档案室制度文字

档案室制度文字一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案室的管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在档案管理工作中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织的档案由档案室集中统一管理，各部门应积极配合档案室的工作，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性原则：档案内容必须真实、准确、完整，如实反映公司/组织的各项活动和历史面貌。3.保密性原则：对涉及公司/组织机密的档案，应严格保密，防止信息泄露。4.便于利用原则：档案管理应便于档案的收集、整理、保管、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本公司/组织档案管理制度并组织实施。2.负责公司/组织各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和销毁等工作。3.建立健全档案管理信息系统，实现档案管理的信息化、网络化。4.开展档案编研工作，为公司/组织的决策、生产、经营等活动提供档案信息支持。5.对各部门的档案管理工作进行监督、检查和指导，组织档案业务培训。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，并定期向档案室移交。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案管理的日常工作，确保档案的安全和完整。3.配合档案室做好档案的鉴定、统计、销毁等工作，接受档案室的监督和指导。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理的各项规章制度，具有良好的职业道德和业务素质。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.严格执行档案的借阅、查阅制度，做好档案的利用登记和统计工作。4.定期对档案进行检查、核对，确保档案的安全和完整，发现问题及时报告并处理。5.积极参与档案编研工作，为公司/组织提供档案信息服务。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司/组织在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等材料。2.上级机关颁发的与本公司/组织有关的文件、指示、规定等。3.本公司/组织对外签订的合同、协议、章程、纪要等文件。4.本公司/组织的工作计划、总结、报告、统计报表等文件。5.本公司/组织的科研成果、技术资料、产品样本等文件。6.本公司/组织的会议记录、纪要、决议等文件。7.本公司/组织的人事档案、工资档案、财务档案等专门档案。其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门的档案材料，并进行初步整理。2.档案材料应齐全完整，字迹清晰，签署完备，格式规范。3.对重要的档案材料，应一式多份，分别保存。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、产品类、科研项目类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、人事档案类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应科学合理，便于记忆和查找。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录应准确反映档案的内容和存放位置。4.装订：对纸质档案进行装订，装订应整齐牢固，便于保管和查阅。四、档案的保管（一）保管场所1.档案室应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的房间作为保管场所。2.档案室应配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、温湿度计、灭火器、防虫药等。（二）保管要求1.档案应分类存放，排列有序，便于查找。2.对电子档案应进行备份，并存储在不同的介质上，定期进行检查和维护。3.对重要的档案应采取特殊的保管措施，如加密存储、异地备份等。4.定期对档案进行清点、核对，确保档案的数量和质量。（三）安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案保管场所的安全防范。2.严格执行档案出入库登记制度，非档案管理人员不得擅自进入档案室。3.做好档案的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，定期检查消防器材和安全设施，确保其正常运行。4.对档案的利用过程进行监控，防止档案丢失、损坏或泄露。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据国家有关规定和公司/组织的实际情况，对档案进行定期鉴定。2.鉴定工作应坚持全面审查、准确判定、区别对待的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、各部门档案管理人员及相关业务人员组成，负责档案的鉴定工作。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、保管期限等进行综合分析和判断。2.参考国家有关档案保管期限的规定，结合公司/组织的实际情况，确定档案的保管期限。3.对已过保管期限的档案，应进行重点审查，确无保存价值的，方可予以销毁。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁意见。2.报公司/组织领导审批，经批准后方可实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字，并将销毁清册归档保存。六、档案的利用（一）利用范围1.公司/组织内部人员因工作需要查阅、借阅档案资料。2.外单位因工作需要查阅、借阅本公司/组织档案资料，应按照有关规定办理手续。（二）利用要求1.查阅、借阅档案应填写申请表，注明查阅、借阅的目的、内容和期限等。2.经档案管理人员审核，报部门负责人或公司/组织领导批准后，方可查阅、借阅档案。3.查阅、借阅档案时，应在档案管理人员指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。4.查阅、借阅档案时，应保持档案的整洁和完整，不得涂改、污损、抽取、撤换档案材料。5.如需复印、摘录档案材料，应经档案管理人员同意，并登记备案。6.查阅、借阅档案的期限应严格按照申请表上注明的期限执行，如需延期，应办理续借手续。（三）利用登记档案管理人员应建立档案利用登记制度，对查阅、借阅档案的人员、时间、内容、期限等进行详细登记，以便统计和查询。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理的工作效率和服务质量，为公司/组织的决策和发展提供有力支持。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理、数据录入等工作，将其转化为电子档案。2.档案管理信息系统建设：开发或选用适合本公司/组织的档案管理信息系统，实现档案的分类、编目、存储、检索、借阅、统计等功能。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，确保系统的正常运行。2.定期对电子档案进行备份，存储在