档案利用服务制度

档案利用服务制度一、总则（一）目的为了规范公司/组织的档案利用服务工作，充分发挥档案的作用，保障档案的安全与完整，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及员工对档案的利用服务申请、审批、查阅、借阅、复制等相关活动。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规，确保档案利用服务工作合法合规。2.安全保密原则在档案利用过程中，采取有效措施保障档案的安全，防止档案信息泄露、篡改或丢失。3.服务高效原则以方便利用者为出发点，简化手续，提高工作效率，及时满足利用者的合理需求。4.权责明确原则明确档案利用服务过程中各部门及人员的职责，确保工作有序开展。二、档案利用服务申请与审批（一）申请主体公司/组织内各部门及员工因工作需要利用档案时，应填写档案利用服务申请表。（二）申请内容申请表应包括申请人姓名、所在部门、申请利用档案的名称、利用目的、利用方式（查阅、借阅、复制等）、预计利用时间等信息。（三）审批流程1.申请人将填写完整的申请表提交至所在部门负责人。2.部门负责人对申请内容进行审核，签署意见后提交至档案管理部门。3.档案管理部门根据申请内容及档案管理规定进行审批。对于一般性档案利用申请，由档案管理部门负责人审批；对于涉及重要档案或敏感信息的利用申请，需经公司/组织分管领导审批。4.审批通过后，档案管理部门向申请人出具档案利用服务审批单，并告知其利用档案的相关注意事项。三、档案查阅服务（一）查阅地点档案查阅应在档案管理部门指定的查阅场所进行，以确保档案的安全与管理。（二）查阅要求1.申请人凭档案利用服务审批单到档案管理部门查阅档案。2.档案管理人员应根据审批单内容，提供相应的档案，并在查阅过程中进行现场监督。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。4.查阅过程中如需摘录或复制档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定的方式进行操作。（三）查阅记录档案管理人员应对查阅情况进行记录，包括查阅时间、查阅人员、查阅档案名称、查阅内容等信息。查阅记录应妥善保存，以备查考。四、档案借阅服务（一）借阅范围一般情况下，档案原件原则上不予外借。如有特殊情况确需外借的，应严格按照审批流程进行审批，并明确借阅期限和归还要求。（二）借阅审批借阅申请经审批通过后，档案管理人员应与借阅人办理借阅手续，填写档案借阅登记表，明确借阅档案名称、数量、借阅期限、归还日期等信息，并要求借阅人签字确认。（三）借阅期限档案借阅期限一般不超过[X]个工作日。如有特殊情况需要延长借阅期限的，借阅人应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长。（四）归还要求1.借阅人应在规定的归还日期前将借阅的档案归还至档案管理部门。2.档案管理人员应对归还的档案进行认真核对，检查档案是否完整、有无损坏等情况。如发现问题，应及时与借阅人沟通并查明原因。3.借阅人归还档案后，档案管理人员应在档案借阅登记表上注明归还日期，并将相关记录存档。五、档案复制服务（一）复制申请申请人如需复制档案，应在档案利用服务申请表中明确复制内容及用途，并按照审批流程进行审批。（二）复制审批审批通过后，档案管理人员根据申请内容进行复制操作。对于重要档案或涉及敏感信息的复制，应严格控制复制范围，并经相关领导批准。（三）复制方式档案复制应采用复印、扫描等方式进行，确保复制件与原件内容一致。复制件应加盖档案管理部门的印章，并注明“复制件”字样。（四）复制记录档案管理人员应对复制情况进行记录，包括复制时间、复制人员、复制档案名称、复制内容、用途等信息。复制记录应妥善保存，以备查考。六、档案利用服务的监督与检查（一）内部监督档案管理部门应定期对档案利用服务工作进行自查，检查档案利用申请与审批流程是否规范、查阅借阅记录是否完整、档案安全措施是否落实等情况。发现问题应及时整改，并将自查情况报告公司/组织领导。（二）外部监督接受上级主管部门、档案行政管理部门等相关部门的监督检查，积极配合并如实提供有关档案利用服务工作的资料和情况。对于监督检查中提出的问题，应认真整改落实。七、档案利用服务的安全与保密管理（一）安全管理1.档案管理部门应采取必要的安全防护措施，如防火、防潮、防虫、防盗等，确保档案的实体安全。2.加强对档案利用场所的管理，配备必要的安全设施和设备，如监控系统、门禁系统等，防止无关人员进入档案利用场所。3.在档案利用过程中，如发现档案存在安全隐患或损坏情况，应及时采取措施进行处理，并报告相关领导。（二）保密管理1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对在档案利用过程中知悉的国家秘密、商业秘密和个人隐私予以保密。2.对涉及保密内容的档案利用，应采取特殊的保密措施，如限定查阅范围、使用专门的查阅设备等。3.严禁将档案私自转借他人或泄露给无关人员，如有违反保密规定的行为，将依法依规追究相关人员的责任。八、档案利用服务的信息化管理（一）建立档案利用服务信息系统利用现代信息技术，建立档案利用服务信息系统，实现档案利用申请、审批、查阅、借阅、复制等业务流程的信息化管理。通过信息系统，提高工作效率，方便利用者查询档案利用情况，同时加强对档案利用服务工作的监控和管理。（二）档案数字化管理加快推进档案数字化工作，将重要档案进行数字化处理，建立电子档案数据库。利用者可通过信息系统申请查阅电子档案，提高档案利用的便捷性和效率。同时，加强对电子档案的安全管理，采取加密存储、备份等措施，确保电子档案的安全与完整。九、档案利用服务的培训与宣传（一）培训工作1.档案管理部门应定期组织对公司/组织内各部门及员工进行档案利用服务相关知识的培训，提高员工对档案利用服务工作的认识和操作技能。2.培训内容包括档案利用服务制度、申请与审批流程、查阅借阅复制要求、安全保密知识等方面。通过培训，使员工了解档案利用服务工作的重要性，掌握正确的利用方法和程序。（二）宣传工作加强对档案利用服务工作的宣传，通过公司/组织内部刊物、宣传栏、网络平台等渠道，向员工宣传档案利用服务的相关政策、制度和流程，提高员工对档案利用服务工作的知晓度和参与度。同时，积极宣传档案在公司/组织发展中的重要作用，增