档案归档制度上墙

档案归档制度上墙一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本档案归档制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门在工作活动中形成的各种文件材料的归档管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理部门，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范性和系统性。2.真实完整原则归档的文件材料应真实反映公司/组织的工作活动，保持文件材料的原始性和完整性，不得擅自篡改、伪造或销毁档案。3.分类科学原则根据档案的形成领域、内容性质、时间顺序等因素进行科学分类，便于档案的整理、保管和查阅。4.便于利用原则档案管理应充分考虑档案的利用需求，优化档案管理流程，提高档案查阅效率，为公司/组织的各项工作提供有力支持。二、档案归档范围（一）行政管理类档案1.公司/组织设立、变更、注销等相关文件，包括营业执照、公司章程、董事会决议、股东会决议等。2.行政办公文件，如通知、报告、请示、批复、会议纪要、工作计划、工作总结等。3.人事管理文件，包括员工招聘、培训、考核、晋升、奖惩、离职等相关材料，如劳动合同、员工档案、培训记录、考核表、奖惩决定等。4.财务管理文件，如财务预算、决算报告、会计凭证、账簿、报表、审计报告等。5.资产管理文件，包括固定资产登记、清查、处置等相关材料，如资产清单、购置合同、折旧计算表、处置审批文件等。6.安全管理文件，如安全管理制度、应急预案、安全检查记录、事故报告及处理文件等。7.行政管理工作中形成的其他具有保存价值的文件材料;（二）业务经营类档案1.市场营销档案，包括市场调研分析报告、营销策划方案、广告宣传资料、客户信息资料、销售合同等。2.生产管理档案，如生产计划、工艺流程、质量控制文件、生产记录、设备维护保养记录等。3.采购管理档案，包括采购计划、采购合同、供应商评估资料、采购发票等。4.研发管理档案，如研发项目立项报告、研究成果报告、实验记录、专利申请文件等。5.业务经营活动中形成的其他具有保存价值的文件材料。（三）项目管理类档案1.项目立项文件，包括项目可行性研究报告、项目立项审批文件等。2.项目规划文件，如项目计划书、项目进度安排表、项目预算书等。3.项目实施过程中的各类文件，如项目会议纪要、项目变更记录、项目质量检验报告、项目验收文件等。4.项目结束后的总结评估文件，如项目总结报告、项目绩效评估报告等。5.项目管理工作中形成的其他具有保存价值的文件材料。（四）党群工作类档案1.党组织建设文件，如党组织设置、党员名册、党组织活动记录等。2.党员教育管理文件，包括党员培训计划、党员学习资料、党员考核记录等。3.工会工作文件，如工会组织建设、工会活动记录、职工权益保障相关文件等。4.共青团工作文件，如共青团组织建设、团员名册及活动记录等。5.党群工作中形成的其他具有保存价值的文件材料。三、档案归档要求（一）文件材料的收集1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保本部门在工作活动中形成的各类文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，签字盖章手续齐全，严禁使用铅笔、圆珠笔等易褪色的书写工具。3.对于电子文件，应按照相关规定进行收集和整理，确保电子文件的格式规范、内容完整，并妥善保存电子载体。（二）文件材料的整理1.文件材料应按照档案分类方案进行分类整理，同一类别的文件应按照时间顺序或重要程度排列。2.每份文件材料应编制页码，并填写文件目录，文件目录应包括文件编号、文件题名、日期、保管期限等内容。3.对于破损、褪色的文件材料，应进行修复或复制，确保文件的可读性和完整性。4.电子文件应按照一定的命名规则进行命名，并建立相应的文件夹结构，以便于查找和管理。（三）文件材料的装订1.纸质文件材料应采用线装或胶装的方式进行装订，装订应牢固、整齐，不得压字、掉页。2.对于幅面过大的文件材料，应按照A4纸规格进行折叠，折叠后的文件应平整、美观，并便于查阅。3.电子文件应存储在符合安全要求的存储介质上，并进行备份，备份存储介质应与原始存储介质分开存放。（四）文件材料的编目1.档案应编制全宗号、目录号、案卷号等编号，编号应按照档案管理的相关规定进行编制，确保编号的唯一性和系统性。2.档案目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，档案目录应打印成册，并一式多份，分别存放于不同地点，以便于查阅。3.对于电子档案，应建立电子档案目录数据库，通过数据库进行档案信息的检索和查询。四、档案归档流程（一）部门整理各部门在文件材料形成后，应按照档案归档要求进行分类整理，并填写文件目录，将整理好的文件材料移交至本部门的档案管理人员。（二）部门初审部门档案管理人员对本部门移交的文件材料进行初审，检查文件材料的完整性、准确性和规范性，对于不符合要求的文件材料，应及时返回原部门进行补充或修正。（三）档案部门接收经部门初审合格的文件材料，由部门档案管理人员移交至公司/组织档案管理部门。档案管理部门在接收文件材料时，应进行详细登记，包括文件名称、数量、移交部门、移交日期等信息。（四）档案部门审核档案管理部门对接收的文件材料进行审核，审核内容包括文件材料的归档范围、分类是否准确、整理是否规范等。对于审核不合格的文件材料，应及时与移交部门沟通，要求其进行整改。（五）档案装订与编目审核合格的文件材料，由档案管理部门进行装订和编目，按照档案管理的相关规定编制档案编号、目录等信息。（六）档案上架存储装订编目后的档案应及时上架存储，按照档案分类方案进行排列存放，便于档案的查阅和管理。五、档案保管期限（一）永久保管1.公司/组织设立、变更、注销等重要文件。2.涉及公司/组织权益的重大合同、协议。3.重要的财务报表、审计报告等。4.具有历史价值或重要纪念意义的文件材料。（二）长期保管1.在一定时期内具有查考利用价值的行政管理、业务经营、项目管理等文件材料，保管期限一般为10年至50年。2.党群工作中形成的重要文件材料，保管期限一般为10年至30年。（三）短期保管1.在较短时间内具有查考利用价值的文件材料，保管期限一般为1年至10年。2.一般性的文件材料，如日常工作中的通知复印件、一般性的会议记录等，保管期限一般为1年至5年。六、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人审批后，方可到档案管理部门查阅。2.因工作需要查阅重要档案或涉及公司/组织机密档案的，应经公司/组织分管领导审批。3.外部单位查阅档案，应持有单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容等信息，经公司/组织档案管理部门负责人审核，报公司/组织分管领导批准后，方可查阅。（二）查阅登记档案管理部门应对查阅档案的人员进行详细登记，包括查阅日期、查阅人员姓名、所在部门、查阅内容、查阅目的等信息。（三）查阅方式1.档案查阅应在档案管理部门指定的查阅场所进行，并由档案管理人员负责提供档案查阅服务。2.查阅人员不得擅自将档案带出查阅场所，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并按照相关规定进行操作。3.对于电子档案的查阅，应按照档案管理部门的规定，通过指定的计算机系统进行查阅，查阅人员不得擅自对电子档案进行修改、删除等操作。（四）利用反馈档案查阅人员在查阅档案后，应及时将查阅情况反馈给档案管理部门，如发现档案存在问题或对档案利用有任何建议，应及时向档案管理部门提出。七、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守公司/组织的保密制度，对档案内容予以保密，不得泄露档案信息。2.对于涉及公司/组织机密的档案，应采取加密存储、专人保管等措施，确保档案信息的安全。3.查阅机密档案的人员，应签订保密协议，明确保密责任和义务。（二）安全管理1.档案管理部门应配备必要的安全设施，如防火、防潮、防虫、防盗等设备，确保档案的安全保管。2.定期对档案进行检查和清点，及时发现和处理档案保管过程中出现的问题，如档案损坏、丢失等。3.建立档案安全应急预案，应对可能发生的自然灾害和突发事件，确保档案在紧急情况下的安全转移和妥善保管。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、慎重处理的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。（二）鉴定组织公司/组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（三）鉴定内容档案鉴定工作小组应根据档案保管期限的规定，对到期档案进行全面审查，审查内容包括档案的完整性、准确性、时效性、利用价值等。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提