项目设代档案制度

项目设代档案制度一、总则（一）目的为加强公司项目设代档案管理，确保项目设代过程中形成的各类档案真实、完整、有效，便于查阅、利用和保存，为公司项目管理、技术积累、经验传承等提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有承担项目设代任务的部门及相关人员。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须如实反映项目设代工作的实际情况。2.完整性原则：涵盖项目设代全过程中产生的各类文件、资料，确保无遗漏。3.准确性原则：档案信息准确无误，数据可靠，表述清晰。4.规范性原则：档案的形成、整理、归档等符合相关法律法规、行业标准及公司内部规定的格式和要求。5.及时性原则：项目设代过程中产生的档案应及时整理、归档，避免积压和丢失。二、档案管理职责（一）设代项目负责人职责1.负责组织、协调项目设代过程中的档案管理工作，确保档案管理工作与项目设代工作同步进行。2.对项目设代档案的真实性、完整性和准确性负责，督促项目设代人员及时收集、整理和移交档案资料。3.审核项目设代档案的分类、编号、编目等整理工作，确保符合要求。4.按照规定的时间和要求，向公司档案管理部门移交项目设代档案。（二）设代人员职责1.负责在项目设代工作中及时收集、整理各自工作范围内产生的档案资料，确保档案资料的真实、完整。2.按照档案管理的规范要求，对收集的档案资料进行初步分类、编号，并编制相应的目录。3.配合设代项目负责人做好档案资料的移交工作，向公司档案管理部门提供准确的档案信息。（三）公司档案管理部门职责1.制定和完善公司项目设代档案管理制度，并监督执行。2.指导、监督项目设代部门的档案管理工作，提供档案管理方面的培训和咨询服务。3.负责接收、整理、保管和统计项目设代档案，建立档案检索系统，方便档案的查阅和利用。4.定期对项目设代档案进行鉴定，按照规定进行档案的销毁或续存工作。三、档案分类与编号（一）档案分类1.项目前期文件：包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目设计任务书等。2.设计文件：初步设计文件、施工图设计文件、设计变更文件等。3.技术协议与合同：与业主签订的设计合同、技术协议，与相关单位签订的合作协议等。4.会议文件：项目设代过程中组织召开的各类会议的会议纪要、决议等。5.来往函件：与业主、相关单位、供应商等之间的往来信函、传真、电子邮件等。6.工程联系单：涉及工程设计变更、施工协调等方面的联系单。7.质量控制文件：质量检验报告、质量验收记录等。8.安全管理文件：安全检查记录、安全事故处理文件等。9.进度管理文件：项目进度计划、进度报告等。10.其他文件：不属于上述分类的其他项目设代相关文件。（二）编号规则1.项目设代档案编号采用“项目代号档案类别代码流水号”的格式。2.“项目代号”：按照公司统一规定的项目编号规则填写，用于标识具体的项目。3.“档案类别代码”：根据档案分类设置相应的代码，具体如下：项目前期文件：QD设计文件：SJ技术协议与合同：HT会议文件：HY来往函件：LH工程联系单：LC质量控制文件：ZL安全管理文件：AQ进度管理文件：JD其他文件：QT4.“流水号”：按照档案形成的先后顺序依次编号，从001开始。例如：某项目的一份设计变更文件，其编号为“[项目代号]SJ010”。四、档案整理与归档（一）整理要求1.项目设代人员应按照档案分类要求，对各自工作中产生的档案资料进行分类整理。2.每份档案资料应保持原件完整，如有破损、褪色等情况，应进行修复或复制。3.对纸张大小不一致的档案资料，应进行折叠或粘贴，使其规格统一。4.档案资料应去除金属物，如订书钉、回形针等。（二）编目要求1.编制档案目录时，应按照档案编号顺序依次填写档案的题名、日期、来源、保管期限等信息。2.题名应准确反映档案的主要内容，日期填写档案形成的年月日，来源注明档案的产生部门或人员，保管期限按照公司档案保管期限表确定。3.档案目录应打印或用钢笔、中性笔填写，字迹工整、清晰，不得涂改。（三）归档程序1.项目设代人员在完成一个阶段或一项工作任务后，应及时将整理好的档案资料移交设代项目负责人。2.设代项目负责人对移交的档案资料进行审核，确认无误后，填写档案移交清单，一式两份，一份由设代项目负责人留存，一份随档案资料一同移交公司档案管理部门。3.公司档案管理部门收到档案资料后，按照档案管理的要求进行再次整理和核对，对不符合要求的档案资料退回设代项目负责人，要求其补充或修正。4.经核对无误的档案资料，由公司档案管理部门进行上架保管，并在档案管理系统中录入相关信息，建立电子档案。五、档案保管(一)保管期限1.项目前期文件、技术协议与合同等重要档案，保管期限为长期，一般不少于30年。2.设计文件、会议文件、来往函件、工程联系单等档案，保管期限为中期，一般为1030年。3.质量控制文件、安全管理文件、进度管理文件等档案，保管期限为短期，一般为510年。4.其他文件根据实际情况确定保管期限，但不得少于3年。（二）保管场所1.公司档案管理部门应设置专门的档案库房，确保档案存放环境安全、整洁、通风良好，温度和湿度符合国家相关标准要求。2.档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门、窗帘、吸尘器等。3.档案库房应划分不同的区域，用于存放不同类型和保管期限的档案，便于管理和查找。（三）保管措施1.档案应按照编号顺序上架存放，排列整齐，便于查阅。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，如档案损坏、丢失等情况，应查明原因并采取相应的补救措施。3.对电子档案应进行备份，备份存储介质应与档案原件分开存放，并定期进行检查和更新，确保电子档案的安全性和完整性。4.档案管理人员应严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。六、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅项目设代档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交公司档案管理部门。2.公司外部单位或个人因特殊原因需要查阅项目设代档案的，应持有单位介绍信或相关证明文件，填写档案查阅申请表，经公司主管领导批准后，方可查阅。3.涉及公司机密的项目设代档案，查阅权限应严格控制，需经公司保密管理部门审核同意，并按照保密规定进行查阅。（二）查阅程序1.档案管理部门收到档案查阅申请表后，对申请内容进行审核，符合要求的，按照申请内容提供相应的档案资料。2.查阅档案时，查阅人员应在档案查阅登记薄上签字，注明查阅日期、查阅档案名称、查阅内容等信息。3.档案管理人员应现场监督查阅过程，查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案资料。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案资料归还档案管理部门，档案管理人员对归还的档案进行检查，确认无误后，在档案查阅登记薄上注明归还日期。（三）利用规定1.项目设代档案仅供查阅、利用，未经公司书面同意，不得擅自复制、传播、转让或用于其他商业目的。2.因工作需要利用项目设代档案进行研究、撰写报告等，应在规定的查阅期限内完成，并将利用结果反馈给公司档案管理部门。3.对涉及公司知识产权的项目设代档案，利用时应遵守公司知识产权保护制度，不得侵犯公司的知识产权。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、项目设代部门负责人、相关专业技术人员等组成，负责对到期的项目设代档案进行鉴定。（二）鉴定内容1.档案的完整性：检查档案是否齐全，有无缺页、漏项等情况。2.档案的准确性：核实档案内容是否真实、准确，数据是否可靠。3.档案的时效性：判断档案是否仍具有保存价值，是否已过保管期限。4.档案的密级：审查档案的密级是否符合公司保密规定，是否需要调整。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期的项目设代档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单，并将清单提交给档案鉴定小组。2.档案鉴定小组根据鉴定内容，对档案进行逐一审查，提出鉴定意见，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案，档案鉴定小组应填写档案销毁审批表，注明档案名称、编号、形成时间、保管期限、销毁原因等信息，经公司主管领导批准后，方可进行销毁。（四）销毁方式1.对纸质档案，应采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.对电子档