档案会商制度

档案会商制度一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，规范档案会商工作流程，确保档案信息的准确性、完整性和安全性，提高档案利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在档案形成、整理、保管、利用等过程中涉及的会商活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案会商工作合法合规。2.准确完整原则：会商过程中要保证档案信息的真实、准确、完整，不得遗漏重要内容。3.高效协作原则：各部门应密切配合，提高会商效率，共同推进档案管理工作顺利开展。4.安全保密原则：加强档案安全保密意识，防止档案信息泄露、丢失或损坏。二、档案会商的组织与职责（一）档案会商小组1.组成人员：由公司分管档案工作的领导担任组长，档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员为成员。2.职责负责审议档案管理的重大事项，制定档案工作发展规划和年度计划。对档案管理制度、流程的修订进行讨论和决策。协调解决档案管理工作中出现的跨部门问题和争议。监督检查档案会商制度的执行情况。（二）档案管理部门1.职责负责组织档案会商会议的筹备工作，包括确定会议主题、时间、地点、参会人员等。整理和提供与会议相关的档案资料，为会商提供数据支持。记录会议内容，形成会议纪要，并负责跟踪会议决议的执行情况。对档案会商过程中提出的问题进行分析和研究，提出解决方案或建议。（三）相关业务部门1.职责按照档案管理部门的要求，及时提供本部门形成的各类档案资料，并确保资料的真实性和完整性。参与档案会商会议，对涉及本部门的档案管理问题进行讨论和决策，提出意见和建议。负责落实档案会商会议决议中与本部门相关的工作任务。三、档案会商的内容与流程（一）档案会商的内容1.档案管理制度的修订：根据国家法律法规、行业标准以及公司实际情况，对档案管理制度进行修订和完善，确保制度的科学性和有效性。2.档案整理方案的确定：针对不同类型的档案，商讨合理的整理方法和分类标准，保证档案整理工作的规范化和标准化。3.档案数字化工作：讨论档案数字化的范围、进度、质量要求等，协调解决数字化过程中遇到的技术问题和人员安排问题。4.档案利用与共享：研究如何提高档案利用效率，实现档案资源的合理共享，满足公司各部门对档案信息的需求。5.档案安全与保密：分析档案管理过程中的安全风险，制定相应的防范措施，加强档案保密工作，防止信息泄露。6.重大项目档案管理：针对公司重大项目，商讨项目档案的收集、整理、归档等工作要求，确保项目档案的完整和准确。（二）档案会商的流程1.议题提出档案管理部门根据公司档案管理工作的实际情况，定期或不定期提出档案会商议题。相关业务部门也可根据工作需要，向档案管理部门提出档案会商议题申请。2.议题审核档案管理部门对提出的议题进行初步审核，判断议题的必要性和可行性。对于重大议题，提交档案会商小组进行审核，确定是否列入会商议程。3.会前准备档案管理部门根据确定的会商议题，收集相关资料，包括档案管理现状分析报告、法律法规文件、行业标准等。将收集到的资料提前分发给参会人员，以便参会人员做好会前准备。确定会议时间、地点、参会人员，并提前通知相关人员。4.会议召开档案管理部门负责人主持会议，介绍会议背景、目的和议题。参会人员围绕议题进行充分讨论，发表意见和建议。档案管理部门对讨论情况进行记录，形成会议纪要草稿。5.会议决议会议结束后，档案管理部门根据讨论情况，对会议纪要草稿进行整理和完善，形成正式的会议纪要。会议纪要经档案会商小组组长审核后，下发给各相关部门执行。6.跟踪落实各相关部门按照会议纪要的要求，落实各项工作任务，并及时向档案管理部门反馈工作进展情况。档案管理部门对会议决议的执行情况进行跟踪检查，确保各项工作任务得到有效落实。四、档案会商的记录与归档（一）记录要求1.专人负责：档案会商会议记录由档案管理部门指定专人负责，记录人员应具备良好的文字表达能力和会议记录技巧。2.准确完整：记录内容要准确反映会议讨论的内容和决议，包括参会人员的发言要点、提出的问题、解决方案以及最终的决议等，不得遗漏重要信息。3.客观真实：记录人员应客观、真实地记录会议情况，不得加入个人观点和评论。4.及时整理：会议结束后，记录人员应及时对会议记录进行整理，形成会议纪要草稿，并提交给档案管理部门负责人审核。（二）会议纪要的格式与内容1.格式会议纪要应采用统一的格式，包括标题、编号、日期、会议主题、参会人员、会议内容、会议决议、附件等部分。标题应简洁明了，准确概括会议主题；编号应按照一定的规则进行编排，便于查询和管理；日期为会议召开的日期；参会人员应列出姓名、部门及职务；会议内容应详细记录会议讨论的主要问题和观点；会议决议应明确各项工作任务的责任部门、责任人、完成时间等；附件可包括相关资料、图表等。2.内容会议纪要应重点突出会议决议，明确各项工作任务的具体要求和时间节点，确保参会人员对会议决议有清晰的理解。对于会议讨论过程中提出的不同意见和建议，应在会议纪要中适当体现，以便后续参考。（三）归档要求1.定期归档：档案管理部门应定期将会议纪要进行归档，一般每季度进行一次集中归档。2.分类存放：归档的会议纪要应按照年份、类别进行分类存放，便于查找和利用。3.电子与纸质档案相结合：会议纪要应同时保存电子文档和纸质文档，电子文档应存储在公司指定的档案管理系统中，纸质文档应按照档案整理要求进行装订和保管。五、档案会商的监督与考核（一）监督机制1.内部监督：档案管理部门负责对档案会商制度的执行情况进行内部监督检查，定期对各部门的档案会商工作进行抽查，发现问题及时督促整改。2.外部监督：积极接受上级主管部门、档案行政管理部门等外部机构的监督检查，对提出的意见和建议认真落实，不断改进档案管理工作。（二）考核办法1.考核指标档案会商会议的组织情况，包括会议议题的确定、准备工作的完成情况、会议的召开质量等。会议决议的执行情况，各部门是否按照会议纪要的要求按时完成工作任务，工作质量是否达到标准。档案管理工作的整体效果，如档案的完整性、准确性、安全性以及利用效率等方面的提升情况。2.考核方式采用定期考核与不定期考核相结合的方式，定期考核每半年进行一次，不定期考核根据实际工作需要进行。考核结果采用评分制，满分为100分，根据考核得分对各部门进行排名。3.结果应用将考核结果与部门绩效挂钩，对考核成绩优秀的部门给予表彰和奖励，对考核成绩较差的部门进行通报批评，并要求限期整改。考核结果作为部门负责人年度考核的重要依据之一，对档案会商工作重视不够、执行不力的部门负责人，在年度考核中予以扣分。六、附则（一）解释权本制度由公司档案管理部门负责解释。（二）修订与废止1.本制度如有