档案制度示意图

档案制度示意图一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本档案制度。本制度适用于公司/组织内部各部门及全体员工。（二）适用范围本制度涵盖公司/组织在各项业务活动中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件材料，包括但不限于纸质文件、电子文档、图表、照片、录音、录像等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理部门，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则档案的形成应真实反映公司/组织的业务活动和历史面貌，确保档案内容完整无缺。3.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率，满足公司/组织各项工作对档案信息的需求。4.安全保密原则加强档案的安全防护措施，确保档案的安全与保密，防止档案的损坏、丢失和泄露。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立档案管理中心，负责统筹管理全公司/组织的档案工作。档案管理中心可根据实际情况下设不同的档案管理科室，如文书档案科、业务档案科、科技档案科等，分别负责不同类型档案的管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定并组织实施本公司/组织的档案管理制度。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和销毁公司/组织的各类档案，确保档案的完整与安全。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查阅和利用。4.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理的效率和水平。5.对各部门的档案工作进行指导、监督和检查，组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。6.参与公司/组织重大活动和重要项目的档案管理工作，确保档案资料的及时收集和妥善保管。7.开发利用档案信息资源，为公司/组织的决策、管理、生产经营等提供档案信息支持和服务。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.公司/组织设立、变更、终止过程中形成的各类文件材料，包括公司章程、营业执照、组织机构代码证、税务登记证等相关证照文件，以及设立、变更、终止的申请、批复、决议等文件。2.公司/组织的各类会议文件，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。3.公司/组织的行政管理文件，包括工作计划、总结、报告、请示、批复、规章制度、人事任免文件等。4.公司/组织的业务管理文件，包括市场营销、生产管理、质量管理、财务管理、人力资源管理、物资采购管理等方面的文件。5.公司/组织的科研、技术文件，包括科研项目立项报告、研究方案、实验数据、技术成果鉴定文件、专利文件等。6.公司/组织的基本建设文件，包括工程项目立项审批文件、设计文件、施工文件、竣工验收文件等。7.公司/组织的设备仪器文件，包括设备仪器的购置合同、安装调试记录、操作规程、维护保养记录等。8.公司/组织的会计档案，包括会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告等。9.公司/组织员工的人事档案，包括员工履历表、劳动合同、工资福利文件、考核评价文件、培训记录、奖惩记录等。10.公司/组织的声像档案，包括照片、录音、录像等，记录公司/组织重大活动、重要事件、生产经营场景等。11.公司/组织与外部单位签订的各类合同、协议文件。12.其他具有保存价值的文件材料。（二）档案收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.档案形成部门应在文件材料形成后的规定时间内，将整理好的档案移交至档案管理部门。一般情况下，文书档案应在次年上半年移交，业务档案应在项目结束后一个月内移交，会计档案应在会计年度终了后由财务部门保管一年，期满后移交档案管理部门。3.档案收集过程中，应注意保持档案材料的原始性和真实性，不得擅自涂改、伪造档案内容。4.对于电子文件的收集，应确保文件格式的通用性和可读性，并按照规定进行备份存储。（三）档案整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的数字化处理和管理。（四）档案整理方法1.文书档案整理按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类，编制案卷目录。具体步骤如下：分类：将文件材料按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类。年度分类以文件形成的自然年度为准；保管期限分为永久、长期、短期；机构（问题）分类根据公司/组织的内部机构设置或业务职能进行划分。编号：对每一类文件材料进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编目：编制案卷目录，包括案卷号、题名、年度、保管期限、起止日期、件数、页数等内容。装订：将同一类文件材料按照编号顺序进行装订，确保文件的整齐和牢固。2.业务档案整理根据不同业务类型的特点，制定相应的整理方法。一般应按照业务流程、项目阶段等进行分类整理，建立业务档案目录。例如，工程项目档案应按照项目前期文件、设计文件、施工文件、竣工验收文件等进行分类，每一类文件再按照文件形成的先后顺序进行排列。3.科技档案整理按照科技项目的类别、阶段进行分类整理，建立科技档案目录。科技档案应包括项目立项报告、研究方案、实验记录、技术成果鉴定文件、专利文件等，确保科技档案的完整性和系统性。4.会计档案整理按照会计凭证、会计账簿、财务报表等类别进行整理，建立会计档案目录。会计凭证应按照月份顺序装订成册，会计账簿应按照年度进行整理，财务报表应按照年度和报表类型进行分类归档。5.人事档案整理按照员工个人信息、履历、劳动合同、工资福利、考核评价、培训记录、奖惩记录等类别进行整理，建立人事档案目录。人事档案应建立个人档案袋，将各类文件材料按照顺序放入档案袋中，并在档案袋上标注员工姓名、档案编号等信息。四、档案的保管（一）档案保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光照、防污染等安全防护设施。档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在[具体温度范围]，湿度控制在[具体湿度范围]。（二）档案保管方式1.纸质档案保管纸质档案应分类存放在档案架上，按照案卷目录的顺序排列，便于查阅。档案架应定期进行清洁和检查，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。2.电子档案保管电子档案应存储在专用的存储设备上，如磁盘阵列、磁带库等，并进行定期备份。备份存储设备应异地存放，以防止因自然灾害、设备故障等原因导致电子档案丢失。电子档案应建立严格的访问权限管理制度，确保档案信息的安全。3.声像档案保管声像档案应按照载体类型进行分类保管，如照片应冲洗或打印成纸质照片后存放在相册或档案盒中，并标注照片内容、拍摄时间、拍摄地点等信息；录音、录像档案应存储在专用的存储设备上，并建立相应的目录索引，便于查找和利用。（三）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期、短期三种。具体划分如下：1.永久保管的档案公司/组织设立、变更、终止过程中形成的重要文件材料，如公司章程、营业执照、组织机构代码证等。公司/组织的年度财务决算报告、审计报告等重要财务文件。公司/组织的重大决策、重要会议记录、重要合同协议等文件。公司/组织的科研成果、技术专利等重要科技文件。公司/组织员工的人事档案中的重要材料，如员工履历表、劳动合同、工资福利文件、考核评价文件、培训记录、奖惩记录等。2.长期保管的档案公司/组织的行政管理文件，如工作计划、总结、报告、请示、批复、规章制度等，保管期限为[具体年限]。公司/组织的业务管理文件，如市场营销、生产管理、质量管理、财务管理、人力资源管理、物资采购管理等方面的文件，保管期限为[具体年限]。公司/组织的基本建设文件，如工程项目立项审批文件、设计文件、施工文件、竣工验收文件等，保管期限为[具体年限]。公司/组织的设备仪器文件，如设备仪器的购置合同、安装调试记录、操作规程、维护保养记录等，保管期限为[具体年限]。3.短期保管的档案公司/组织的一般性文件材料，如日常工作中的通知、便函、简报等，保管期限为[具体年限]。公司/组织的临时性项目文件，如项目策划书、项目实施方案等，保管期限为[具体年限]。（四）档案保管期限的鉴定与调整档案管理部门应定期对档案的保管期限进行鉴定，根据档案的实际价值和公司/组织的发展情况，对保管期限进行调整。鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关业务部门的人员共同参与。鉴定结果应形成书面报告，经公司/组织领导审批后执行。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员查阅档案公司/组织内部人员因工作需要查阅档案的，可以向档案管理部门提出申请。申请时应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。档案管理部门根据申请内容进行审核，符合查阅条件的，安排专人负责提供档案查阅服务，并做好查阅记录。2.外部单位查阅档案外部单位因工作需要查阅公司/组织档案的，应提前向公司/组织提出书面申请，并说明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。申请经公司/组织领导审批同意后，档案管理部门按照规定办理查阅手续。外部单位查阅档案时，应安排专人陪同，并严格遵守档案查阅的相关规定，不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容。（二）查阅手续1.查阅人员应出示有效身份证件，填写《档案查阅登记表》，注明查阅日期、查阅人姓名、工作单位、查阅内容、查阅目的等信息。2.档案管理人员应根据查阅申请，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，确保查阅人员遵守档案查阅规定。3.查阅人员如需摘抄、复制、拍照档案内容的，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可进行。摘抄、复制的档案内容应加盖档案管理部门的印章，拍照的档案内容应注明拍摄时间、拍摄地点、拍摄人等信息。（三）利用方式档案管理部门应积极开发利用档案信息资源，为公司/组织的决策、管理、生产经营等提供档案信息支持和服务。利用方式主要包括以下几种：1.提供档案原件查阅根据查阅人员的需求，直接提供档案原件供其查阅。2.编制档案信息资料档案管理部门可以根据公司/组织的工作需要，编制档案信息资料，如大事记、组织沿革、专题资料汇编等，为公司/组织提供便捷的档案信息服务。3.开展档案咨询服务档案管理人员可以为公司/组织内部人员提供档案咨询服务，解答有关档案管理和利用方面的问题。4.参与公司/组织重大活动和重要项目档案管理部门应参与公司/组织重大活动和重要项目的档案管理工作，为活动和项目的顺利开展提供档案信息支持。例如，在公司/组织的庆典活动、新产品发布会、重要会议等活动中，提供相关的历史档案资料，展示公司/组织的发展历程和成就；在工程项目建设中，提供项目前期文件、设计文件、施工文件等档案资料，为项目决策、施工管理、竣工验收等提供依据。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地、发展地看问题的原则，准确判定档案的价值，确保档案鉴定工作的科学性和准确性。（二）鉴定组织档案鉴定工作由档案管理部门牵头，组织相关业务部门的人员共同组成档案鉴定小组进行。档案鉴定小组应定期对档案进行鉴定，确保档案鉴定工作的常态化。（三）鉴定内容档案鉴定小组应从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行全面审查，综合判定档案的价值。具体鉴定内容包括：1.档案是否反映公司/组织的主要职能活动和历史发展过程。2.档案是否具有现实利用价值和历史研究价值。3.档案的内容是否真实、完整、准确。4.档案的保存状况是否良好。（四）销毁程序1.经过鉴定，确无保存价值的档案，由档案管理部门编制《档案销毁清册》，详细列出档案的题名、年度、保管期限、档号、文号、责任者、密级等信息。2.《档案销毁清册》经档案鉴定小组审核签字后，报公司/组织领导审批。3.经批准销毁的档案，由档案管理部门指定专人负责监销。监销人员应在销毁现场进行监督，确保档案销毁彻底，防止档案流失。4.档案销毁后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并将销毁情况报告公司/组织领导。七、档案的统计与移交（一）档案统计档案管理部门应建立健全档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析。统计内容包括档案的数量、种类、保管期限、利用人次、利用效果等。档案统计工作应做到及时、准确、全面，为档案管理决策提供数据支持。（二）档案移交1.公司/组织内部机构调整或人员变动时，涉及档案移交的，应按照规定办理档案移交手续