印章档案巡检制度

印章档案巡检制度一、总则（一）目的为加强公司印章档案管理，确保印章使用安全、规范，档案完整、有效，维护公司合法权益，特制定本巡检制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属分支机构涉及的各类印章档案管理工作。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规及行业相关标准，确保印章档案管理工作合法合规。2.安全保密原则：保障印章档案的安全，防止印章被盗用、冒用，档案信息泄露。3.规范有序原则：明确印章档案管理流程，做到管理工作有章可循、规范有序。4.责任追究原则：对违反印章档案管理规定的行为进行责任追究。二、印章管理（一）印章种类及用途1.公司公章：用于公司对外的重要文件、合同、协议等的签署。2.法定代表人章：用于特定文件或事项的签署，代表法定代表人的意志。3.财务专用章：用于公司财务相关票据、报表等的盖章。4.合同专用章：用于公司各类合同的签署。5.部门章：用于部门内部文件、通知等的盖章。（二）印章的刻制与启用1.印章的刻制由公司指定部门统一办理，必须严格按照公安部门规定的程序进行。刻制完成后，应进行备案登记。2.新印章启用前，需在公司内部进行公告，明确启用时间、使用范围等。同时，将启用信息记录在印章档案中。（三）印章的保管1.公司公章、法定代表人章由公司办公室指定专人保管；财务专用章由财务部门指定专人保管；合同专用章由合同管理部门指定专人保管；部门章由各部门指定专人保管。2.保管人员应具备高度的责任心，严格遵守印章保管制度，确保印章安全。不得擅自将印章交予他人保管或带出办公场所。3.印章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，钥匙由保管人员妥善保管，不得随意转借他人。（四）印章的使用1.印章使用必须经过严格的审批流程。使用人应填写《印章使用申请表》，注明使用事由、文件名称、使用部门等信息，经相关负责人审批签字后，方可使用印章。2.审批权限根据印章种类和使用事项的重要程度设定。一般事项由部门负责人审批；重要事项需经分管领导或总经理审批。3.印章使用时，保管人员应认真核对审批手续是否齐全，使用内容是否符合规定。使用过程中，应确保印章清晰、端正，不得在空白纸张或文件上盖章。4.使用完毕后，保管人员应及时收回印章，并在《印章使用登记表》上记录使用时间、使用人、文件名称等信息。（五）印章的停用与销毁1.因公司机构变更、业务调整等原因，印章不再使用时，应及时办理停用手续。停用的印章应上缴公司办公室统一保管。2.对于需要销毁的印章，由公司办公室会同相关部门进行鉴定，填写《印章销毁申请表》，经公司领导批准后，按照规定程序进行销毁。销毁过程应进行记录，并保留相关证明材料。三、档案管理（一）档案分类1.印章档案：包括印章的刻制、启用、保管、使用、停用、销毁等过程中形成的各类文件、记录、登记表等。2.印章使用档案：主要是各类《印章使用申请表》、《印章使用登记表》等。3.相关审批文件：涉及印章使用审批的各类文件、批示等。（二）档案收集1.各印章保管部门应及时收集本部门印章管理过程中产生的各类档案资料，并定期移交公司档案室。2.档案收集过程中，应确保资料的完整性、准确性，不得遗漏重要信息。（三）档案整理1.档案室对收集到的印章档案进行分类整理，按照档案形成时间、类别等进行编号、装订。2.整理后的档案应编制目录，便于查询和管理。（四）档案存储1.印章档案应存储在专门的档案柜或档案库内，确保存储环境安全、干燥、通风防虫。2.档案存储应遵循便于查找、利用的原则，按照类别和编号顺序排列。（五）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅印章档案时，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案室查阅。2.查阅档案时，应在档案室工作人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、损毁档案。查阅完毕后，应及时归还档案，并在《档案查阅登记表》上签字确认。3.涉及公司机密的印章档案，查阅范围应严格限定，未经公司领导批准，不得对外提供查阅。（六）档案借阅1.因特殊情况需要借阅印章档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等，经公司分管领导批准后，方可办理借阅手续。2.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人或用于非规定用途。借阅期限届满后，应及时归还档案。3.档案室应对借阅档案进行跟踪管理，确保按时收回。如发现借阅档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人的责任。（七）档案保管期限1.印章档案的保管期限根据档案性质和重要程度确定。一般情况下，长期保管的档案应不少于[X]年。2.保管期限届满后，由档案室会同相关部门进行鉴定，对确无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。销毁过程应进行记录，并保留相关证明材料。四、巡检内容与方法（一）巡检内容1.印章保管情况：检查印章存放是否安全，保管人员是否严格遵守保管制度。2.印章使用情况：核对印章使用审批手续是否齐全，使用记录是否完整、准确。3.档案管理情况：检查档案收集、整理、存储、查阅、借阅等环节是否符合规定，档案资料是否完整、有序。4.制度执行情况：检查各部门是否严格执行印章档案巡检制度，有无违规行为。（二）巡检方法1.定期巡检：公司办公室每季度组织一次全面的印章档案巡检，制定详细的巡检计划，明确巡检人员、时间、内容等。2.不定期抽查：根据工作需要，对印章档案管理的重点环节和关键岗位进行不定期抽查，及时发现和解决问题。3.现场检查：巡检人员深入各印章保管部门和档案室，实地查看印章保管、使用及档案管理情况，查阅相关文件和记录。4.问卷调查：向公司内部相关人员发放调查问卷，了解对印章档案管理工作的意见和建议，发现潜在问题。五、巡检记录与报告（一）巡检记录1.巡检人员应认真填写《印章档案巡检记录表》，详细记录巡检时间、地点、内容、发现的问题及处理情况等。2.巡检记录应字迹清晰、内容真实，不得随意涂改。记录完成后，由巡检人员签字确认。（二）巡检报告1.每次巡检结束后，巡检人员应及时撰写巡检报告。报告内容包括巡检基本情况、发现的问题、原因分析、整改建议等。2.巡检报告应经巡检负责人审核后，提交公司领导审阅。对于巡检中发现的重大问题，应及时向公司领导汇报，并提出紧急处理措施。3.公司领导根据巡检报告做出决策，明确整改责任部门和整改期限。整改责任部门应按照要求制定整改方案，认真组织实施整改工作。六、问题处理与责任追究（一）问题处理1.对于巡检中发现的一般性问题，巡检人员应现场提出整改意见，要求责任部门立即整改。整改完毕后，由巡检人员进行复查。2.对于较为严重的问题，如印章保管不善、使用审批手续不全等，公司办公室应下达《整改通知书》，责令责任部门限期整改，并跟踪整改情况。3.整改责任部门应积极配合巡检人员的工作，认真落实整改措施，按时完成整改任务。如因特殊原因无法按时完成整改的，应提前向公司办公室说明情况，并制定延期整改计划。（二）责任追究1.对于违反印章档案管理规定，导致公司利益受损或造成不良影响的行为，公司将视情节轻重，对相关责任人进行责任追究。