电子档案规范制度

电子档案规范制度一、总则（一）目的为加强公司电子档案管理，确保电子档案的真实、完整、可用和安全，提高公司档案管理水平和工作效率，依据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本规范制度。（二）适用范围本规范制度适用于公司各部门在各项工作活动中形成的具有保存价值的电子档案的管理。（三）定义1.电子档案：指公司在履行职能过程中形成的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传输的文件、数据、图表、声像等不同形式的信息记录。2.电子档案管理：指对电子档案的收集、整理、归档、存储、检索、利用、鉴定、销毁等全过程的管理活动。（四）基本原则1.真实性原则：确保电子档案内容真实反映公司工作实际情况，不得篡改、伪造电子档案。2.完整性原则：保证电子档案的内容、背景信息及元数据等完整无缺，不遗漏重要信息。3.可用性原则：电子档案应便于检索、查询和利用，满足公司各项工作对档案信息的需求。4.安全性原则：采取有效措施保障电子档案的存储安全，防止电子档案被非法访问、篡改、丢失或损坏。二、电子档案的形成与收集（一）电子档案的形成1.公司各部门在业务活动中应及时将产生的电子文件进行整理和规范，确保其符合电子档案的格式要求和质量标准。2.电子文件的形成应遵循公司现行的业务流程和操作规范，保证电子文件内容的准确性和完整性。3.在电子文件形成过程中，应明确文件的责任者，确保文件的真实性和可追溯性。（二）电子档案的收集1.各部门应指定专人负责电子档案的收集工作，定期对本部门产生的电子文件进行收集、整理和分类。2.收集的电子档案应包括文件的正文、附件、相关的元数据等，确保电子档案的完整性。3.对于重要的电子档案，应在形成后及时收集，防止文件丢失或损坏。4.收集的电子档案应按照公司规定的格式和命名规则进行整理，便于后续的存储和管理。三、电子档案的整理与归档（一）整理要求1.电子档案应按照分类方案进行整理，分类应科学合理，便于检索和利用。2.对电子档案的正文、附件、元数据等应进行统一整理，确保相互关联的文件能够集中存放。3.电子档案应按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类，形成清晰的分类体系。（二）归档要求1.各部门应在规定的时间内将整理好的电子档案向公司档案管理部门进行归档。2.归档的电子档案应进行备份，备份存储介质应妥善保管，定期进行检查和维护。3.档案管理部门在接收归档的电子档案时，应进行严格的审核，确保档案的质量符合要求。4.归档的电子档案应建立相应的目录数据库，便于快速检索和查询。四、电子档案的存储与保管（一）存储方式1.电子档案应采用多种存储方式进行备份，如磁带、磁盘阵列、光盘等，以防止数据丢失。2.存储介质应定期进行更换和更新，确保存储设备的可靠性和稳定性。3.电子档案应存储在安全可靠的环境中，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。（二）保管期限1.电子档案的保管期限应根据国家有关规定和公司实际情况确定，分为永久、定期两种。2.定期保管的电子档案期限分为3年、5年、10年、15年、20年等。3.档案管理部门应定期对电子档案的保管期限进行鉴定，对已到保管期限的档案进行处理。（三）安全管理1.建立电子档案安全管理制度，明确安全管理责任，加强对电子档案存储环境的安全监控。2.对电子档案的访问应进行权限控制，只有经过授权的人员才能访问和使用电子档案。3.定期对电子档案进行病毒检测和杀毒处理，防止病毒感染和数据破坏。4.制定电子档案数据恢复计划，定期进行数据备份和恢复演练，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复。五、电子档案的检索与利用（一）检索工具1.建立电子档案检索系统，提供多种检索方式，如按关键词、题名、日期、保管期限等进行检索。2.检索系统应具备快速、准确的检索功能，能够满足公司对电子档案信息的快速查询需求。3.定期对检索系统进行维护和更新，确保检索数据的准确性和完整性。（二）利用服务1.公司员工因工作需要可向档案管理部门申请查阅和利用电子档案，档案管理部门应及时提供服务。2.查阅电子档案应遵守公司的相关规定，办理查阅手续，不得擅自复制、传播电子档案。3.对于涉及公司机密的电子档案，应严格按照保密规定进行管理，限制查阅范围。4.档案管理部门应积极开展电子档案的编研工作，为公司提供有价值的档案信息服务。六、电子档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.电子档案的鉴定应遵循全面审查、价值判定、慎重处理的原则。2.鉴定工作应根据电子档案的内容、来源、时间、保管期限等因素进行综合评估。（二）鉴定程序1.档案管理部门定期组织对电子档案进行鉴定，成立鉴定小组，由档案管理人员、业务部门人员等组成。2.鉴定小组对电子档案进行逐份审查，确定档案的价值和保管期限。3.对鉴定结果进行记录和整理，形成鉴定报告。（三）销毁处理1.对已到保管期限且无保存价值的电子档案，应按照规定进行销毁。2.销毁电子档案应填写销毁清单，经审批后进行销毁操作。3.销毁电子档案应采用安全可靠的方式，确保数据无法恢复。4.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式等，以备查考。七、电子档案管理的监督与检查（一）监督机制1.公司建立电子档案管理监督机制，定期对各部门电子档案管理工作进行检查和评估。2.档案管理部门负责对公司电子档案管理工作进行日常监督，及时发现和纠正存在的问题。（二）检查内容1.电子档案的形成、收集、整理、归档、存储、保管、检索、利用、鉴定、销毁等环节是否符合本规范制度的要求。2.电子档案管理工作的组织领导、人员配备、设备设施等情况。3.电子档案管理工作中存在的问题及改进措施的落实情况。（三）考核与奖惩1.将电子档案管理工作纳入公司绩效考核体系，对电子档案管理工作成绩突出的部门和个人给予表彰和奖