档案查阅制度

档案查阅制度一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，规范档案查阅行为，确保档案的安全与完整，保障公司和相关人员的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、分支机构以及与公司有业务往来的外部单位和个人查阅公司档案的活动。（三）基本原则1.依法依规原则档案查阅活动必须严格遵守国家法律法规以及公司的相关规定，确保查阅行为合法合规。2.安全保密原则在档案查阅过程中，要采取有效措施保障档案的安全，防止档案信息泄露，维护公司的商业秘密和其他敏感信息。3.服务利用原则在确保档案安全和保密的前提下，充分发挥档案的作用，为公司各项工作和相关人员提供必要的档案信息支持，提高工作效率和决策科学性。二、档案查阅的范围及权限（一）公司内部查阅范围及权限1.公司各部门因工作需要查阅本部门形成的档案，由部门负责人批准，可直接查阅。2.公司各部门因工作需要查阅其他部门形成的档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、时间等，经档案形成部门负责人同意，报公司档案管理部门负责人批准后，方可查阅。3.公司管理层因工作需要查阅档案，可直接向档案管理部门提出查阅申请，经档案管理部门负责人审核后，报公司分管领导批准，即可查阅。4.公司员工因个人学习、研究等特殊情况需要查阅档案的，需填写《档案查阅申请表》，详细说明查阅目的、内容、时间等，经所在部门负责人签字同意，报档案管理部门负责人批准后，在档案管理部门指定地点查阅。（二）外部单位查阅范围及权限1.与公司有业务往来的外部单位因工作需要查阅公司档案，需提前向公司提出书面申请，说明查阅目的、内容、时间等，并提供相关证明材料。2.经公司业务部门负责人审核同意，报公司分管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并对查阅过程进行监督。3.外部单位查阅公司档案仅限于与业务相关的部分，不得查阅涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的档案。如需查阅此类档案，必须经公司总经理批准，并签订保密协议。（三）特殊档案查阅规定对于公司的重要档案、机密档案、电子档案等特殊档案，查阅权限按照以下规定执行：1.重要档案查阅需经公司档案管理部门负责人审核，报公司总经理批准。2.机密档案查阅需经公司保密委员会审核，报公司总经理批准，并严格控制查阅范围和时间。3.电子档案查阅需使用公司指定的查阅设备和软件，在档案管理部门的监控下进行，查阅人员不得擅自复制、传播电子档案内容。三、档案查阅申请与审批流程（一）申请1.公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，申请表应包括申请人姓名、所在部门、查阅目的、查阅档案名称及编号、查阅时间等内容。2.外部单位查阅档案，应提交书面申请函，申请函应注明单位名称、联系人、联系电话、查阅目的、查阅档案名称及编号、查阅时间等，并加盖单位公章。3.申请查阅特殊档案的，除填写《档案查阅申请表》或提交书面申请函外，还应按照特殊档案查阅规定提供相关审批材料。（二）审批1.《档案查阅申请表》或书面申请函提交后，由档案形成部门负责人或业务部门负责人进行初审，审核申请查阅的必要性和合理性，签署审核意见。2.初审通过后，报档案管理部门负责人进行复审，复审申请查阅的范围是否符合规定，查阅方式是否恰当等，签署复审意见。对于一般档案查阅申请，档案管理部门负责人审核后，报公司分管领导批准。对于重要档案、机密档案查阅申请，档案管理部门负责人审核后，需报公司总经理批准。（三）反馈1.审批通过后，档案管理部门应及时将审批结果反馈给申请人，并告知查阅的时间、地点、注意事项等。2.如审批未通过，档案管理部门应向申请人说明原因，并退还申请材料。四、档案查阅的方式与要求（一）查阅方式1.现场查阅公司内部人员和外部单位查阅档案，原则上应在档案管理部门指定的查阅场所进行现场查阅。查阅人员应遵守查阅场所的各项规定，不得在查阅场所吸烟、饮食、大声喧哗等。2.复制查阅对于确因工作需要无法现场查阅的档案，经档案管理部门负责人批准，可进行复制查阅。复制方式包括复印、扫描、拍照等，复制的档案应与原件内容一致，并加盖档案管理部门印章。3.电子查阅对于电子档案，经档案管理部门负责人批准，查阅人员可在档案管理部门指定的设备上进行查阅。查阅人员不得擅自将电子档案复制到其他存储设备或传播给他人。（二）查阅要求1.查阅人员应严格按照批准的查阅范围和内容进行查阅，不得擅自扩大查阅范围或查阅与申请无关的档案。2.查阅人员在查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、撕毁等。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时向档案管理部门报告。3.查阅人员在查阅过程中，如需摘录、引用档案内容，应经档案管理部门同意，并注明出处。摘录、引用的内容不得泄露公司机密信息和损害公司利益。4.查阅人员查阅档案结束后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题应及时处理。五、档案查阅的登记与记录（一）登记1.档案管理部门应建立《档案查阅登记簿》，对每一次档案查阅活动进行详细登记。登记内容包括查阅日期、查阅人姓名或单位名称、查阅目的、查阅档案名称及编号、查阅方式、批准人、查阅期限等。2.查阅人员查阅档案时，应在《档案查阅登记簿》上签字确认查阅信息。（二）记录1.档案管理部门应对档案查阅过程进行记录，记录内容包括查阅人员的查阅行为、查阅时间、查阅地点、查阅内容等。记录方式可采用文字记录、电子记录等。2.对于重要档案、机密档案的查阅记录，应进行单独整理和保管，保存期限按照公司档案保管期限规定执行。六、档案查阅的监督与检查（一）内部监督1.公司档案管理部门负责对档案查阅活动进行日常监督，检查查阅人员是否按照规定的范围、方式和要求查阅档案，是否履行登记和归还手续等。2.公司审计部门定期对档案查阅制度的执行情况进行审计监督，检查档案查阅申请与审批流程是否合规，档案查阅登记与记录是否完整准确等。（二）外部监督1.对于涉及国家机密、商业秘密等档案的查阅活动，接受国家相关部门和行业监管机构的监督检查。2.公司应积极配合外部监督检查工作，如实提供档案查阅相关资料和信息，对发现的问题及时整改。七、档案查阅的保密与安全管理（一）保密措施1.档案管理部门应与查阅人员签订保密协议，明确查阅人员在查阅档案过程中的保密义务和责任。保密协议应包括保密范围、保密期限、违约责任等内容。2.查阅人员应严格遵守保密协议，不得将查阅的档案信息泄露给任何无关人员。如因工作需要向他人提供档案信息，必须经过档案管理部门同意，并按照规定的程序进行。3.档案管理部门应对档案查阅场所进行安全保密管理，设置必要的安全防护设施，防止无关人员进入查阅场所。查阅场所应配备监控设备，对查阅过程进行全程监控。（二）安全管理1.档案管理部门应加强对档案查阅设备和存储介质的管理，定期进行维护和检查，确保设备和介质的安全可靠。2.在档案查阅过程中，如发现档案存在安全隐患或可能影响档案信息安全的情况，档案管理部门应立即采取措施进行处理，并及时报告公司相关领导。3.查阅人员在查阅档案结束后，应将查阅设备和存储介质归还档案管理部门，并接受档案管理人员的检查。如发现设备和介质存在问题，应及时进行处理。八、档案查阅的违规处理（一）违规行为界定1.未经批准擅自查阅档案。2.超出批准的查阅范围查阅档案。3.在查阅档案过程中违反查阅要求，如涂改、标记、污损、抽取、撤换、撕毁档案等。4.泄露档案信息，给公司造成损失。5.未按照规定履行档案查阅登记、记录和归还手续。6.其他违反档案查阅制度的行为。（二）处理措施1.对于轻微违规行为，档案管理部门应及时向违规人员发出警告，要求其立即改正，并记录在案。2.对于一般违规行为，公司将视情节轻重给予违规人员批评教育、通报批评、扣发绩效奖金等处理，并责令其采取措施消除违规行为造成的影响。3.对于严重违规行为，如泄露公司机密档案信息、给公司造成重大损失等，公司将依法依规追究违规人员的法律责任，并解除与违规人员的劳动合同。4.对于外部单位违反档案查阅制