私企人事档案制度

私企人事档案制度一、总则（一）目的为加强本私企人事档案管理，确保人事档案的真实性、完整性和保密性，充分发挥人事档案在人才选拔、任用、培养、考核等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本私企全体员工的人事档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：人事档案内容必须真实可靠，如实反映员工的个人经历、政治思想、业务能力、工作表现等情况。2.完整性原则：人事档案应全面收集员工的各类相关材料，保证档案内容的完整无缺。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，对人事档案内容予以保密，防止档案信息泄露。4.动态管理原则：根据员工的工作变动、职务晋升、奖惩等情况，及时更新人事档案内容，确保档案信息的时效性。二、人事档案内容（一）履历材料1.员工个人简历，包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、学历、学位、毕业院校、专业、参加工作时间、工作经历等。2.员工的工作变动记录，如入职、离职、岗位调动等相关材料。（二）自传材料员工撰写的自传，反映个人成长经历、思想演变过程等。（三）鉴定、考核、考察材料1.年度考核登记表、绩效考核表等反映员工工作业绩和表现的材料。2.任职期满考核、晋升考察等形成的鉴定材料。（四）学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料1.学历学位证书复印件、学历认证报告等。2.参加各类培训的结业证书、培训记录等。3.专业技术职务任职资格证书、聘任文件、职称评审材料等。（五）政审材料1.入党、入团政审材料。2.出国（境）政审材料。（六）党团材料1.入党志愿书、入党申请书、转正申请书、思想汇报等入党相关材料。2.入团志愿书、入团申请书等入团相关材料。（七）奖励材料1.各级政府、部门及本私企颁发的奖励证书、表彰决定等。2.个人获得的荣誉称号及相关事迹材料。（八）处分材料1.受到党纪、政纪处分的决定、通报等相关材料。2.解除处分的相关证明材料。（九）工资、任免、出国（境）等材料1.工资变动审批表、工资条等工资相关材料。2.职务任免文件、岗位聘任合同等任免相关材料。3.出国（境）审批表、护照使用记录等出国（境）相关材料。（十）其他可供组织参考的材料如员工的健康体检报告、个人重大事项报告等。三、人事档案的收集与整理（一）收集1.员工入职时，人力资源部门负责收集员工的履历材料、学历学位证书、身份证复印件等基本资料，并指导员工填写相关人事档案表格。2.各部门应及时将涉及员工的考核、奖励、处分、培训等材料报送人力资源部门，确保档案材料的及时更新。3.人力资源部门定期对人事档案进行清查，发现档案材料缺失或不完整的，及时通知相关部门或员工补充。（二）整理1.人力资源部门指定专人负责档案整理工作，按照档案内容分类标准，对收集到的材料进行分类、排序、编目。2.每份档案材料应编写页码，在右上角加盖档案材料章，并注明材料名称、日期、页数等信息。3.档案整理完成后，应装入专用档案盒，并在档案盒封面填写员工姓名、档案编号、入职时间等信息。四、人事档案的保管（一）保管机构本私企设立专门的人事档案保管室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防潮防虫设施等，确保档案安全存放。（二）保管要求1.档案保管人员应严格遵守档案保管制度，定期对档案进行检查和清点，发现问题及时报告并处理。2.档案保管室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定标准。3.非档案管理人员未经许可不得进入档案保管室。4.档案应分类存放，按照档案编号顺序排列，便于查找和管理。5.对电子人事档案，应建立备份制度，定期进行数据备份，并存储在安全可靠的存储介质上，异地存放。同时，要做好电子档案的安全防护工作，防止数据丢失、损坏或被非法篡改。五、人事档案的查阅与借阅（一）查阅1.因工作需要查阅人事档案的，须填写《人事档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经所在部门负责人签字同意，报人力资源部门负责人审批。2.查阅档案时，必须由档案保管人员在场，查阅人员只能查阅与申请内容相关的档案材料，不得擅自摘抄、复制、拍照或传播档案内容。3.查阅完毕后，查阅人员应在《人事档案查阅登记表》上签字确认，档案保管人员应及时将档案归位。（二）借阅1.因特殊原因需要借阅人事档案的，须填写《人事档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人、人力资源部门负责人和分管领导签字批准。2.借阅档案必须严格履行借阅手续，借阅人员应出具本人有效身份证件，并在《人事档案借阅登记表》上签字登记。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，须提前办理续借手续。4.借阅人员必须妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得在档案上圈划、批注、污损。5.在借阅期限届满后，借阅人员应及时归还档案，档案保管人员应对归还的档案进行认真检查，如发现问题，应及时报告并追究借阅人员的责任。六、人事档案的转递（一）转递条件员工离职、调动、退休等原因需要转递人事档案的，人力资源部门应及时办理档案转递手续。（二）转递程序1.人力资源部门填写《人事档案转递通知单》，详细注明转递原因、转递单位、档案内容等信息，并密封档案。2.通过机要交通或专人送取的方式将档案转递给接收单位，并要求接收单位在《人事档案转递回执》上签字盖章后及时返回。3.对转递过程中出现的问题，如档案丢失、损坏等，人力资源部门应及时查明原因，并采取相应的补救措施。七、人事档案的信息化管理（一）建立人事档案信息系统利用现代信息技术，建立完善的人事档案信息系统，实现人事档案的电子化管理。将员工的基本信息、档案材料等录入系统，方便查询、统计和分析。（二）信息安全管理加强人事档案信息系统的安全防护，设置用户权限，对不同人员的访问权限进行严格控制。定期对系统进行维护和升级，防止数据泄露、丢失或被非法篡改。（三）数据备份与恢复建立数据备份制度，定期对人事档案信息系统的数据进行备份，并存储在安全可靠的存储介质上，异地存放。制定数据恢复预案，确保在系统出现故障时能够及时恢复数据。八、人事档案管理的监督与检查（一）监督机制本私企建立人事档案管理监督机制，人力资源部门定期对人事档案管理工作进行自查，发现问题及时整改。同时，接受上级主管部门和员工的监督，对违反档案管理规定的行为及时进行纠正和处理。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、保管、查阅、借阅、转递等环节。2.档案内容的真实性、完整性和保密性。3.档案信息化管理情况，包括信息系统的安全运行、数据备份与恢复等。4.档