得擅自查阅、借阅档案。（二）利用范围1.公司/组织内部工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.动迁当事人因自身权益需要查阅相关档案。3.司法机关、行政机关等依法查阅档案。（三）利用程序1.查阅、借阅档案应填写档案利用申请表，注明利用目的、查阅内容等信息。2.申请表经所在部门负责人审核签字后，报档案管理部门审批。3.档案管理部门根据审批意见，为利用者提供相应的档案，并办理查阅、借阅登记手续。4.利用者应在规定的时间内归还档案，不得擅自转借、涂改、损毁档案。（四）利用记录1.档案管理部门应对档案利用情况进行详细记录，包括利用者姓名、部门、利用时间、利用内容等信息。2.利用记录应妥善保存，以便日后查询和统计。七、档案保密（一）保密制度1.建立健全档案保密制度，明确档案管理人员和利用者的保密职责。2.对涉及动迁户个人隐私、商业秘密等敏感信息的档案，应严格保密。（二）保密措施1.档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。2.档案管理人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。3.在档案利用过程中，利用者应妥善保管档案，不得在非规定场所查阅、讨论档案内容。（三）保密教育1.定期对档案管理人员和涉及档案工作的人员进行保密教育，提高保密意识。2.保密教育应包括法律法规、保密制度、保密技能等方面的内容。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立动迁档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.通过信息化手段提高档案管理工作的效率和质量，方便档案的查询和利用。（二）数据录入与维护1.对已归档的档案进行数字化扫描，将扫描后的电子文件录入信息化管理系统。2.定期对信息化管理系统中的档案数据进行维护，确保数据的准确性和完整性。（三）系统安全管理1.加强信息化管理系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备。2.对系统用户进行权限管理，严格控制用户的操作权限，防止数据泄露和非法操作。（四）信息化应用推广1.积极推广档案信息化管理系统的应用，提高公司/组织内部工作人员对信息化管理系统的使用能力。2.通过信息化管理系统实现档案资源的共享，为动迁工作提供更好的支持。九、监督与检查（一）监督机制1.建立档案管理监督机制，对档案归档、保管、利用等环节进行全程监督。2.公司/组织内部设立档案管理监督小组，定期对档案管理工作进行检查和评估。（二）检查内容1.档案归档是否及时、完整，整理是否规范。2.档案保管场所和设备是否符合要求，档案是否安全。3.档案利用是否符合规定，利用记录是否完整。4.档案信息化管理