档案管理统计制度

档案管理统计制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理统计工作，确保档案信息的准确性、完整性和及时性，为公司/组织的决策、管理和业务活动提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在档案管理统计工作中的行为规范。（三）基本原则1.真实性原则：档案管理统计数据应如实反映档案管理工作的实际情况，不得虚报、瞒报、漏报。2.准确性原则：统计数据应准确无误，计算方法、统计口径应符合相关规定和标准。3.及时性原则：各部门应按照规定的时间和要求及时报送档案管理统计数据，确保统计工作的时效性。4.保密性原则：档案管理统计工作涉及的档案信息和数据应严格保密，防止泄露。二、档案管理统计工作的职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定档案管理统计工作的规章制度和统计报表格式。2.组织、指导和监督各部门的档案管理统计工作。3.收集、汇总、分析和上报档案管理统计数据，撰写档案管理统计分析报告。4.建立和维护档案管理统计数据库，妥善保管统计资料。（二）各部门职责1.负责本部门档案管理统计工作的组织实施，指定专人负责统计数据的收集、整理和报送。2.按照档案管理部门的要求，准确、及时地报送本部门的档案管理统计数据。3.配合档案管理部门开展档案管理统计工作的检查和调研。三、档案管理统计的内容（一）档案数量统计1.各类档案的数量：包括文书档案、科技档案、人事档案、财务档案等的数量统计。2.档案年度新增数量：统计每年新增档案的数量。3.档案年度销毁数量：统计每年经鉴定销毁的档案数量。（二）档案整理情况统计1.档案整理的数量：统计已完成整理的档案数量。2.档案整理的进度：按部门、按时间段统计档案整理工作的完成比例。（三）档案利用情况统计1.档案查阅次数：统计各类档案被查阅的总次数。2.档案借阅人次：统计借阅档案的人员数量。3.档案利用效果：对档案利用后产生的经济效益、社会效益等进行评估统计。（四）档案保管情况统计1.档案库房面积：统计档案库房的实际使用面积。2.档案存储设备数量：如档案柜、密集架等的数量统计。3.档案保管环境指标：包括温度、湿度、防火、防虫、防盗等方面的指标统计。四、档案管理统计工作流程（一）数据收集1.各部门统计人员应定期对本部门的档案管理情况进行梳理，收集相关数据。2.数据收集应涵盖档案的形成、整理、保管、利用等各个环节。3.收集的数据应包括纸质档案和电子档案的相关信息。（二）数据整理1.各部门统计人员对收集到的数据进行初步整理，确保数据的准确性和完整性。2.对数据进行分类、汇总，形成本部门的档案管理统计报表。（三）数据报送1.各部门统计人员应按照规定的时间和格式，将本部门的档案管理统计报表报送至档案管理部门。2.报送的数据应附相关说明和依据，以便档案管理部门审核。（四）数据审核1.档案管理部门对各部门报送的数据进行审核，检查数据的准确性、完整性和逻辑性。2.对审核中发现的问题，及时与相关部门沟通核实，要求其进行修正。（五）数据汇总与分析1.档案管理部门将审核通过的数据进行汇总，形成公司/组织的档案管理统计报表。2.对汇总的数据进行分析，挖掘数据背后的规律和问题，撰写统计分析报告。（六）数据存储1.档案管理部门将档案管理统计报表、统计分析报告等资料进行整理归档，妥善保管。2.建立电子档案管理统计数据库，将相关数据录入数据库，便于查询和分析。五、档案管理统计报表（一）报表种类1.档案数量统计表：按年度统计各类档案的数量变化情况。2.档案整理进度表：反映各部门档案整理工作的进展情况。3.档案利用情况表：统计档案查阅、借阅等利用情况。（二）报表格式报表应包括表头、表体和表尾。表头应注明报表名称、统计时间、统计部门等信息；表体应详细列出统计项目和数据；表尾应注明制表人、审核人等信息。（三）报表报送时间1.月度统计报表应于次月[X]日前报送。2.年度统计报表应于次年[X]日前报送。六、档案管理统计分析报告（一）报告内容1.档案管理工作概况：对档案管理工作的整体情况进行概述。2.统计数据分析：对档案数量、整理情况、利用情况、保管情况等数据进行分析，揭示存在的问题和趋势。3.原因分析：针对数据分析中发现的问题，分析其产生的原因。4.改进建议：根据分析结果，提出改进档案管理工作的建议和措施。（二）报告撰写要求1.报告应数据准确、分析深入、建议可行。2.语言应简洁明了，逻辑清晰，避免使用模糊或歧义性的词汇。3.报告应附相关数据图表，增强直观性。七、档案管理统计工作的监督与检查（一）监督检查主体公司/组织内部审计部门或档案管理部门负责对档案管理统计工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理统计工作制度的执行情况。2.统计数据的真实性、准确性和及时性。3.统计报表的报送情况。（三）监督检查方式1.定期检查：每年至少进行一次全面的档案管理统计工作检查。2.不定期抽查：根据工作需要，对部分部门的档案管理统计工作进行抽查。（四）问题处理1.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。2.对违反档案管理统计制度的行为，应按照公司/组织的相关规定进行严肃处理。八、档案管理统计工作的信息化建设（一）信息化目标利用信息技术手段，提高档案管理统计工作的效率和质量，实现档案管理统计数据的自动化收集、汇总、分析和存储。（二）信息化建设内容1.建立档案管理统计信息系统，实现统计数据的在线填报、审核、汇总和分析。2.利用条形码、二维码等技术，对档案进行标识和管理，便于统计数据的采集。3.加强档案管理统计信息系统的安全防护，确保数据的安全可靠。（三）信息化培训定期组织档案