档案法律制度

档案法律制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作，维护档案的完整与安全，充分发挥档案在公司/组织发展中的作用，依据国家相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本档案法律制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门、各分支机构以及全体员工在档案形成、管理和利用过程中的活动。（三）基本原则1.依法管理原则严格遵守国家档案法律法规及相关行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.集中统一原则公司/组织档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责统筹协调，保证档案管理的系统性和规范性。3.完整安全原则维护档案的完整性，防止档案缺失、损坏；确保档案的安全性，采取有效措施防止档案泄露、篡改、丢失等情况发生。4.方便利用原则在确保档案安全和保密的前提下，充分考虑公司/组织各项工作对档案利用的需求，提供便捷、高效的档案利用服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门1.负责制定和完善公司/组织档案管理制度、工作流程和标准规范。2.统筹规划档案管理工作，组织协调各部门档案管理工作，对档案管理工作进行监督、指导和检查。3.负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等具体工作。4.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。5.组织开展档案管理业务培训，提高档案管理人员业务素质。（二）各部门档案管理人员1.负责本部门档案的收集、整理、移交等工作，确保档案的齐全、完整和准确。2.按照档案管理部门的要求，做好本部门档案的日常保管和利用工作，及时向档案管理部门反馈档案管理中存在的问题。3.协助档案管理部门开展档案清查、统计、编研等工作，提供相关资料和信息。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司/组织在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等不同形式和载体的材料，均属收集范围。2.具体包括但不限于：行政管理文件、业务合同协议、财务会计资料、人事档案、工程技术文件、科研项目资料、市场营销资料、客户档案等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案形成规律和特点，及时、全面地收集本部门产生的各类档案。2.收集的档案应保持原始性和真实性，不得擅自涂改、伪造、损毁档案材料。3.对重要的、具有长期保存价值的档案，应同时收集电子版本，并确保电子档案与纸质档案内容一致。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，确保档案分类科学、编号规范、排列有序。（四）整理方法1.文书档案：按照年度机构（问题）保管期限的分类方法进行整理，编制卷内文件目录、备考表等，装订成卷。2.科技档案：按照项目分类，根据项目进展阶段，将相关文件材料进行整理，建立项目档案卷册，编制项目档案目录等。3.会计档案：按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别，结合年度和保管期限进行整理，装订立卷。4.电子档案：按照相应的分类方案进行分类存储，建立电子档案索引和元数据，确保电子档案的可读性和可利用性。四、档案的鉴定与保管期限划分（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家以及档案管理人员组成，负责对档案进行定期鉴定。（二）鉴定依据根据国家有关档案保管期限的规定，结合公司/组织实际情况，参考档案的形成背景、重要程度、利用价值等因素，确定档案的保管期限。（三）保管期限划分1.永久保管反映公司/组织主要职能活动和基本历史面貌，对公司/组织发展具有长远利用价值的档案，列为永久保管。如公司章程、重大决策文件、重要合同协议、年度财务决算报告等。2.定期保管分为30年、10年保管期限。对在一定时期内具有查考利用价值的档案，列为定期保管。如一般性业务文件、短期合同协议、阶段性财务报表等。（四）鉴定程序1.档案管理部门定期组织档案鉴定工作，提前通知各部门提交需鉴定的档案清单。2.鉴定小组对档案进行逐卷审查，根据鉴定依据，确定档案的保管期限。3.对拟销毁的档案，编制档案销毁清册，经档案鉴定小组组长审核，报公司/组织主管领导审批。五、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等条件。2.库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施设备，定期进行维护和检查。（二）档案装具1.采用符合档案保管要求的档案柜、档案架等装具，对档案进行分类存放。2.档案装具应坚固耐用，便于档案的存放和查找，标识清晰，注明档案类别、年度、保管期限等信息。（三）档案存放1.按照档案的类别、保管期限、年度等进行有序排列存放，便于管理和查找利用。2.对电子档案，应采用安全可靠的存储设备进行备份存储，并建立异地容灾备份机制，确保电子档案数据的安全。（四）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。2.对破损、褪色的档案，应及时进行修复或复制；对已到保管期限的档案，应按照规定程序进行鉴定和处理。3.严格执行档案查阅、借阅制度，防止档案丢失、损坏和泄密。六、档案的利用（一）利用范围公司/组织内部员工因工作需要，可查阅、借阅档案；外部单位因法律法规规定或与公司/组织有业务往来等特殊情况，经公司/组织批准，可查阅相关档案。（二）利用方式1.查阅员工可在档案管理部门指定的场所查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助，确保查阅工作顺利进行。2.借阅因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。（三）利用要求1.查阅、借阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损、抽取、撤换等。2.如需复印、摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。3.查阅、借阅档案的人员不得擅自将档案转借他人，不得泄露档案内容。（四）利用登记档案管理部门应对档案查阅、借阅情况进行详细登记，记录查阅、借阅人员姓名、部门、时间、档案名称、数量、用途、归还时间等信息，以便跟踪档案流向，确保档案安全。七、档案的统计（一）统计内容1.档案数量统计：包括各类档案的总卷（件）数、不同保管期限档案的数量等。2.档案利用情况统计：如查阅、借阅档案的人次次数统计、档案利用效果统计等。3.档案管理设施设备统计：如档案库房面积统计、档案装具数量统计、档案信息化设备统计等。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案数量、利用情况等进行记录和汇总。2.利用档案管理系统，对电子档案的相关数据进行实时统计和分析。（三）统计报表1.每月编制档案数量统计报表，反映各类档案数量的变化情况。2.每季度编制档案利用情况统计报表，分析档案利用趋势和效果。3.每年编制档案管理年度统计报表，全面总结年度档案管理工作情况。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案收集、整理、保管、利用等环节的信息化操作，提高档案管理工作效率和服务质量，促进档案信息资源的共享和开发利用。（二）信息化系统功能1.档案录入与存储实现档案数据的电子化录入，支持多种格式文件的上传存储，建立档案数据库，对档案信息进行分类存储和管理。2.档案检索与查询提供灵活多样的检索方式，如按关键词、类别、年度、保管期限等进行检索，快速准确地查找所需档案信息。3.档案利用管理记录档案查阅、借阅情况，实现网上申请、审批、登记等功能，对档案利用过程进行全程监控。4.档案统计分析自动生成各类档案统计报表，对档案数量、利用情况等进行数据分析，为档案管理决策提供依据。5.安全管理设置用户权限管理功能，确保不同人员对档案信息具有相应的访问权限；采用数据加密、备份等技术手段，保障档案信息安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，确保档案数据录入准确、及时。2.定期对档案信息化系统进行维护和升级，保证系统的正常运行和数据的安全性。3.加强对电子档案的元数据管理，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。九、档案的保密与安全（一）保密制度1.明确档案保密范围，对涉及公司/组织商业秘密、技术秘密、财务信息、人事信息等重要档案，严格保密。2.档案管理人员应签订保密协议，增强保密意识，严格遵守保密规定。3.限制档案查阅、借阅范围，对涉及保密内容的档案，应经公司/组织保密管理部门审批后，方可查阅、借阅。4.对档案利用过程中可能涉及的保密事项，应提前告知利用人员，并要求其遵守保密承诺。（二）安全制度1.建立健全档案安全管理制度，加强档案库房、设施设备的安全管理，确保档案实体安全。2.加强档案信息化安全管理，采取防火墙、入侵检测、数据加密等技术措施，防止网络攻击、数据泄露等安全事件发生。3.制定档案安全应急预案，定期组织演练。对发生的档案安全事故，应及时报告并采取有效措施进行处理，最大限度减少损失。十、档案的移交与销毁（一）移交1.公司/组织内部机构变动、人员调动等，涉及档案移交的，应按照规定办理档案移交手续。2.档案移交时，移交部门应编制档案移交清单，注明档案名称、数量、保管期限等信息，经双方核对无误后签字确认。3.档案管理部门应对接收的档案进行认真