大客户档案制度

大客户档案制度一、总则（一）目的为了加强公司对大客户的管理与服务，全面、准确地掌握大客户信息，提高公司市场竞争力，特制定本大客户档案制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及大客户管理的部门及员工。（三）定义1.大客户：指与公司业务往来频繁、交易金额较大、对公司业绩有重大影响的客户。2.大客户档案：是指公司收集、整理、保存的关于大客户的各类信息资料的集合。（四）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实可靠，如实反映大客户的实际情况。2.完整性原则：全面收集大客户的各类信息，确保档案内容完整。3.保密性原则：严格保密大客户档案信息，防止信息泄露。4.动态更新原则：根据大客户的情况变化，及时更新档案内容。二、大客户档案的内容（一）基本信息1.客户名称：全称、简称、曾用名等。2.法定代表人：姓名、职务、联系方式。3.注册地址：详细地址。4.经营范围：主要业务领域。5.联系方式：包括电话、传真、邮箱、网址等。6.成立时间：公司成立的具体日期。7.注册资本：公司的注册资本金额。（二）组织架构信息1.公司组织架构图：清晰展示各部门设置及层级关系。2.主要部门负责人：姓名、职务、职责、联系方式。（三）业务往来信息1.交易记录交易时间：每次交易的具体日期。交易金额：详细记录每笔交易的金额。交易产品或服务：明确交易的具体产品或服务内容。交易方式：如现金、转账、赊销等。2.合作项目项目名称：合作项目的具体名称。项目描述：对项目的详细介绍，包括项目背景、目标、内容等。项目进展：项目的当前进度，如已完成、进行中、暂停等。项目成果：项目所取得的成果，如产品交付、服务验收等。（四）客户需求信息1.需求特点：大客户对产品或服务的特殊需求、偏好等。2.需求变化趋势：分析大客户需求随时间的变化情况。（五）市场反馈信息1.对公司产品或服务的评价：包括优点、不足、改进建议等。2.市场动态信息：大客户对行业市场动态的看法、关注点等。（六）信用信息1.信用评级：根据公司内部信用评估体系对大客户的信用评级。2.信用额度：公司给予大客户的信用额度。3.付款记录：大客户过去的付款及时性、准确性等情况。（七）竞争对手信息1.主要竞争对手：明确大客户的主要竞争对手。2.竞争态势：分析公司与竞争对手在大客户业务上的竞争情况，如市场份额、竞争优势等。三、大客户档案的建立与收集（一）建立流程1.确定责任部门：由市场部门牵头，各相关业务部门配合，共同负责大客户档案的建立工作。2.信息收集：各部门按照职责分工，通过多种渠道收集大客户的相关信息。3.整理归档：将收集到的信息进行整理、分类，建立电子和纸质档案。（二）收集渠道1.业务部门：在与大客户的日常业务往来中，收集相关信息。2.市场调研：通过市场调研活动，了解大客户的情况。3.客户反馈：收集大客户的直接反馈信息。4.行业报告：参考行业权威报告，获取大客户相关信息。5.网络搜索：利用互联网搜索大客户的公开信息。四、大客户档案的整理与分类（一）整理要求1.准确性：确保档案信息准确无误。2.规范性：按照统一的格式和标准进行整理。3.完整性：检查档案内容是否完整，如有缺失及时补充。（二）分类方法1.按客户类型分类：如制造业大客户、服务业大客户等。2.按业务领域分类：如产品销售类大客户、服务合作类大客户等。3.按地域分类：如国内大客户、国外大客户等。五、大客户档案的存储与保管（一）存储方式1.电子存储：建立电子档案库，采用安全可靠的存储设备和软件，对大客户档案进行分类存储。2.纸质存储：对重要的纸质档案进行专柜存放，并做好防潮、防火、防虫等措施。（二）保管期限1.长期保管：对于具有重要价值和长期参考意义的大客户档案，设定长期保管期限，一般为[X]年。2.定期清理：定期对超过保管期限的档案进行清理，按照相关规定进行销毁或存档。（三）安全管理1.权限设置：对电子档案库设置不同的访问权限，确保只有授权人员能够访问。2.数据备份：定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。3.保密措施：对涉及大客户隐私的信息严格保密，签订保密协议，防止信息泄露。六、大客户档案的查阅与使用（一）查阅权限1.业务相关人员：经部门负责人批准，可查阅与自身业务相关的大客户档案信息。2.管理人员：根据工作需要，管理人员可查阅大客户档案的部分信息，但需登记备案。3.特殊情况：涉及公司重大决策等特殊情况，需经公司高层领导批准方可查阅。（二）查阅流程1.申请：查阅人员填写查阅申请表，注明查阅目的、内容等。2.审批：申请表经相关负责人审批通过。3.查阅：在指定地点查阅档案，不得擅自复印、拍照等。4.归还：查阅完毕后，及时归还档案，并在查阅记录上签字确认。（三）使用规定1.仅限内部使用：大客户档案信息仅供公司内部使用，不得对外泄露。2.用途明确：使用档案信息必须有明确的业务用途，不得用于其他非法目的。七、大客户档案的更新与维护（一）更新频率1.定期更新：每季度对大客户档案进行一次全面更新，确保信息的时效性。2.实时更新：对于大客户的重要信息变化，如联系方式变更、重大业务决策等，及时进行更新。（二）更新内容1.基本信息变更：及时更新大客户的名称、法定代表人、地址等基本信息。2.业务往来信息更新：记录新的交易记录、合作项目进展等。3.客户需求变化：跟踪大客户需求的变化情况，并在档案中体现。（三）维护责任1.部门责任：各相关业务部门负责本部门所涉及的大客