档案丢失追责制度

档案丢失追责制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，防止档案丢失事件的发生，明确档案丢失责任，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的行为规范和责任追究。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家法律法规及行业相关标准，确保档案管理工作合法合规。2.预防为主原则：强化档案管理过程中的各项防范措施，注重源头治理，减少档案丢失风险。3.责任明确原则：清晰界定档案管理各环节的责任主体，确保责任落实到人。4.公平公正原则：对档案丢失事件的责任认定和追究，应客观公正，依据事实和制度进行处理。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，明确档案管理流程和标准。2.组织开展档案收集、整理、归档、保管、利用等工作，确保档案的规范管理。3.定期对公司档案进行清查和盘点，及时发现并解决档案管理中存在的问题。4.指导和监督各部门的档案管理工作，提供必要的培训和支持。5.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步归档工作，确保档案资料的真实、完整。2.按照公司档案管理规定，定期向档案管理部门移交应归档的档案。3.明确专人负责本部门档案管理工作，确保档案的妥善保管和安全保密。4.配合档案管理部门开展档案清查、盘点等工作，接受档案管理部门的指导和监督。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理规章制度，认真履行档案管理职责。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的整理、分类、编号、装订、上架等。3.做好档案的安全保管工作，确保档案存储环境符合要求，防止档案损坏、丢失和泄露。4.按照规定办理档案的查阅、借阅、归还等手续，做好记录和跟踪管理。5.定期对档案进行检查和核对，发现问题及时报告并采取措施解决。三、档案收集与归档（一）档案收集1.各部门应明确档案收集范围和标准，确保各类文件材料及时、准确收集。2.档案收集工作应贯穿于各项业务活动全过程，包括但不限于合同协议、文件通知、会议记录、财务报表、技术资料、人事档案等。3.对于重要文件和资料，应实行专人负责收集，确保不遗漏。（二）档案整理1.收集后的档案应及时进行整理，按照文件的形成时间、来源、内容等进行分类。2.对每份文件进行编号、编目，填写档案目录清单，确保档案资料的有序排列。3.去除文件中的金属物，对破损或褪色的文件进行修复或复制，保证档案的完整性和可读性。（三）档案归档1.整理后的档案应及时归档，按照档案管理部门规定的归档流程和时间要求进行移交。2.档案管理部门应对接收的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的档案退回原部门重新整理。3.建立档案归档台账，记录档案的名称、数量、来源、归档时间等信息，便于查询和管理。四、档案保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设施设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。3.档案库房应实行专人管理，限制无关人员进入，确保档案安全。（二）档案存储方式1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.纸质档案应采用标准档案盒或文件夹进行装订和存放，电子档案应进行备份存储，存储介质应安全可靠。3.对于重要和珍贵的档案，应采取特殊的保管措施，如加密存储、异地备份等。（三）档案保管期限1.公司应根据国家法律法规和行业标准，结合自身实际情况，确定各类档案的保管期限。2.档案保管期限分为永久、长期和短期，具体划分标准如下：永久保管的档案：涉及公司重大权益、重要资产、核心业务等方面的档案，如公司章程、营业执照、重要合同协议、财务审计报告等。长期保管的档案：保存期限一般为10年以上的档案，如年度工作计划、工作总结、人事档案等。短期保管的档案：保存期限一般为110年的档案，如一般性文件通知、会议纪要等。3.档案管理部门应定期对到期档案进行鉴定和处置，按照规定进行销毁或继续保存。五、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应按照申请表的要求，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，确保档案的安全和完整。3.查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽换、损毁，如需复印或摘录相关内容，应经档案管理部门同意，并进行登记。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、档案名称、借阅时间、预计归还时间等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人或用于非工作目的，如发现档案丢失或损坏，应及时报告档案管理部门，并承担相应责任。4.借阅人员归还档案时，档案管理部门应进行认真核对，检查档案是否完整、有无损坏等情况，确认无误后办理归还手续。六、档案丢失责任认定（一）认定原则1.档案丢失责任认定应依据档案管理过程中的实际情况，包括档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等环节。2.坚持实事求是、客观公正的原则，以事实为依据，以制度为准绳，准确认定责任主体。3.对于因不可抗力等不可预见、不可避免的因素导致档案丢失的，应根据具体情况进行分析和判断，合理确定责任。（二）责任主体认定1.档案管理部门责任档案管理部门未按照规定履行档案保管职责，导致档案丢失的，如档案库房设施设备不完善、管理不善等原因造成档案损坏或丢失的，档案管理部门应承担主要责任。档案管理部门在档案收集、整理、归档过程中存在疏漏，导致重要档案未及时归档或归档错误，从而引发档案丢失的，档案管理部门应承担相应责任。档案管理部门未按照规定办理档案查阅、借阅手续，导致档案失控，造成丢失的，档案管理部门应承担责任。2.各部门责任各部门未按照规定及时收集、整理本部门档案，导致档案在部门内丢失或延误归档的，该部门应承担主要责任。各部门未妥善保管本部门档案，如档案存放场所不符合要求、未安排专人负责等原因造成档案丢失的，该部门应承担相应责任。各部门人员在借阅档案过程中，违反规定转借他人或擅自销毁档案，导致档案丢失的，该部门相关人员应承担责任。3.档案管理人员责任档案管理人员未认真履行档案管理职责，如未及时对档案进行整理、归档，未做好档案安全保管工作等，导致档案丢失的，档案管理人员应承担直接责任。档案管理人员在办理档案查阅、借阅手续时，未严格按照规定操作，导致档案失控，造成丢失的，档案管理人员应承担责任。（三）认定程序1.档案丢失事件发生后，档案管理部门应立即组织调查，收集相关证据，包括档案交接记录、查阅借阅记录、现场勘查情况等。2.调查结束后，档案管理部门应根据调查结果，填写《档案丢失责任认定报告》，明确责任主体、责任原因和责任程度。3.《档案丢失责任认定报告》应提交公司分管领导审批，审批通过后作为责任追究的依据。七、档案丢失责任追究（一）追究方式1.批评教育：对档案丢失责任较轻的人员，给予批评教育，责令其作出书面检讨，认识错误，改进工作。2.经济处罚：根据档案丢失造成的损失程度，对责任人员给予相应的经济处罚，处罚金额从[X]元到[X]元不等。3.行政处分：对档案丢失责任较重的人员，给予警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等行政处分。4.法律责任：对于因档案丢失给公司造成重大损失或违反法律法规的行为，依法追究责任人员的法律责任。（二）追究流程1.档案管理部门根据责任认定结果，向公司人力资源部门提交《档案丢失责任追究建议》，明确责任人员、追究方式和依据。2.人力资源部门对责任追究建议进行审核，报公司领导批准后，下达《档案丢失责任追究决定书》。3.责任人员应在接到《档案丢失责任追究决定书》后的[X]个工作日内，接受相应的责任追究处理。（三）申诉与复查1.责任人员对责任追究结果有异议的，可以在接到《档案丢失责任追究决定书》后的[X]个工作日内，向公司提出申诉。2.公司应在接到申诉后的[X]个工作