林业资源档案制度

林业资源档案制度一、总则（一）目的为加强林业资源管理，有效保护、利用和发展林业资源，规范林业资源档案管理工作，提高林业资源管理的科学性、准确性和时效性，依据国家相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织所涉及的林业资源管理活动中形成的各类档案资料的管理，包括森林资源调查、造林绿化、森林经营、森林保护、林权管理等方面的档案。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映林业资源管理活动的实际情况，确保档案信息的可靠性。2.完整性原则：全面收集、整理和保存与林业资源管理相关的各类文件、资料、数据等，保证档案的完整性。3.规范性原则：按照统一的标准和规范对档案进行分类、编号、整理、存储和利用，确保档案管理工作的规范化。4.保密性原则：对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的林业资源档案信息，严格保密，防止泄露。5.实用性原则：档案管理应便于查询、利用和统计分析，为林业资源管理决策提供有力支持。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善本公司/组织的林业资源档案管理制度。2.负责林业资源档案的集中统一管理，接收、整理、保管、统计和利用各类档案资料。3.指导和监督各部门的档案管理工作，定期组织档案业务培训和检查。4.负责档案信息化建设，建立和维护林业资源档案数据库，实现档案信息的数字化管理和共享。5.按照规定向国家和地方档案管理部门移交档案资料。（二）各部门职责1.负责本部门在林业资源管理活动中形成的各类文件、资料的收集、整理和归档工作，并定期向档案管理部门移交。2.严格遵守档案管理制度，妥善保管本部门的档案资料，确保档案的安全和完整。3.积极配合档案管理部门的工作，提供档案利用所需的相关信息和资料。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备专业知识和技能，熟悉林业资源管理业务。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架、存储等。3.做好档案的借阅登记、查阅服务和归还工作，确保档案的合理利用。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时报告并采取措施解决。5.参与档案信息化建设，录入和维护档案信息，保证档案数据的准确性和完整性。6.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.森林资源调查资料，包括森林资源规划设计调查、二类调查、专项调查等形成的各类报告、图表、数据等。2.造林绿化档案，包括造林规划、作业设计、施工记录、苗木来源、检查验收等资料。3.森林经营档案，包括森林抚育、采伐作业、林分改造、森林培育等方面的文件、记录和数据。4.森林保护档案，包括森林防火、森林病虫害防治、野生动物保护等工作的相关资料。5.林权管理档案，包括林权登记、变更、流转、纠纷处理等方面的文件和记录。6.其他与林业资源管理相关的文件、资料、图片、音像等。（二）收集要求1.在林业资源管理活动中形成的各类文件、资料，承办部门应及时收集，确保档案的齐全完整。2.收集的档案资料应真实、准确、清晰，签字盖章手续完备。3.对重要的林业资源管理活动，应同步收集相关的照片、录像、电子文档等资料，丰富档案内容。（三）整理方法1.按照档案的形成时间、来源、内容等进行分类，一般可分为森林资源类、造林绿化类、森林经营类、森林保护类、林权管理类等。2.对每一类档案进行细分，如森林资源类可分为调查规划、资源统计、动态监测等子类别；造林绿化类可分为造林项目、种苗管理、绿化工程等子类别。3.对每份档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。编号可采用年度+类别+流水号的方式，如2023SLZY001，表示2023年森林资源类的第1份档案。4.对档案资料进行装订，确保整齐、牢固，便于长期保存。装订时应去除金属物，对破损的纸张进行修补或复制。5.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、来源、保管期限等内容，以便快速检索档案。四、档案的分类与编号（一）分类标准1.森林资源类：按照森林资源调查、监测、统计等业务流程进行分类，包括森林资源规划设计调查、二类调查、森林资源动态监测、森林资源统计报表等。2.造林绿化类：根据造林项目、种苗管理、绿化工程等方面进行分类，包括造林规划、作业设计、造林施工、苗木采购、造林验收、绿化工程设计与实施等。3.森林经营类：按照森林抚育、采伐作业、林分改造、森林培育等业务内容进行分类，包括森林抚育规划、作业设计、施工记录、采伐许可证办理、林分改造方案、森林培育技术档案等。4.森林保护类：依据森林防火、森林病虫害防治、野生动物保护等工作领域进行分类，包括森林防火预案、火灾扑救记录、病虫害监测与防治方案、野生动物保护措施与记录等。5.林权管理类：按照林权登记、变更、流转、纠纷处理等环节进行分类，包括林权初始登记资料、林权变更登记资料、林权流转合同、林权纠纷调解与处理文件等。（二）编号规则1.档案编号由三部分组成，分别为年度、类别代码和流水号。2.年度采用公元纪年，用四位数字表示，如2023。3.类别代码采用大写字母表示，对应上述分类标准中的各类别，如SLZY（森林资源类）、ZLLH（造林绿化类）、SLJY（森林经营类）、SLBH（森林保护类）、LQGL（林权管理类）。4.流水号：采用阿拉伯数字，从001开始依次编号，位数根据档案数量确定。例如，2023SLZY001表示2023年形成的森林资源类第1份档案。五、档案的存储与保管（一）存储方式1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案的安全存储。2.档案应存放在专用的档案柜架上，柜架应排列整齐，便于查找和存取。3.对电子档案，应存储在安全可靠的存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放。（二）保管期限1.永久保管：涉及林业资源产权归属、重大决策、重要历史事件等具有长期保存价值的档案，应永久保管。2.定期保管：其他档案根据其重要程度和保存价值，确定保管期限，一般分为30年、10年等。（三）保管要求1.定期对档案进行清点和检查，每年至少一次，确保档案的数量、质量和存储状况良好。2.对破损、褪色、变质的档案应及时进行修复或复制，保证档案的完整性。3.做好档案库房的温湿度记录，采取必要的措施调节温湿度，使其符合档案存储要求。4.加强对档案库房的安全管理，配备必要的消防、防盗等设施设备，确保档案库房的安全。六、档案的利用与借阅（一）利用范围1.本公司/组织内部的工作人员因工作需要查阅、利用档案资料。2.上级主管部门、相关政府部门因工作检查、调研等需要查阅档案。3.根据法律法规规定，需要向社会公众提供档案信息服务的情况。（二）借阅程序1.本公司/组织内部人员借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门审批。2.档案管理部门对借阅申请进行审核，符合借阅条件的，予以批准，并办理借阅登记手续。借阅人应在规定的时间内归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。3.上级主管部门、相关政府部门查阅档案，应出具正式的查阅函，注明查阅内容和范围。档案管理部门根据查阅函的要求，提供相应的档案资料，并做好查阅记录。4.向社会公众提供档案信息服务，应按照法律法规的规定，履行相应的审批程序，并对提供的档案信息进行保密审查。（三）利用要求1.借阅人应妥善保管档案资料，不得擅自涂改、转借、复印、传播档案内容。2.在档案查阅场所内查阅档案，不得将档案带出查阅场所。如需带出，应经档案管理部门负责人批准，并办理相关手续。3.利用档案资料后，应及时归还档案管理部门，并办理归还登记手续。档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时查明原因并处理。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的标准和规定，结合本公司/组织的实际情况，对档案进行科学、合理的鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、客观、公正的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对保管期满的档案，由鉴定小组根据档案的内容、价值、保管期限等进行综合评估，确定是否需要销毁。2.对仍有保存价值但已失去现实利用价值的档案，可进行缩微、数字化等处理后，另行保管。3.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，在鉴定时应严格保密，按照相关规定进行处理。（四）销毁程序1.经鉴定需要销毁的档案，由档案管理部门编制《档案销毁清册》，注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》经鉴定小组审核签字后，报本公司/组织负责人批准。3.档案销毁应在指定的地点进行，由档案管理部门和相关业务部门共同派员监销。监销人员应认真核对销毁档案的内容和数量，确保销毁工作的彻底性。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》归档保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的林业资源档案数据库，实现档案信息的数字化存储、管理和共享。2.提高档案管理的工作效率和服务水平，为林业资源管理决策提供及时、准确的信息支持。3.加强档案信息的安全保护，防止档案信息的泄露和丢失。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理、数据录入等工作，将其转化为电子档案，存储在档案数据库中。2.数据库建设：建立林业资源档案数据库，包括档案基本信息库、全文数据库、多媒体数据库等，实现档案信息的分类存储和检索查询。3.信息系统开发：开发档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、分类、编号、存储、利用、借阅登记、鉴定销毁等业务流程的信息化管理。4.安全管理：建立档案信息安全管理制度，采取数据加密、用户认证、访问控制、备份恢复等技术措施，保障档案信息的安全。（