徐州档案制度

徐州档案制度一、总则（一）目的为加强徐州地区各类组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的有效利用，特制定本档案制度。（二）适用范围本制度适用于徐州地区所有机关、企事业单位、社会团体等组织（以下简称“各单位”）的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则各单位的档案工作实行集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则档案应如实反映组织的各项活动和工作情况，保证档案内容的真实性。3.完整性原则全面收集和整理组织在各个阶段形成的各类档案，保持档案的完整性。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.便于利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，为各单位的工作决策、业务开展和历史研究等提供便捷的档案利用服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设置各单位应设立专门的档案管理部门或指定专人负责档案管理工作。档案管理部门应配备与工作任务相适应的档案管理人员，确保档案管理工作的顺利开展。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本单位档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管本单位各类档案，确保档案的完整、准确、系统和安全。3.对档案进行分类、编目、鉴定、统计等基础工作，建立健全档案检索体系，提高档案利用效率。4.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，实现档案信息资源的共享和有效利用。5.组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质和工作能力。6.监督、指导本单位各部门的档案工作，确保归档文件材料的质量。7.参与本单位重大活动和重要项目的档案管理工作，提供档案支持和服务。8.定期向上级主管部门和档案行政管理部门报送档案工作情况。（三）档案管理人员职责1.热爱档案事业，遵守档案工作纪律，具备良好的职业道德和专业素养。2.认真履行档案管理岗位职责，严格按照档案管理工作流程和标准开展工作。3.负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅等具体工作，确保档案的安全和完整。4.积极参与档案信息化建设，熟练掌握档案管理软件和信息技术，提高档案管理工作效率。5.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时报告并采取措施解决。6.保守档案机密，不得擅自提供、抄录、公布、销毁档案。7.完成档案管理部门交办的其他工作任务。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.文书档案各单位在行政管理、业务活动等过程中形成的各类文件材料，包括上级文件、本单位文件、下级文件、会议文件、工作计划与总结、请示与批复、合同协议、统计报表等。2.科技档案科研项目、工程建设、设备仪器等方面形成的档案，如科研项目立项报告、研究成果报告、工程设计图纸、施工文件、设备说明书、操作规程等。3.人事档案干部职工的履历、考核、任免、奖惩、工资、职称、培训、党团关系等方面的档案材料。4.会计档案会计凭证、会计账簿、财务报告、审计报告等会计核算专业材料。5.声像档案照片、录音、录像等反映本单位重要活动、事件的声像资料。6.实物档案本单位获得的荣誉证书、奖杯、奖牌、印章等实物。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签署完备，载体应符合档案保管要求。3.对重要活动、重大项目等形成的文件材料，应实行跟踪收集，确保档案的连续性和完整性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.文书档案按照年度、机构（问题）、保管期限进行分类整理，编制归档文件目录。2.科技档案按照项目、专业、阶段等进行分类整理，建立项目档案卷册，编制档案目录和备考表。3.人事档案按照干部人事档案管理规定进行整理，建立档案卷册，编制档案目录和履历表。4.会计档案按照会计档案管理办法进行整理，装订成册，编制档案目录。5.声像档案按照内容、时间等进行分类整理，注明拍摄时间、地点、人物、事由等信息，编制声像档案目录。6.实物档案对实物进行登记造册，注明实物名称、来源、日期、保管期限等信息。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品、防盗报警装置等设施设备。（二）档案装具1.应使用符合国家标准的档案柜、档案架、档案盒等装具，确保档案存放安全、整齐、有序。2.档案盒应采用无酸纸制作，规格应符合档案管理要求，盒面应标明全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号等信息。（三）档案存放1.档案应按照分类方案进行存放，不同类别、不同保管期限的档案应分开存放。2.同一全宗的档案应集中存放，便于管理和查找。3.档案应排列有序，编号清晰，便于识别和检索。（四）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案是指反映本单位主要职能活动和历史面貌，对本单位、国家和社会具有长远利用价值的档案。3.长期保管的档案是指反映本单位一般工作活动，在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。4.短期保管的档案是指反映本单位局部工作活动，在较短时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。5.各单位应根据档案的实际情况，准确划分档案保管期限，并在档案整理过程中予以标注。（五）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.清查内容包括档案的数量、保管状况、利用情况等，对清查中发现的问题应及时采取措施进行处理。3.清查结束后，应编制档案清查报告，上报本单位领导和上级主管部门。五、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则档案利用应严格遵守国家法律法规和本单位档案管理制度，确保档案利用工作合法、合规。2.服务为本原则以满足各单位工作需要和社会利用需求为出发点，提供优质、高效的档案利用服务。3.安全保密原则在档案利用过程中，应严格遵守保密规定，确保档案信息安全，防止档案信息泄露。（二）利用范围1.本单位内部人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅、借阅本单位档案，应按照规定办理相关手续。3.司法机关、行政机关因办案需要查阅、借阅档案，应按照法律程序办理相关手续。（三）利用手续1.本单位内部人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.外单位查阅、借阅本单位档案，应提前向本单位档案管理部门提交查阅、借阅申请函，说明查阅、借阅的目的、内容、范围等，经本单位分管领导批准后，方可办理查阅、借阅手续。3.司法机关、行政机关查阅、借阅档案，应出具相关法律文书和介绍信，经本单位分管领导批准后，按照规定办理查阅、借阅手续。4.查阅、借阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。查阅档案时，应保持档案整洁，不得在档案上涂改、圈划、抽换、污损。5.借阅档案应严格按照规定的期限归还，如需延期，应办理续借手续。（四）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅情况进行详细记录。2.登记内容包括查阅、借阅日期、查阅人或借阅人姓名、所在部门、查阅或借阅档案名称、数量、期限、利用目的等信息。3.档案利用登记记录应妥善保管，以备查考。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.全面审查原则对档案进行全面审查，综合考虑档案的内容、来源、形成时间、保管期限等因素，准确判断档案的价值。2.价值主导原则以档案的价值为核心，重点鉴定档案对本单位工作、历史研究、社会利用等方面的价值。3.依法依规原则严格按照国家法律法规和档案鉴定的相关标准、程序进行鉴定，确保鉴定工作合法、合规。（二）鉴定组织1.各单位应成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人、档案管理人员等组成。2.档案鉴定小组负责制定档案鉴定计划，组织开展档案鉴定工作，对鉴定结果进行审核和审批。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对档案逐件进行审查，根据档案的内容、价值等确定其保管期限和存毁。2.分析比较法将档案与同类档案进行比较分析，判断其价值高低和保管期限是否合理。3.效益评估法从档案利用的社会效益和经济效益等方面评估档案的价值，确定其存毁。（四）鉴定程序1.档案管理部门定期对已满保管期限的档案进行清理，提出初步鉴定意见，填写档案鉴定审批表。2.档案鉴定小组对档案管理部门提交的档案鉴定审批表进行审核，并组织相关人员对档案进行逐件审查。3.根据审核和审查结果，档案鉴定小组提出档案存毁意见，报本单位分管领导审批。4.对经批准销毁的档案，应编制档案销毁清册，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。（五）销毁1.档案销毁应在档案鉴定小组的监督下进行，确保销毁过程安全、彻底。2.销毁档案可采用焚烧、粉碎等方式，严禁将档案出售或赠送他人。3.档案销毁后，档案管理部门应在档案销毁清册上注明销毁日期、销毁方式等信息，并由档案鉴定小组负责人、监销人等签字确认。4.档案销毁清册应永久保存，以备查考。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率，降低档案管理成本，提升档案服务质量。3.促进档案信息资源的共享和有效利用，为各单位的工作决策、业务开展和历史研究等提供有力支持。（二）信息化管理系统建设1.各单位应根据自身档案管理需求，选择合适的档案信息化管理系统，并进行定制化开发和配置。2.档案信息化管理系统应具备档案录入、存储、检索、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，实现档案管理工作的全流程信息化。3.系统应具备安全可靠的网络环境和数据备份、恢复机制，确保档案信息的安全和稳定。（三）档案数字化1.对重要档案和利用率较高的档案应进行数字化处理，建立数字化档案数据库。2.档案数字化应按照相关标准和规范进行操作，确保数字化档案的质量。3.数字化档案应进行分类存储，建立索引目录，便于检索和利用。（四）信息安全管理1