物业档案室制度

物业档案室制度一、总则（一）目的为加强物业档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在物业管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本物业公司各部门及全体员工在档案形成、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：物业档案室对公司各类档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映物业管理活动的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理物业管理过程中形成的各类文件材料，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便公司内部各部门及相关人员利用档案。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善物业档案室管理制度。2.负责集中统一管理公司各类档案，包括但不限于物业管理合同、工程图纸、设备资料、业主档案、财务档案等。3.对档案进行分类、整理、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。4.建立健全档案检索系统，编制各类档案目录、索引等，方便档案的查询和利用。5.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全与完整。6.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定、销毁工作，确保档案的时效性和有效性。7.积极开展档案信息开发利用工作，为公司的决策、管理、服务等提供档案支持和信息服务。8.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高公司员工的档案意识和业务水平。（二）各部门职责1.负责本部门在物业管理活动中形成的文件材料的收集、整理、归档工作，并定期移交至物业档案室。2.明确本部门兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理和监督，确保档案工作的顺利开展。3.配合物业档案室做好档案的查询、借阅等利用工作，按照规定的程序和要求提供相关档案资料。4.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借、丢失档案，确保本部门档案的安全与完整。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.物业管理合同、协议及其相关文件，包括与业主签订的物业服务合同、与供应商签订的采购合同、租赁合同等。2.工程建设方面的文件材料，如项目规划设计文件、施工图纸、竣工验收报告、工程预决算资料等。3.设备设施管理档案，包括设备采购合同、安装调试记录、运行维护手册、维修保养记录、设备报废资料等。4.业主档案，涵盖业主基本信息、入住资料、缴费记录、投诉处理记录、房屋维修记录等。5.财务档案，如会计凭证、账簿、报表、审计报告、财务合同等。6.行政办公文件，包括公司文件、会议纪要、工作计划、工作总结、人事档案等。7.其他与物业管理活动相关的文件材料，如各类通知、公告、宣传资料、活动记录等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全，符合档案整理要求。3.对于重要文件材料，应及时进行备份或数字化处理，防止原件丢失或损坏。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域、内容性质等进行分类，一般分为物业管理类、工程建设类、设备设施类、业主类、财务类、行政办公类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查询。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名（文件名）、日期（形成时间）、责任者（文件形成部门或个人）、保管期限等信息，确保档案目录准确、清晰。4.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，保持档案整齐、牢固。5.上架：将整理好的档案按照编号顺序上架存放，便于查找和管理。四、档案的保管（一）保管期限1.物业管理合同、重要设备设施档案等长期保存，保管期限为[X]年。2.工程建设档案、业主档案等一般保存[X]年。3.行政办公文件、一般性财务档案等保存[X]年。4.其他临时性文件材料，根据实际情况确定保管期限，期满后经鉴定可进行销毁。（二）保管条件1.档案室应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，配备必要的消防器材、除湿设备、防虫药品、防盗设施等。2.档案架应坚固耐用，保持整洁，档案应分类存放，排列有序，便于查找和管理。3.档案室应保持适宜的温度和湿度，温度控制在[X]℃[X]℃之间，湿度控制在[X]%[X]%之间。（三）档案的检查与维护1.定期对档案进行检查，一般每季度检查一次，重点检查档案的保管状况、数量、完整性等，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的可读性和完整性。3.对电子档案应定期进行备份，存储介质应妥善保管，防止数据丢失。五、档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅档案，如物业管理决策、工程维修、客户服务等。2.外部单位因审计、调查、合作等需要查阅相关档案，但必须经公司领导批准，并办理相关手续。3.业主因查询本人相关档案信息，如房屋维修记录、缴费情况等，应按照规定程序办理查阅手续。（二）利用程序1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息，经部门负责人签字同意后，提交至物业档案室。2.物业档案室根据申请表进行审核，符合查阅条件的，安排专人负责查阅，并在指定地点提供档案查阅服务。3.查阅人员应遵守档案查阅规定，不得擅自涂改、抽取、复制、转借档案，如需复制档案，应经物业档案室批准，并按照规定收取复制费用。4.查阅完毕后，查阅人员应及时归还档案，物业档案室工作人员应认真核对档案数量和完整性，确保档案安全。（三）借阅管理1.因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的名称、数量、借阅期限、用途等，经部门负责人和公司领导签字批准后，到物业档案室办理借阅手续。2.物业档案室对借阅申请进行审核，批准后向借阅人员发放《档案借阅证》，并按照借阅期限进行登记。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注等，如需延期借阅，应提前办理续借手续。4.借阅期满后，借阅人员应按时归还档案，物业档案室工作人员应认真检查档案归还情况，如有损坏或丢失，应按照规定追究借阅人员的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由物业档案室负责人、各部门兼职档案员及相关业务人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行综合鉴定，确定档案是否仍需保存。2.对已失去保存价值的档案，应予以销毁；对仍有一定保存价值但保管期限已满的档案，可进行短期保存或移交至其他专门机构保存。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组定期对到期档案进行清理，提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，报公司领导审批。2.经批准后，物业档案室负责组织档案销毁工作，销毁档案时应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。3.档案销毁后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》存档备查。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现物业档案的数字化管理，建立完善的档案信息管理系统，提高档案管理的效率和服务水平，为公司的决策和管理提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）数字化扫描1.对重要档案和利用率较高的档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，确保扫描图像清晰可读。2.扫描后的电子文件应进行分类、命名、存储，建立与纸质档案相对应的电子档案目录，便于查询和利用。（三）信息系统建设1.建立物业档案信息管理系统，实现档案的录入、存储、检索、借阅、统计等功能