人事档案移交制度

人事档案移交制度一、总则1.目的为了规范公司人事档案的移交工作，确保人事档案的完整、准确、安全，维护公司和员工的合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工人事档案的移交管理。3.基本原则依法依规原则：严格遵守国家有关法律法规和行业标准，确保人事档案移交工作合法合规。真实准确原则：保证人事档案内容真实、准确、完整，如实反映员工的工作经历、业绩等情况。及时高效原则：及时办理人事档案移交手续，提高工作效率，避免延误。安全保密原则：加强人事档案的安全管理，防止档案信息泄露，保护员工隐私。二、人事档案的内容及分类1.员工基本信息包括员工的姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、联系方式等。2.学历学位材料涵盖学历证书、学位证书、成绩单、学籍档案等相关材料。3.工作经历材料包含劳动合同、工作证明、离职证明、岗位变动记录等反映员工工作经历的文件。4.培训与考核材料如培训证书、考核记录、绩效评估报告等。5.奖惩材料奖励证书、处罚决定等。6.工资福利材料工资单、福利发放记录等。7.其他材料如职业资格证书、健康体检报告、个人荣誉等与员工相关的其他材料。人事档案按照员工类别可分为在职员工档案、离职员工档案等。三、人事档案移交的流程1.移交准备员工离职或岗位调动时，所在部门应提前通知人力资源部门，以便做好人事档案移交准备工作。人力资源部门对拟移交的人事档案进行审核，确保档案内容完整、准确，符合移交要求。2.档案整理按照档案分类标准，对人事档案进行整理，将相关材料进行排序、编号，确保档案目录清晰、材料齐全。对破损、褪色等影响档案质量的材料进行修复或复制，保证档案的完整性。3.移交手续办理员工离职或岗位调动时，所在部门应填写《人事档案移交清单》，详细列出移交档案的名称、份数、页数等信息，并由移交人和接收人签字确认。人力资源部门审核《人事档案移交清单》无误后，办理档案移交手续，将人事档案移交给接收部门或相关机构。对于离职员工档案，如员工有新的工作单位需要接收档案，人力资源部门应按照规定办理档案转递手续，通过机要交通或专人送取等方式将档案转至新单位；如员工暂未落实工作单位或档案需存放在人才市场等机构，人力资源部门应及时办理相关托管手续。四、人事档案移交的时间要求1.员工离职或岗位调动后[X]个工作日内，所在部门应完成人事档案的整理和移交工作。2.人力资源部门在收到《人事档案移交清单》后，应在[X]个工作日内完成档案审核和移交手续办理。3.对于需要转递的离职员工档案，应在员工离职后[X]个工作日内寄出，确保档案及时、准确送达接收单位。五、人事档案移交的责任分工1.所在部门负责本部门员工人事档案的整理、核对和移交工作，确保档案材料真实、完整、准确。按照规定的时间和流程，填写《人事档案移交清单》，并将人事档案移交给人力资源部门。对移交的人事档案负责，如因工作失误导致档案缺失、损坏等问题，承担相应责任。2.人力资源部门负责制定和完善人事档案移交制度，指导和监督各部门的人事档案移交工作。审核各部门移交的人事档案，对不符合要求的档案及时反馈并要求整改。办理人事档案的接收、整理、保管、转递等工作，确保人事档案的安全和规范管理。对人事档案移交过程中的问题进行协调和处理，如与接收单位沟通档案转递事宜等。六、人事档案的保管与查阅1.保管要求人力资源部门应设立专门的人事档案保管场所，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防盗设施等，确保人事档案的安全保管。按照档案分类编号顺序，将人事档案排列存放，便于查找和管理。定期对人事档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的完整性和准确性。对电子人事档案应进行备份存储，并做好数据安全防护工作，防止数据丢失或损坏。2.查阅规定因工作需要查阅人事档案的，应填写《人事档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人和人力资源部门负责人审批后，方可查阅。查阅人事档案时，必须由人力资源部门工作人员陪同，查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍摄档案内容。查阅完毕后，查阅人员应在《人事档案查阅登记表》上签字确认，确保档案归还时完整无损。涉及员工个人隐私或机密信息的人事档案，应严格控制查阅范围，未经员工本人同意，不得向无关人员泄露档案内容。七、人事档案的保密措施1.人力资源部门应加强对人事档案管理人员的保密教育，提高保密意识，签订保密协议，明确保密责任。2.严格限制人事档案的查阅范围，非经授权人员不得接触人事档案。3.在人事档案的整理、移交、保管、查阅等过程中，采取必要的保密措施，如对档案材料进行密封、加密存储等，防止档案信息泄露。4.对于因工作需要接触人事档案的人员，如因工作变动不再负责相关工作时，应及时收回其查阅人事档案的权限，并进行保密提醒。5.如发现人事档案信息泄露情况，应立即采取措施进行调查处理，追究相关人员的责任，并及时采取补救措施，减少损失和影响。八、人事档案的信息化管理1.建立人事档案信息化管理系统，将员工人事档案信息录入系统，实现档案信息的电子化存储和查询。2.利用信息化管理系统，对人事档案的整理、移交、保管、查阅等流程进行规范化管理，提高工作效率和管理水平。3.定期对人事档案信息化管理系统进行维护和更新，确保系统的稳定运行和数据安全。4.加强对人事档案信息化管理人员的培训，提高其业务能力和信息化操作水平，保障信息化管理工作的顺利开展。九、人事档案移交的监督与检查1.公司内部审计部门定期对人事档案移交制度的执行情况进行审计检查，确保制度的有效落实。2.人力资源部门定期对各部门人事档案移交工作进行自查，及时发现和纠正存在的问题。3.对于违反人事档案移交制度的行为，如拖延移交时间、档案材料缺失、信息泄露等，应视情节轻重给予相应的处罚，包括批评教育、责令整改、经济处罚等，并追究相关人员的责任。