结算资料档案制度

结算资料档案制度一、总则（一）目的为了加强公司结算资料档案的管理，确保结算资料的完整性、准确性和安全性，提高结算工作的效率和质量，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及结算资料档案管理的部门和人员，包括但不限于销售部门、采购部门、财务部门以及与结算工作相关的其他业务部门。（三）定义1.结算资料：指在公司各类业务活动中，与款项收付结算相关的各种文件、凭证、报表等资料，包括但不限于合同、发票、送货单、验收单、对账单、付款申请单等。2.档案管理：对结算资料进行收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、销毁等一系列活动的总称，旨在确保资料的有效利用和长期保存。（四）管理原则1.真实性原则：结算资料应如实反映业务实际情况，不得弄虚作假。2.完整性原则：涵盖业务活动全过程的相关资料，确保无遗漏。3.准确性原则：资料内容准确无误，数据计算、填写等符合规定。4.及时性原则：及时收集、整理和归档结算资料，保证资料的时效性。5.保密性原则：对涉及公司商业机密和敏感信息的结算资料严格保密，防止泄露。二、结算资料的收集与整理（一）收集职责1.业务部门销售部门负责收集销售业务相关的合同、订单、发货记录、发票开具申请等资料。采购部门负责收集采购业务相关的采购合同、订单、收货记录、发票等资料。其他业务部门根据各自业务范围，负责收集与之相关的结算资料，并及时移交至档案管理部门或指定的资料汇总人员。2.财务部门负责审核业务部门提交的结算资料，对资料的完整性、准确性进行初步把关。收集财务核算过程中产生的各类凭证、报表、分析报告等与结算相关的资料。（二）收集要求1.业务发生过程中，相关人员应及时记录业务信息，形成原始资料，并确保资料的清晰、完整。2.对于重要业务或金额较大的结算项目，应收集详细的补充资料，如业务洽谈记录、会议纪要、往来函件等，以支持结算依据。3.涉及多个环节或部门的业务，各环节和部门应密切协作，确保资料传递的顺畅和及时，避免资料丢失或延误。（三）整理规范1.分类整理根据结算资料的性质、来源、业务类型等进行分类，如分为销售结算资料、采购结算资料、费用结算资料等大类，再在大类下细分具体类别。例如，销售结算资料可细分为国内销售结算资料、国外销售结算资料，国内销售结算资料又可进一步分为现款销售结算资料、赊销结算资料等。2.编号编制为便于管理和查询，对每一份结算资料进行唯一编号。编号应体现资料类别、年份、顺序号等信息。如销售合同编号：XSHT[年份][顺序号]，发票编号：FP[年份][顺序号]等。3.资料排序按照业务流程和逻辑关系对资料进行排序，一般先放置基础资料，如合同、订单等，再依次排列相关的过程资料和结果资料，如送货单、验收单、发票、对账单等。对于有多个关联资料的情况，应按照时间先后顺序或因果关系进行排列，确保资料之间的连贯性和关联性。三、结算资料的归档（一）归档部门结算资料由档案管理部门负责统一归档保管。档案管理部门应指定专人负责档案管理工作，确保档案管理工作的规范化和专业化。（二）归档时间1.一般业务的结算资料应在业务完成后的[X]个工作日内归档。对于重大业务或复杂结算项目，应在相关业务处理完毕且资料审核无误后的[X]个工作日内归档。2.财务部门应定期（每月/每季度）将整理好的财务结算资料移交至档案管理部门归档。（三）归档方式1.纸质档案将整理好的纸质结算资料按照分类和编号顺序依次装入档案盒，并在档案盒封面标注资料类别、年份、起止编号等信息。在档案盒内放置资料目录清单，清单应详细列出盒内每份资料的名称、编号、日期等内容，便于查找和核对。2.电子档案同时建立电子档案库，将纸质结算资料进行扫描或拍照，形成电子文档。电子文档应以清晰、可读的格式保存，如PDF、JPEG等。按照纸质档案的分类和编号方式对电子文档进行命名和存储，确保电子档案与纸质档案一一对应。电子档案库应设置权限管理，不同人员根据工作需要具有相应的查阅和下载权限。四、结算资料的保管（一）保管环境1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房温度应保持在[适宜温度范围]，相对湿度应控制在[适宜湿度范围]，确保档案资料不受环境因素的损害。（二）保管期限1.结算资料的保管期限根据国家法律法规和公司实际情况确定。一般情况下，与经济业务相关的结算资料保管期限为[X]年。2.对于涉及重要经济决策、重大资产处置、税务审计等关键业务的结算资料，应适当延长保管期限，保管期限不少于[X]年。（三）定期盘点1.档案管理部门应定期对结算资料档案进行盘点，每年至少进行[X]次全面盘点。2.盘点内容包括档案的数量、完整性、保管状况等，确保账实相符。对于发现的问题，应及时查明原因并采取相应的处理措施。（四）安全防护1.档案库房应配备必要的安全防护设备，如消防器材、监控设备、防盗门窗等，确保档案资料的安全。2.对档案管理人员进行安全培训，提高其安全意识和应急处理能力，防止因人为疏忽或意外事件导致档案资料受损。五、结算资料的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅结算资料档案的，应填写《结算资料查阅申请表》，注明查阅目的、资料名称、查阅时间等信息，并经所在部门负责人审批。2.涉及财务、审计、法务等特殊业务需要查阅结算资料的，应按照公司相关规定履行审批手续，必要时需经公司高层领导批准。3.档案管理部门应根据审批后的申请表提供查阅服务，并做好查阅记录，记录查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅资料名称等信息。（二）查阅方式1.查阅人员应在档案管理部门指定的查阅地点进行查阅，不得擅自将档案带出查阅地点。2.如需复印或摘录结算资料，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。复印或摘录的资料应妥善保管，不得用于与工作无关的目的。（三）借阅权限1.公司外部单位或个人因特殊原因需要借阅结算资料档案的，必须经公司高层领导批准，并签订《结算资料借阅承诺书》，明确借阅期限、保密责任等事项。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.档案管理部门应对借阅情况进行跟踪，确保借阅资料按时归还。如发现借阅资料有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人的责任。六、结算资料的销毁（一）销毁条件1.结算资料保管期满，且经公司相关部门审核确认不再具有保存价值的，可以进行销毁。2.对于因公司业务调整、机构变更等原因导致部分结算资料不再适用或不需要保存的，也可在履行相关审批手续后进行销毁。（二）销毁程序1.档案管理部门提出结算资料销毁申请，填写《结算资料销毁申请表》，详细列出拟销毁资料的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息，并附上相关证明材料。2.申请表经所在部门负责人、财务部门审核、公司分管领导审批后，报公司总经理批准。3.档案管理部门根据批准的销毁申请，组织专人对拟销毁的结算资料进行清点、核对，确保销毁资料与申请表所列内容一致。4.销毁工作应在指定地点进行，采用粉碎、焚烧等符合环保要求的方式进行销毁，确保资料无法恢复。销毁过程中应安排专人监督，并做好销毁记录，记录销毁时间、地点、销毁人员、监督人员等信息。5.销毁记录应与《结算资料销毁申请表》一同归档保存，以备查考。七、监督与考核（一）监督机制1.公司内部审计部门负责对结算资料档案制度的执行情况进行定期监督检查，每年至少开展[X]次专项审计。2.审计部门应重点检查结算资料的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、销毁等环节是否符合制度规定，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核办法1.将结算资料档案管理工作纳入各部门和相关人员的绩效考核体系，明确考核指标和评分标准。2.考核指标包括资料完整性、准确性、及时性、归档规范性、保管安全性、查阅借阅管理等方面。