台湾档案制度

台湾档案制度一、总则（一）目的本档案制度旨在规范台湾地区各类档案的管理，确保档案的完整性、准确性、安全性和可利用性，为台湾地区的政治、经济、文化、社会等各项事业发展提供有力的信息支持和历史凭证。（二）适用范围本制度适用于台湾地区各级政府机关、企事业单位、社会团体以及其他组织形成的各类档案，包括纸质档案、电子档案、声像档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则台湾地区设立专门的档案管理机构，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则档案内容必须真实反映历史事实，严禁篡改、伪造档案。3.完整性原则档案应全面、系统地记录各项活动，保证档案的完整性。4.安全性原则采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.可利用性原则充分开发档案资源，为社会各界提供优质、高效的档案利用服务。二、档案管理机构及职责（一）台湾地区档案管理部门1.机构设置在台湾地区行政机构中设立专门的档案管理部门，负责统筹规划、指导和监督全地区的档案管理工作。2.职责贯彻执行国家和台湾地区有关档案管理的法律法规和政策。制定和完善台湾地区档案管理规章制度。组织开展档案业务培训和学术研究。对台湾地区重要档案进行集中保管和利用。指导和监督台湾地区各级机关、企事业单位、社会团体的档案管理工作。（二）各级机关、企事业单位、社会团体档案管理部门1.机构设置各机关、企事业单位、社会团体应根据自身规模和档案管理需求，设立相应的档案管理部门或配备专（兼）职档案管理人员。2.职责负责本单位档案的收集、整理、保管和利用工作。贯彻执行台湾地区档案管理规章制度。定期向台湾地区档案管理部门报送档案管理工作情况。配合台湾地区档案管理部门开展档案业务检查和指导工作。三、档案的形成与收集（一）档案形成1.台湾地区各级机关、企事业单位、社会团体在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文件材料，均应纳入档案管理范围。2.文件材料的形成过程应遵循规范的程序和要求，确保文件材料的质量。（二）档案收集1.收集范围反映台湾地区政治、经济、文化、社会等方面的重要文件材料。本单位在行政管理、业务活动、科研项目等方面形成的文件材料。与本单位相关的重要会议、活动、合同等文件材料。具有历史、文化、艺术价值的声像档案和实物档案。2.收集要求各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。对重要文件材料应实行跟踪收集，防止文件材料的散失。收集的档案应保持原貌，不得随意涂改、剪裁、抽取。四、档案的整理与分类（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.纸质档案整理对收集的纸质文件材料进行分类、排序、编目、装订等工作。按照文件材料的来源、时间、内容等因素进行分类，确定保管期限。编写卷内文件目录和备考表，填写案卷封面。按照一定的排列顺序将案卷上架保管。2.电子档案整理对电子文件进行分类、命名、存储，确保电子文件的格式规范、元数据完整。建立电子档案管理系统，实现电子档案的集中存储和管理。定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。3.声像档案整理对照片、录音、录像等声像档案进行分类、编号、标注说明。制作声像档案目录，注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息。对声像档案进行数字化处理，便于长期保存和利用。（三）分类标准1.年度分类法按照文件形成的年度进行分类，将同一年度的文件集中在一起。2.组织机构分类法按照文件形成的组织机构进行分类，将同一组织机构的文件集中在一起。3.问题分类法按照文件反映的问题进行分类，将同一问题的文件集中在一起。五、档案的保管与保护（一）保管场所1.台湾地区档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度调节设备、防火防盗设备等。2.各机关、企事业单位、社会团体的档案管理部门应根据实际情况，设立相对独立的档案库房或档案保管区域，确保档案的安全保管。（二）保管要求1.档案上架保管将整理好的档案按照分类顺序上架存放，便于查找和利用。2.温湿度控制档案库房应保持适宜的温湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.防火防盗档案库房应配备防火、防盗、防虫、防潮、防尘、防鼠等设施，确保档案的安全。4.定期检查定期对档案进行检查，及时发现和处理档案保管中存在的问题，如档案霉变、破损、丢失等。（三）保护措施1.档案修复对破损、褪色、霉变等有问题的档案，应及时进行修复，恢复档案的原貌。2.数字化转换对重要档案进行数字化转换，建立档案数字化副本，便于长期保存和远程利用。3.备份存储定期对档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放在不同的地点。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面的历史观点和发展的观点，从政治、经济、文化、社会等方面综合考虑档案的价值。（二）鉴定标准1.文件材料的重要性反映台湾地区重大政治事件、经济决策、文化活动等方面的文件材料具有较高的价值。2.文件材料的完整性完整记录某项活动全过程的文件材料价值较高。3.文件材料的时效性对当前和今后工作具有参考价值的文件材料应予以保留。（三）鉴定程序1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务人员和专家组成。2.鉴定小组对档案进行逐卷、逐件鉴定，确定档案的保管期限。3.对保管期限已满或失去保存价值的档案，填写档案销毁清册。（四）销毁审批档案销毁清册经档案管理部门负责人审核后，报本单位主管领导审批。（五）销毁实施经批准销毁的档案，应在指定的地点，由专人负责监销，确保档案彻底销毁。销毁过程中应做好记录，并存档备查。七、档案的利用与服务（一）利用原则档案利用应遵循依法依规、方便快捷、安全保密的原则，充分发挥档案的作用。（二）利用范围1.台湾地区各级机关、企事业单位、社会团体因工作需要，可查阅本单位或相关单位的档案。2.公民、法人和其他组织因合法权益需要，可按规定查阅有关档案。（三）利用方式1.查阅利用者可到档案管理部门查阅纸质档案或电子档案。2.借阅对确需借出档案的，应办理借阅手续，限期归还。3.复制根据利用者的需求，可为其提供档案复制服务。（四）利用审批1.利用本单位档案的，由本单位档案管理部门负责人审批。2.利用其他单位档案的，应经档案形成单位同意，并办理相关审批手续。3.公民、法人和其他组织查阅档案的，应按照规定提交相关证明材料，经档案管理部门审核批准后，方可查阅。（五）服务措施1.档案管理部门应建立健全档案利用服务制度，优化服务流程，提高服务质量。2.加强档案信息化建设，提供档案在线查询、远程利用等服务，方便利用者获取档案信息。3.开展档案编研工作，编写档案参考资料，为利用者提供深层次的档案服务。八、档案管理人员（一）人员配备台湾地区各级机关、企事业单位、社会团体应根据档案管理工作需要，配备足够数量的专（兼）职档案管理人员。档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程。（二）人员培训1.档案管理部门应定期组织档案管理人员参加业务培训，不断提高档案管理人员的业务水平和综合素质。2.鼓励档案管理人员参加档案管理专业学历教育和职业资格