企业档案制度

企业档案制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司生产、经营、管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、各分支机构的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实准确原则：档案内容必须真实、准确地反映公司各项活动的实际情况。3.完整系统原则：档案应全面、系统地反映公司的历史和现状，保持档案的完整性和系统性。4.安全保密原则：加强档案的安全保密工作，防止档案的损坏、丢失和泄密。（四）管理职责1.公司综合管理部是档案管理的归口部门，负责制定和完善公司档案管理制度，指导、监督各部门的档案管理工作，集中管理公司的各类档案。2.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案工作的顺利开展。二、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议文件，公司规章制度，人事档案，行政公文等。2.经营管理类：涵盖市场营销计划、销售合同、采购合同、招投标文件、财务报表、审计报告等。3.生产技术类：包含产品研发资料、生产工艺文件、质量检验报告、设备档案等。4.党群工作类：如党组织建设文件、工会活动记录、共青团工作资料等。（二）档案编号1.档案编号采用“年度+类别代码+流水号”的方式，确保编号的唯一性和系统性。2.年度：用四位数字表示，如“2023”。3.类别代码：根据档案分类设置相应的代码，如行政管理类为“XZ”，经营管理类为“JY”，生产技术类为“SC”，党群工作类为“DQ”。4.流水号：按照档案形成的先后顺序依次编排，从“001”开始。例如：2023年行政管理类的第一份档案编号为“2023XZ001”。三、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应按照档案管理的要求，及时收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.对于重要会议、重大活动形成的文件材料，应在活动结束后[X]个工作日内收集齐全，并移交综合管理部。3.员工离职时，所在部门应督促其将个人保管的属于公司的文件材料全部移交综合管理部。（二）整理方法1.档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.对收集到的文件材料进行分类、排序、编目、装订等工作，确保档案的整齐规范。3.纸质档案应使用A4规格的纸张，左侧装订；电子档案应按照规定的格式和命名规则进行存储。四、档案的保管（一）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括公司设立、变更、注销等重要文件，股东会、董事会、监事会会议决议，涉及公司权益和重大利益的合同、协议等。3.长期保管的档案期限为[X]年，主要包括一般性的行政管理文件、经营管理文件、生产技术文件等。4.短期保管的档案期限为[X]年，主要包括临时性的文件材料、时效性较强的资料等。（二）保管场所1.公司设立专门的档案库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。（三）保管措施1.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、保管、借阅、归还等情况。2.定期对档案进行清查核对，确保档案的数量准确、质量完好。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。五、档案的利用（一）利用范围1.公司内部员工因工作需要，可以查阅、借阅公司档案。2.外单位因工作需要查阅公司档案的，须经公司领导批准，并办理相关手续。（二）利用手续1.公司内部员工查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的目的、内容、期限等，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部办理查阅或借阅手续。2.外单位查阅公司档案，应出具单位介绍信，注明查阅目的、内容等，经公司领导批准后，由综合管理部安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。3.查阅、借阅档案应在规定的场所进行，不得擅自将档案带出公司或转借他人。（三）利用期限1.内部员工查阅档案一般不得超过[X]个工作日，如需复印，应经综合管理部同意，并按照规定收费。2.内部员工借阅档案期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.外单位查阅档案应在规定的时间内完成，如需复制档案，应经公司领导批准，并按照规定收费。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.公司定期对保管期满的档案进行鉴定，由综合管理部牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。2.鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，确定档案的存毁。（二）销毁程序1.对经过鉴定确需销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，注明档案的名称、编号、保管期限、销毁原因等。2.《档案销毁清册》经公司领导批准后，由综合管理部指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。3.档案销毁后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并将《档案销毁清册》存档。七、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.各部门应及时将工作中形成的电子文件收集齐全，并按照档案分类要求进行整理。2.电子文件应采用通用格式存储，确保文件的可读性和可利用性。3.对电子文件进行命名、编号，建立电子文件目录，便于查找和管理。（二）电子档案的存储与备份1.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份。2.备份数据应异地存放，确保数据的安全性和完整性。3.定期对电子档案进行检查，确保存储设备的正常运行，防止数据丢失。（三）电子档案的利用与安全