漳州档案封存制度

漳州档案封存制度一、总则（一）目的为了规范漳州地区档案封存工作，确保档案的安全与机密性，保障公民、法人和其他组织的合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本地区实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于漳州地区各级各类机关、企事业单位、社会团体以及其他组织在档案管理过程中涉及的档案封存工作。（三）基本原则1.合法性原则：档案封存工作必须严格遵守国家法律法规，确保程序合法、操作规范。2.保密性原则：对封存档案的内容严格保密，防止信息泄露。3.安全性原则：采取有效措施保障封存档案的实体安全，防止档案损坏、丢失。4.可追溯性原则：对档案封存的全过程进行详细记录，以便查询和追溯。二、档案封存的范围与条件（一）封存范围1.涉及个人隐私、商业秘密、国家机密等不宜公开的档案。2.根据法律法规规定或相关部门要求需要封存的档案。3.历史遗留且具有重要价值但暂时不宜开放利用的档案。（二）封存条件1.档案所涉及的事项处于保密期限内。2.档案内容可能对特定个人、组织或社会造成不良影响，在规定期限内需要限制使用。3.按照上级主管部门或相关部门的专项要求进行封存。三、档案封存的流程（一）申请1.档案保管部门或相关业务部门根据档案封存的范围与条件，填写《档案封存申请表》，详细说明申请封存档案的名称、数量、保管期限、封存原因等信息。2.将申请表提交至本单位档案管理负责人审核。（二）审核1.档案管理负责人对申请表进行审核，核实申请封存档案的必要性、合法性及相关信息的准确性。2.对于涉及重要机密或敏感信息的档案封存申请，需报单位主管领导审批。（三）审批1.经档案管理负责人审核通过后，申请表提交至单位主管领导审批。2.主管领导根据实际情况做出批准或不批准的决定，并签署审批意见。（四）封存实施1.获得批准后，档案保管部门安排专人负责档案封存工作。2.封存人员对拟封存档案进行整理、清点，确保档案数量准确、内容完整。3.采用专用的档案封存设备和材料，如密封箱、密封条、封条标识等，对档案进行密封包装。4.在密封包装上加盖单位公章或档案管理部门印章，并注明封存日期、期限、档案名称等信息。（五）存储1.将封存后的档案存放在专门的档案库房或存储设施中，确保存储环境安全、稳定。2.对档案存储位置进行详细记录，建立档案封存存储台账，注明档案名称、数量、封存日期、期限、存储位置等信息。（六）登记1.档案管理部门对档案封存的全过程进行详细登记，包括申请、审核、审批、封存实施、存储等环节的相关信息。2.登记信息应及时录入档案管理系统，以便查询和管理。四、档案封存期间的管理（一）定期检查1.档案管理部门定期对封存档案进行检查，检查周期为每年至少一次。2.检查内容包括档案密封状况、存储环境、保管期限等，确保档案安全无损。（二）环境维护1.保持档案存储场所的清洁、干燥、通风，温度、湿度符合档案保管要求。2.配备必要的消防、防盗、防虫、防潮等设施设备，并定期进行维护和检查。（三）借阅管理1.因特殊原因确需借阅封存档案的，必须按照严格的审批程序进行申请。2.申请借阅时，应填写《封存档案借阅申请表》，详细说明借阅目的、内容、期限等信息。3.申请表经档案管理负责人审核、单位主管领导批准后，方可办理借阅手续。4.借阅人员必须在规定期限内归还档案，归还时档案管理人员应认真核对档案数量和内容，确保档案完整无损。5.借阅过程中，借阅人员应严格遵守保密规定，不得擅自复制、传播档案内容。（四）到期处理1.档案封存期限届满后，档案管理部门应及时对封存档案进行清理和处置。2.根据档案的性质、内容和实际价值，决定是否解除封存、继续封存或进行销毁等处理。3.如需解除封存，应按照规定程序办理相关手续，将档案恢复正常管理。4.如需销毁封存档案，应严格按照档案销毁制度进行操作，确保档案销毁过程合法、合规、安全。五、档案封存的监督与责任追究（一）监督机制1.建立档案封存工作监督检查机制，由档案管理部门会同纪检监察部门定期对档案封存工作进行监督检查。2.监督检查内容包括档案封存程序的执行情况、档案管理措施的落实情况、档案信息的保密情况等。（二）责任追究1.对于违反本制度规定，导致档案封存工作出现失误或问题的单位和个人，视情节轻重给予相应的纪律处分或行政处罚。2.因违反档案封存制度，造成档案信息泄露、档案损坏或丢失等严重后果的，依法追究相关人员的法律责任。六、档案封存的信息化管理（一）系统建设1.建立档案封存信息化管理系统，实现档案封存申请、审核、审批、实施、存储、查询、统计等全过程的信息化管理。2.系统应具备档案信息加密、权限管理、日志记录等功能，确保档案信息安全。（二）数据录入1.档案管理部门应及时将档案封存相关信息录入信息化管理系统，确保数据的准确性和完整性。2.录入的数据应包括档案名称、数量、保管期限、封存原因、申请时间、审核意见、审批结果、封存日期、存储位置等。（三）信息查询1.经授权的人员可以通过信息化管理系统查询档案封存相关